|
Yeni
Yüzyıl Üniversitesinden:
YENİ
YÜZYIL ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA
VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ
BÖLÜM
Amaç,
Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE
1 –
(1) Bu Yönetmeliğin amacı; Yeni Yüzyıl Üniversitesinin her türlü
alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri işlerinin temin edilmesine
ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE
2 –
(1) Bu Yönetmelik; Yeni Yüzyıl Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik
ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet,
kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin
hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE
3 –
(1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547
sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı
Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 110 uncu maddesine
dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE
4 –
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: Yeni Yüzyıl
Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,
b) Birim: Üniversitenin
fakülte, yüksekokul, enstitü gibi eğitim-öğretim veren bölümleri ile tüm
idari ve hizmet alanlarını,
c) Mütevelli Heyet: Yeni Yüzyıl
Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
ç) Rektör: Yeni Yüzyıl
Üniversitesi Rektörünü,
d) Üniversite: Yeni Yüzyıl
Üniversitesini
ifade
eder.
İKİNCİ
BÖLÜM
Satın Alma
ve İhale İşlerinde Yetkili Organlar,Satın Alma ve
İhale
İşlemlerine İlişkin Usul ve Esaslar
İhale yetkilisi
MADDE
5 –
(1) Bu Yönetmelik kapsamındaki yazılı işleri yaptırma, ihale yöntemlerinin
parasal sınırlarını belirleme, satın alma ve ihale komisyonu kararlarını
onama ve iptal etme yetkisi, harcama yetkilisi ve ihale yetkilisi sıfatıyla
Başkana aittir. Başkan bu yetkisini; bütçe sınırları içerisinde, uygun
gördüğü ölçüde ve sürede Rektöre devredebilir.
Satınalma sorumlusu
MADDE
6 –
(1) Satınalma Sorumlusu idari ve mali işlerden
sorumlu birim amiridir. Alımlarla ilgili işler idari ve mali işlerden
sorumlu birim amirinin yetki ve sorumluluğunda yürütülür.
Satınalma müdürü
MADDE
7 –
(1) Satınalma Müdürü; satın alma ve ihale ile
ilgili işleri düzenlemek, yazışmaları yapmak, kayıtları tutmak, tabii üyesi
bulunduğu Satın Alma ve İhale Komisyonunun raportörlüğünü
yapmak üzere, Rektörün teklifi üzerine Başkan tarafından görevlendirilir.
Satınalma ve ihale komisyonu
MADDE
8 –
(1) Satınalma ve İhale Komisyonu, biri idari ve
mali işlerden sorumlu birim amiri olmak üzere Rektör tarafından seçilerek
Başkan tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon
başkanı, Mütevelli Heyeti Başkanı tarafından belirlenir.
(2) Yapılacak işin konusu
itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satınalma
olurunda belirtilmek kaydıyla Başkan tarafından uygun görülmesi kaydıyla
Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci
komisyona ilave edilebilir.
(3) Başkanlıkça uygun görülmesi
halinde satınalma komisyonu kararına destek olmak
üzere asgari üç kişilik bir teknik komisyon kurulabilir.
(4) Satınalma
ve İhale Komisyonu üye tam sayısı ile toplanır ve salt çoğunlukla karar
verir. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu yönünde çoğunluk
sağlanmış olur.
(5) Muayene ve Kabul
Komisyonunda görevli olanlar aynı zamanda Satınalma
ve İhale Komisyonu üyesi olarak görevlendirilmez.
Muayene ve kabul komisyonu
MADDE
9 –
(1) Muayene ve Kabul Komisyonu; Satınalma
Komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin
tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili
olarak Rektörün teklifi ve Başkanın onayı ile görevlendirilen en az üç
üyeden oluşur. Üyelerden biri Komisyon başkanı olarak belirlenir.
(2) Muayene ve Kabul
Komisyonunun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale
bedeli ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.
(3) Muayene ve Kabul Komisyonu
üye tam sayısı ile toplanır ve salt çoğunlukla karar verir. Oyların eşit
olması halinde Komisyon başkanının oyu yönünde çoğunluk sağlanmış olur.
(4) Satınalma
ve İhale Komisyonunda görevli olanlar aynı zamanda Muayene ve Kabul
Komisyonu üyesi olarak görevlendirilmez.
Satınalma ilkeleri
MADDE
10 –
(1) Satınalma ilkeleri şunlardır;
a) Ödeneği olmayan kalemden
harcama yapılmaz.
b) Mal ve hizmet alımının
mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır.
c) Satınalmada,
mal ve hizmet alımlarında istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat
ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en
uygun teklif tercih edilir.
ç) Üniversitenin kısa ve uzun
dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması ve
gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite gerekli tedbirleri
alır.
d) Şartname ve sözleşmeler
kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde
hazırlanarak ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait
açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın
teklif vermesi sağlanır.
Satınalma talepleri
MADDE
11 –
(1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin
konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satınalma
talep formunu doldurup Üniversitenin Genel Sekreterliğine onaylatarak idari
ve mali işlerden sorumlu birime gönderir.
(2) Akademik birimler satın
alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün
özelliklerini açıklayan satınalma talep formunu
doldurup dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürünün onayını
müteakip Rektörlüğe gönderir.
(3) Toplanan talepler ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilirken stok
seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek
duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden
incelenmesi, varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir.
(4) Tamamlanan talepler için;
idari ve mali işlerden sorumlu birimce, Başkan tarafından belirlenen yetki
limitleri dahilinde satınalma
işlemi başlatılır.
Satınalma talep formunda bulunması gereken
bilgiler
MADDE
12 –
(1) Satınalma talep formunda, aşağıda belirtilen
bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı
ve birim sorumlusu olarak fakültelerde dekan, enstitülerde enstitü müdürü
ve idari birimlerde Genel Sekreterin imzası,
b) Rektörün imzası,
c) Belgenin tarihi,
ç) İhtiyacın konusu, niteliği
ve gerekçesi,
d) Tahmini tutarı,
e) Teknik şartnamesi,
f) Gerekli görülecek diğer
açıklamalar.
Alım-satımın yapılması
MADDE
13 –
(1) Alım-satımlarla ilgili olarak birimlerin hazırladığı ihtiyaç talep
listeleri satınalma ve ihale komisyonu tarafından
değerlendirilir. Değerlendirme sonucu, ilgili firmalardan alınan
tekliflerin uygunluğu satınalma ve ihale
komisyonunca belirlenerek alım-satım yapılmak üzere Başkanın onayına
sunulur. Başkanın onayından sonra alım-satım işlemi başlatılır.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
Satınalma ve İhale
Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satınalma ve ihale usulleri
MADDE
14 –
(1) Bu Yönetmelik kapsamındaki alım-satım ve yaptırılacak işleraşağıdaki
usullerden birine göre yapılır:
a) Kapalı teklif usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Doğrudan temin usulü,
ç) Açık eksiltme usulü.
Kapalı teklif usulü
MADDE
15 –
(1) Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak yapılır.
(2) Teklif mektubu bir zarfa
konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi,
teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı
teklif veren tarafından imzalanır.
(3) Teklif mektubunun
şartnameye uygun olarak hazırlanması ve şartnamede teklif mektubu ile
beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunlar teklife
eklenir.
(4) Teklif mektuplarında teklif
edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılır.
Açık teklif usulü
MADDE
16 –
(1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda
görülen veya kapalı teklif istenilmesinin zaman kaybına neden olacağı
hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da elektronik posta
ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
Doğrudan temin usulü
MADDE
17 –
(1) Doğrudan temin usulünde; toplu alımlar dışında ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve
fotokopi makinaları için toner/kartuş ve benzeri
sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım,
araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam,
fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve
gayrimenkul kiralanması, basım-yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek,
konaklama, temizlik işleri gibi özel nitelikli mal ve hizmetler bir
firmadan doğrudan temin edilir. Bu fıkrada sayılanların dışında kalan ve
25.000 TL’yi aşmayan mal ve hizmet alımları da doğrudan temin edilebilir.
(2) Onay süreci tamamlanan satınalma talep formuna istinaden satın alma işi
doğrudan idari ve mali işlerden sorumlu birim tarafından gerçekleştirilir.
(3) Bir mal veya hizmet alımı
ile onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu
hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya yetkili firma eliyle
satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.
(4) Satın almanın bu maddede
yer alan usullerden hangisine göre yapılacağı konuyla ilgili makam onayında
belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede
belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi
tutulup tutulmayacağına satınalma ve ihale
komisyonu karar verir.
(5) Doğrudan temin usulünde,
niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan
sağlanır. Ancak; kapalı teklif ve açık teklif usullerinde de en uygun
teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılır.
(6) Doğrudan temin usulünde bir
defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 5’ini geçemez.
Açık eksiltme usulü
MADDE
18 –
(1) Açık eksiltme usulünde; ihaleye, istenilen iş veya malı şartnamede
yazılı şartlara uygun olarak temin edebilecek kişiler katılabilir ve hazır
bulunanlar tarafından yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması
üzerine, en uygun teklifte bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile
ihale aşamasında aşağıdaki esaslara uyulur:
a) Bu Yönetmeliğin 1 inci
maddesinde yazılı işlerle onay merciince işin diğer ihale usullerinden
biriyle yapılmasında idareye fayda sağlamayacağına karar verilen işler açık
eksiltme suretiyle ihale edilir.
b) Açık eksiltmeye; şartnamede
gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve gerekli belgeleri Satınalma ve İhale Komisyonuna ibraz etmek şartıyla
herkes katılabilir.
c) Satınalma
ve İhale Komisyonunca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları
şartnameye ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun bulunmayarak açık eksiltmeye
alınmayanlara teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir
tutanakla belirtilir.
ç) Açık eksiltmeye katılmaya
hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve bu husus orada hazır
bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; Satınalma
ve İhale Komisyonu Başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif
vermeleri için davet eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif
veremez.
d) Teklif vermekten çekilenler
ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; Satınalma ve İhale Komisyonunca yetkili makamın onay
şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine
ihalenin yapıldığı bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.
İlan
MADDE
19 –
(1) Üniversitenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alım taleplerine ilişkin
ilanlar Üniversitenin internet sitesinde ilan edilir. İlanlarda,
asgari olarak; işin niteliği, miktarı, gerek görülen hallerde tahmini
bedel, şartnamenin nereden ve hangi koşullarla temin edilebileceği,
tekliflerin nereye verileceği ve son teklif verme tarihi, satınalmanın hangi tarihe kadar karara bağlanacağı,
geçici ve kesin teminat koşulları, Üniversitenin satınalmanın
herhangi bir aşamasında satınalmayı iptal
edebileceği, satınalmanın karara bağlanmasının
sözleşme imzalanmasını gerektirmeyeceği, satınalma
yetkilisinin satınalma kararını onaylamadığı
hallerde sözleşme imzalanmayacağı belirtilir.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE
20 –
(1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak,
kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamaz:
a) İlgili mevzuat hükümlerine
göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003
tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen
merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve hususi kanunlarla kurulmuş
olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men
edilmiş olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele
Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü
bulunanlar.
b) İlgili mercilerce hileli
iflas ettiğine karar verilenler.
c) Daha önce Üniversitede
ihaleye katılıp, aldıkları işi tamamlamayanlar.
(2) Yasak kapsamında olduğu
halde ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları
gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında
tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa,
teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.
Teslim alma ve ödeme
MADDE
21 –
(1) Satınalma talep formunda yer alan işin
tamamlanmasını müteakip Muayene ve Kabul Komisyonu toplanır. Komisyon, işin
Satınalma ve İhale Komisyonunun kararı
doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını Başkanın
onayına sunar. Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere idari ve
mali işlerden sorumlu birim amirliğine iletilir.
(2) Acil durumlar veya tutarı
itibarıyla Satınalma ve İhale Komisyonuna sevk
edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan
malın/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini
onaylaması gerekir.
(3) Gerekli onayları
tamamlanmış olan fatura, idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından,
yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Şartnameler, Sözleşme, Teminatlar ve İhaleye Girecekler
ile İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşme
MADDE
22 –
(1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve ilgili
diğer mevzuat hükümleri dikkate alınarak idari ve mali işlerden sorumlu
birim amirliğince hazırlanır.
(2) Şartnamelerde satın alma
konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde
işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında
gerekli hallerde ek şartlara da yer verilir.
(3) Şartnameler idari ve teknik
şartname olmak üzere iki şekilde düzenlenir. Bunlardan;
a) İdari şartname: Yapılacak
işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması
amacıyla idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğince hazırlanır. İşin
niteliğine göre şartnamede bulunması gereken hususların tamamına veya bir
kısmına yahut diğer ek şartlara, uygun bir sırada yer verilir. Şartnamede
bulunması gereken hususlar şunlardır:
1) İşin konusu,
2) Teklifin şekli ve son
gönderme tarihi,
3) Teminat alınıp alınmayacağı
alınacaksa miktarı,
4) Opsiyon müddeti,
5) İşin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim şekli,
8) Vergi ve harçlar,
9) Gümrük işleri,
10) İhaleye katılma şartları ve
katılamayacak olanlar,
11) Üniversitenin alımı yapıp
yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin
durdurulması veya iptali,
12) Uyuşmazlıkların çözümü.
b) Teknik şartname: İşin
ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları
ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim ile idari ve mali
işlerden sorumlu birim amirliği tarafından hazırlanır. Teknik şartnamede
aşağıdaki hususlar bulunur:
1) İşin konusu, niteliği ve
yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve
şekli,
4) Bakım, servis, montaj.
c) İstekte bulunan birimin
hazırladığı satınalma talep formu veya
dilekçesinde yukarıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar varsa, işin
acil olmasına ve niteliğine göre bu açıklamalar da teknik şartname olarak
kabul edilir.
(4) Şartnamelerde aksine bir
hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma
ile pazarlık yapılabilir.Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak mal/hizmetin net ve
ayrıntılı olarak açıklaması,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli,
ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme
şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga
vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta
sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi
yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai
şartlar ve idare için doğacak haklar.
(5) Süreklilik arz eden hizmet
alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile
devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel
fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni
bir satınalma isteği yapılmasına gerek duyulmadan
sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla,
ek hizmet istekleri için yeni bir satınalma talep
formu doldurulması gerekir.
Geçici teminat
MADDE
23 –
(1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli
üzerinden idarece belirlenecek oranda geçici teminat alınabilir. Doğrudan
temin ve açık teklif usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel
bildirilmediğinden idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından
belirlenen ve Başkan tarafından onaylanan miktarda geçici teminat
alınabilir.
Kesin teminat
MADDE
24 –
(1) İhale alan firmadan işin niteliğine göre ve işin ihale bedeli üzerinden
idarece belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE
25 –
(1) İhaleler Başkanın onayı ile en geç beş iş günü içerisinde kesinleşir.
Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek
sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale
yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine
getiremeyen yüklenici firmanın teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın
Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat
miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Son
Hükümler
Yürürlük
MADDE
26 –
(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE
27 –
(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Yeni Yüzyıl Üniversitesi Rektörü yürütür.
|