|
Maliye Bakanlığı İç Denetim Koordinasyon
Kurulundan:
İÇ DENETİM KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI1
Kamu idarelerinde yürütülmekte olan iç denetim faaliyetlerinin
kalitesinin arttırılması ve geliştirilmesi modern yönetim ve denetim
anlayışının bir gereğidir. Uluslararası standart ve uygulamalarda iç
denetim faaliyetinin kalitesinin güvence altına alınması ve
geliştirilmesine özellikle vurgu yapılmakta, bu amaçla geliştirilen Kalite
Güvence ve Geliştirme Programları iç denetim faaliyetlerinin değer katma
hedefine ulaşmasındaki önemli araçlardan biri olarak görülmektedir.
İç Denetçilerin Çalışma Usul ve
Esasları Hakkında Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (g)
bendinde Kalite Güvence ve Geliştirme Programı “İç denetim birimince ve İç
Denetim Koordinasyon Kurulunca, ilgili kamu idaresinde yürütülen iç denetim
faaliyetinin tüm yönleriyle değerlendirilmesi, Kamu İç Denetim
Standartlarına (Standartlar) ve etik kurallara uygunluğunun izlenmesi ve
geliştirilmesine ilişkin program” olarak tanımlanmıştır. İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programını
(Program) düzenleme ve iç denetim birimlerini bu kapsamda değerlendirme
görevi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 67 nci maddesinin birinci fıkrasıyla İç Denetim
Koordinasyon Kuruluna (Kurul) verilmiştir. Bu Program, Kamu İç Denetim
Sisteminin güçlendirilmesi, kalitesinin güvence altına alınması ve sürekli
geliştirilmesi amacıyla düzenlenmiştir. Program, iç denetim birimleri
bünyesinde yapılacak iç değerlendirmeler ile Kurul tarafından yapılacak
veya yaptırılacak dış değerlendirmeleri kapsamakta ve bu değerlendirmelerin
usul ve esaslarını belirlemektedir.
Üst yöneticilerin, İç Denetim Birimi Başkanlarının
(Başkan) ve iç denetçilerin Programa uymaları zorunludur.
Başkan, bu Programı esas alarak, iç denetim
faaliyetinin tüm yönlerini kapsayan ve iç ve dış değerlendirmeleri içeren
bir kalite güvence ve geliştirme programı hazırlamak, uygulamak ve
güncelliğini sağlamak zorundadır. Bu görevler Başkan olmayan idarelerde
Kamu İç Denetim Genel Tebliğinin 16 ncı maddesi
esas alınmak suretiyle belirlenecek en kıdemli iç denetçi tarafından yerine
getirilir. Kalite güvence ve geliştirme programı ve güncellemeleri üst
yönetici onayıyla yürürlüğe konulur. İç denetçilerin ve ilgili tarafların
kalite güvence ve geliştirme programı hakkında bilgilendirilmeleri
sağlanmalıdır.
Kalite güvence ve geliştirme sürecinin tam olarak
ve amaçlanan doğrultuda işlerlik kazanması için, iç ve dış değerlendirme
faaliyetleri birbirinden bağımsız düşünülmemelidir. Bu kapsamda, her iki
değerlendirme de Kurul tarafından kabul edilen Kalite Güvence ve Geliştirme
Rehberi (Rehber) esaslarına uygun olarak yürütülür. Başkanın, kalite
güvence ve geliştirme programı hazırlanmasında esas alacağı bir örneğe de
bu Rehber ekinde yer verilir.
Kamu İç Denetim Yazılımı (İçDen)
kullanılan idarelerde iç ve dış değerlendirmelerin İçDen
kullanılarak yapılması esastır.
1. İÇ
DEĞERLENDİRMELER
İç değerlendirmeler, iç denetimin tanımına,
Standartlara, Meslek Ahlak Kurallarına ve iç denetim yönergesine uyumu
sağlama ve kurum faaliyetlerine değer katmadaki etkinliği ve verimliliği
ortaya koyma amaçlı yürütülen değerlendirmelerdir.
Başkan tarafından hazırlanacak kalite güvence ve
geliştirme programlarında iç değerlendirmelerin kapsamına, değerlendirmeyi
yapacak kişilere ilişkin niteliklere, yürütülecek faaliyetlere, sonuçların
raporlanması ve izlenmesine ilişkin usullere ve iç değerlendirmeye esas performans
kriterlerine yer verilir. Başkan, iç değerlendirme
çalışmalarının sonuçlarını, gerekli eylem planları ile başarılı
uygulamaları, değerlendirmeleri ve önerileri içerecek şekilde üst yönetici
ve Kurula yılda en az bir defa yazılı olarak raporlamak zorundadır.
İç değerlendirmeler, iç denetim faaliyetinin
performansının sürekli izlenmesi ve dönemsel gözden geçirme olmak üzere
birbiri ile ilişkili iki kısımdan oluşur.
Sürekli
izleme, iç denetim biriminde
uygulanmakta olan süreçlerin, her bir denetim ve danışmanlık görevi düzeyinde
kaliteyi sağlamak üzere etkin bir şekilde işlediğine dair güvence sağlamak
üzere yürütülen faaliyetlerdir.
Sürekli izleme faaliyetleri iç denetim faaliyetinin
yönetilmesinde kullanılan süreçlerin ayrılmaz bir parçasıdır ve Başkan
ve/veya görevlendireceği iç denetçiler tarafından yürütülür. Sürekli izleme
faaliyeti genel itibariyle aşağıdaki hususları içerir:
• İç denetim görevlerinin planlanması ve gözetimi,
• Saha çalışmasından önce görev iş programının
gözden geçirilmesi,
• İç denetim görevlerinin, iç denetim biriminin belirlediği
politika ve prosedürler ile mevzuata uygun yürütülüp
yürütülmediğinin, kontrol listesi ve İçDen
Yazılımı ile izlenmesi,
• Denetlenen birimlerden ve diğer birimlerden geri
bildirimler alınması,
• İlgili iç denetim görevlerinde yer almayan iç
denetçi veya iç denetçiler tarafından çalışma kâğıtlarının düzenli olarak
gözden geçirilmesi,
• Yürütülen faaliyetlerin performans kriterleri çerçevesinde analizi,
• Yürütülen faaliyetler sonucunda düzenlenen
raporların Başkan tarafından gözden geçirilmesi.
Dönemsel
gözden geçirmeler; iç denetimin
tanımına, Standartlara, Meslek Ahlak Kurallarına ve iç denetim yönergesine
uyumu sağlama ve kurum faaliyetlerine değer katmadaki etkinliği ve
verimliliği ortaya koyma amaçlı yürütülen değerlendirmelerdir.
Dönemsel gözden geçirme faaliyetinin, yılda en az
bir kez gerçekleştirilmesi zorunludur ve bu faaliyetin etkin bir şekilde
yürütülmesinden Başkan sorumludur.
Bu değerlendirmeler; iç denetim birimi içerisinden
Başkanın görevlendireceği kıdemli bir iç denetçi (öz değerlendirme) veya
varsa idare içinde iç denetim uygulamaları ve Standartlar konusunda yeterli
mesleki tecrübeye sahip personel tarafından yürütülür. Ancak aynı iç
denetçi veya personel tarafından iki yıl üst üste dönemsel gözden geçirme
faaliyeti yürütülmemesi esastır.
Başkan görevlendireceği kişilerin aşağıdaki kriterleri sağlaması hususunu dikkate almalıdır.
• Tarafsızlığı
• Standartlar ve Meslek Ahlak Kuralları hakkında
bilgisi
• Kalite güvence ve geliştirme süreçlerine ilişkin
bilgisi
• Mesleki sertifikasyonu
• Kurum faaliyetleri hakkındaki bilgisi
• Dönemsel gözden geçirme görevine istekliliği
• İnsan ilişkileri ve iletişim becerisi
• Muhakeme ve analiz kabiliyeti
• Raporlama ve geliştirme önerileri sunma becerisi
Yıllık iç denetim programlarının hazırlanması
sırasında toplam denetim kaynağının en az on iş günü dönemsel gözden
geçirme faaliyetlerine ayrılmalıdır.
Dönemsel gözden geçirme yapan kişiler,
değerlendirme sonuçlarına ilişkin Dönemsel Gözden Geçirme Raporunu Başkana
iletir. Başkanının, raporda yer alan her bir tespit ve öneri için yapılacak
işlemi, sorumlu olacak kişiyi ve uygulama takvimini içeren bir eylem
planını hazırlayarak üst yöneticinin onayına sunar. Başkanın, raporda yer
alan tespit ve önerilere katılmaması halinde, katılmama gerekçeleri belgelendirilir
ve varsa Başkanının uygun gördüğü alternatif düzeltici işlemlere eylem
planında yer verilir.
Dönemsel gözden geçirme raporları ile eylem
planının bir örneği bir ay içerisinde Kurula gönderilir. Ayrıca bu
çalışmaların sonuçlarına, iç denetim birimleri tarafından hazırlanan yıllık
faaliyet raporlarının ilgili bölümünde yer verilir.
Dönemsel gözden geçirmelerde, önceki iç ve dış
değerlendirmeler kapsamındaki eylemlerin hayata geçirilip geçirilmediği
belirlenir ve ilerlemeye ilişkin tespitlere dönemsel gözden geçirme
raporunda yer verilir.
2. DIŞ
DEĞERLENDİRMELER
Dış değerlendirmeler iç denetim faaliyetlerinin; iç
denetimin tanımına, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarına uygunluğunun
iyi uygulama örneklerini kullanma düzeyi ile etkinliğinin ve verimliliğinin
belirlenmesi amacıyla yürütülen değerlendirmelerdir.
Dış değerlendirmeler, “tam dış değerlendirme” veya “dönemsel gözden geçirmenin doğrulanması” şeklinde
gerçekleştirilebilir. Kurul, ilgili idarenin talebi üzerine, iç denetim
faaliyetlerinin olgunluk düzeyi ve daha önce tam dış değerlendirme
faaliyeti yürütülüp yürütülmediği konularını göz önüne alarak dış
değerlendirmenin, dönemsel gözden geçirmenin doğrulanması yöntemiyle
gerçekleştirilmesine karar verebilir.
İç denetim faaliyetinin en az 5 (beş) yılda bir dış
değerlendirmeye tabi tutulması esastır. Kurul, dış değerlendirme
çalışmalarını planlarken aşağıdaki hususları da göz önünde bulundurur:
• İç denetim faaliyetinin yürütüldüğü idarenin
bütçe büyüklüğü,
• İdarede iç denetim faaliyetlerine başlanma
zamanı,
• İdarede görevli iç denetçi sayısı,
• Yürütülen faaliyetler ve düzenlenen raporlara
ilişkin veriler,
• İdareden gelen dış değerlendirme talepleri,
• Varsa önceki dış değerlendirme sonuçları.
2.1. Dış
Değerlendirme Ekibi
Dış değerlendirme çalışmaları, Kurul tarafından
“Dış Değerlendirme Uzmanı” olarak yetkilendirilen kişiler tarafından
oluşturulan Dış Değerlendirme Ekibi tarafından yürütülür.
Dış değerlendirme uzmanının, değerlendirilen
idareden bağımsız olması ve idareyle ya da idare personeliyle gerçek veya
görünür bir çıkar çatışması içinde bulunmaması gerekir. “İdareden bağımsız
olmak” iç denetim faaliyetinin yürütüldüğü idarenin bir parçası veya onun
kontrolü altında olmaması anlamına gelir. İç denetim biriminden organizasyonel olarak bağımsız olsa bile, o idarede
veya idarenin bağlı veya ilgili başka bir kurumunda çalışan kişiler, bir
dış değerlendirme çalışması açısından bağımsız sayılmaz.
Dış değerlendirme uzmanı, değerlendirme yapılan
kurumla çıkar çatışması yaratacak veya bağımsızlığını zedeleme ihtimali
olan bir durum bulunması halinde konuyu ivedilikle Kurula bildirerek
görevlendirmesinin iptal edilmesini talep eder. Böyle bir durum yoksa, idareyle çıkar çatışması yaşamadığına,
tarafsızlığını koruyacağına ve gizlilik kurallarına uyacağına dair yazılı
beyanda bulunur.
Dış değerlendirme uzmanı olarak görevlendirilecek
kişilerin asgari;
• Mesleki yetkinliği gösteren CIA (Sertifikalı İç
Denetçi), CGAP (Sertifikalı Kamu Denetçisi), CCSA (Kontrol Öz Değerlendirme
Sertifikası) veya CRMA (Risk Yönetimi Güvencesi Sertifikası)
sertifikalarından en az birine sahip olması,
• İç denetimin en iyi uygulamaları konusunda
mesleki bilgi ve deneyiminin olması,
• İyi iletişim kurabilme ve analiz yapabilme
yeteneği sahip olması,
• En az beş yıllık fiili iç denetim tecrübesine
sahip olması,
gerekmektedir.
Dış değerlendirme uzmanlarının eğitim,
sertifikasyon ve görevlendirilmesine ilişkin usul ve esaslar Kurul tarafından
belirlenir.
2.2. Dış
Değerlendirme Ekiplerinin Görevlendirilmesi
Değerlendirme yapılacak idarenin yapısı, hedefleri,
değerlendirmenin kapsamı gibi unsurlar göz önünde bulundurularak
oluşturulacak ekipler biri gözetim sorumlusu olmak üzere en az iki dış
değerlendirme uzmanından oluşturulur. Gözetim sorumlusu dış değerlendirme
çalışmalarının koordinasyonundan ve değerlendirmelerin belirlenmiş esaslara
uygun şekilde yürütülmesinden sorumludur. Dış değerlendirme ekibi arasında
görüş ayrılıkları bulunması durumunda gözetim sorumlusunun vereceği karar
esas alınır. İhtiyaç duyulması halinde Kurul tarafından yetkilendirilen
diğer kişiler de dış değerlendirme ekibine yardımcı olmak üzere
görevlendirilebilir.
Kurul tarafından ilgili kamu idaresinin üst
yöneticisi ve Başkana, dış değerlendirme görevinin amacı, kapsamı, süresi
ile görevli uzmanlar ve yetkileri gibi hususları içeren yazılı bir bildirim
yapılır.
Dış değerlendirme ekibinin, çalışmaların her hangi
bir aşamasında bilgi ve belgelere erişimde kısıtlamalar ve/veya
değerlendirmenin sıhhatli olarak yapılabilmesine engel teşkil edecek durumlarla
karşılaşması halinde, bu durum çalışmaların sonuçlanması beklenmeksizin
Kurula bir yazıyla bildirilerek görüş vermekten kaçınılabilir.
2.3. Dış
Değerlendirme Raporu
Dış değerlendirme ekibince, değerlendirmenin amacı,
kapsamı, yöntemi, çalışma sonucunda ulaşılan tespit ve öneriler ile iç
denetimin tanımına, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarına uyum düzeyine
ilişkin nihai görüşü içeren Dış Değerlendirme Raporu (Rapor), Rehberde
belirtilen esaslara uygun olarak, çalışmanın tamamlanmasını izleyen 10 (on)
iş günü içerisinde oluşturulur ve Kurula sunulur.
Raporda iç denetim faaliyetinin, Standartlara ve
Meslek Ahlak Kurallarına uyum düzeyi aşağıdaki sınıflandırmaya ve Rehberde
belirtilen esaslara uygun olarak oluşturulur.
• GENEL
OLARAK UYUMLU: İç denetim faaliyetinin yapısı (iç denetim faaliyetinin
organizasyonu, yetkinlikler, kaynak yönetimi gibi), politika ve prosedürleri ile bunlara ilişkin uygulamaların,
Standartlar ve Meslek Ahlak Kuralları gerekliliklerini genel olarak
karşıladığı anlamına gelir. Bu ifade, her zaman tam bir uyum veya en ideal
durumun varlığını göstermez ve geliştirilebilir alanlar bulunabilir.
• KISMEN
UYUMLU: İç denetim faaliyetinin yapısı (iç denetim faaliyetinin
organizasyonu, yetkinlikler, kaynak yönetimi gibi), politika ve prosedürleri ile bunlara ilişkin uygulamalar,
Standartlar ve Meslek Ahlak Kuralları gerekliliklerinden bazılarını
karşılamamakla birlikte, bu durumun faaliyetin kabul edilebilir şekilde
gerçekleştirilmesine engel olmadığı ve uyum yönünde iyi niyetli çabalar
sarf edildiği anlamına gelir. Tespit edilen durumlar, iç denetim
faaliyetinin kontrolü dışında olabilir ve bu durum idarenin üst
yöneticisine önerilerde bulunulmasını gerektirebilir.
• UYUMSUZ:
İç denetim faaliyetinin yapısı (iç denetim faaliyetinin organizasyonu,
yetkinlikler, kaynak yönetimi gibi), politika ve prosedürleri
ile bunlara ilişkin uygulamaların, Standartlar ve Meslek Ahlak Kuralları
gerekliliklerinden haberdar olmadığı veya gerekliliklerinin çoğunu
karşılamadığı, uyum yönünde bir çabanın bulunmadığı ve bu durumun
faaliyetin kabul edilebilir şekilde gerçekleştirilmesine engel olduğu
anlamına gelir. Tespit edilen durumlar idarenin üst yöneticisinin eylemini
de içeren önerilerde bulunulmasını gerektirebilir.
Rapor, Kurul tarafından dış değerlendirmeye tabi
tutulan idarenin üst yöneticisine gönderilir. Raporda yer alan tespit ve
önerilere ilişkin yapılacak işlem, sorumlu olacak kişi ve uygulanma
takvimini içeren bir eylem planı, üst yönetici tarafından en geç bir ay
içerisinde Kurula iletilir. Eylem planında, öngörülecek uygulama takvimi
bir yılı geçemez.
Başkan tarafından bu rapor, bakanlıklar ve bağlı
idarelerde Bakana da sunulur.
Başkan raporlamalarında, iç ve dış
değerlendirmelerini kapsayan kalite güvence ve geliştirme programı sonuçlarının
desteklemesi şartıyla, iç denetim faaliyetlerinin Standartlara uygun
olduğunu belirtebilir. Bu kapsamda dış değerlendirme sonucunda;
• İç denetim faaliyetinin “genel olarak uyumlu”
olduğu belirlendiği takdirde, iç denetim birimleri, dönemsel gözden geçirme
sonuçları da desteklediği sürece, bir sonraki dış değerlendirmeye kadar,
“Kamu İç Denetim Standartlarına uygun olarak yapılmıştır” ifadesini
kullanabilir. Ancak dış değerlendirmeyi izleyen beş yıllık süre içerisinde
yeni bir dış değerlendirme gerçekleştirilemezse iç denetim faaliyeti
uyumluluk ifadesinin kullanımını, uyumluluğu ortaya koyan yeni bir dış
değerlendirme gerçekleştirilinceye kadar durdurmalıdır.
• İç denetim faaliyetinin “kısmen uyumlu” veya
“uyumsuz” olduğu belirlenirse, iç denetim birimi, dış değerlendirme
sonucunda belirlenen eksikliklerin tam olarak düzeltildiği, dış
değerlendirme sonuçları ile onaylanıncaya kadar, Standartlara uygun olduğu
ifadesini kullanamaz. Bu durumda olan iç denetim birimleri; dönemsel gözden
geçirme sonuçlarının uyumu ortaya koyması halinde, beş yıllık süreyi
beklemeksizin tekrar dış değerlendirme talebinde bulunabilir.
Başkan tarafından, yıllık faaliyet raporlarının
ilgili bölümünde kalite güvence ve geliştirme programı sonuçlarına yer
verilmelidir.
––––––––––––––––––
1Bu Programın Resmi Gazetede yayımı ile
birlikte 15.10.2011 tarihli ve 28085 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “İç
Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı” yürürlükten kaldırılmıştır.
|