2007/12672 Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ile Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı Arasında İmzalanan “Dışişleri Bakanlığı’nın Hizmet Sunumunda Etkinlik Artışı İçin e-Konsolosluk Modülünün Yaygınlaştırılması” Başlıklı Proje Belgesi’nin Onaylanması Hakkında Karar

Karar Sayısı : 2007/12672

Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ile Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı arasında hazırlanan ve Hükümetimiz adına 16/6/2006 tarihinde imzalanan “Dışişleri Bakanlığı’nın Hizmet Sunumunda Etkinlik Artışı için e-Konsolosluk Modülünün Yaygınlaştırılması” başlıklı ekli Proje Belgesi’nin onaylanması; Dışişleri Bakanlığının 26/9/2007 tarihli ve HUMŞ-1336 sayılı yazısı üzerine, 31/5/1963 tarihli ve 244 sayılı Kanunun 3 üncü ve 5 inci maddelerine göre, Bakanlar Kurulu’nca 2/10/2007 tarihinde kararlaştırılmıştır.

Abdullah GÜL

CUMHURBAŞKANI

Recep Tayyip ERDOĞAN

Başbakan

H.YAZICIH. YAZICIN. EKRENM. AYDIN

Devlet Bak. ve Başb. Yrd. V.Devlet Bak. ve Başb. Yrd.Devlet Bak. ve Başb. Yrd.Devlet Bakanı

M. BAŞESGİOĞLUK. TÜZMENN. ÇUBUKÇUM. ŞİMŞEK

Devlet BakanıDevlet Bakanı Devlet BakanıDevlet Bakanı

M. S. YAZICIOĞLUH. ÇELİKM. V. GÖNÜLB. ATALAY

Devlet BakanıAdalet Bakanı V.Millî Savunma Bakanıİçişleri Bakanı

M. AYDINK. UNAKITANH. ÇELİKM. M. EKER

Dışişleri Bakanı V.Maliye BakanıMillî Eğitim BakanıBayındırlık ve İskân Bakanı V.

R. AKDAĞB. YILDIRIMM. M. EKERF. ÇELİK

Sağlık BakanıUlaştırma BakanıTarım ve Köyişleri BakanıÇalışma ve Sos. Güv. Bakanı

M. Z. ÇAĞLAYANM. H.GÜLERE. GÜNAYV. EROĞLU

Sanayi ve Ticaret BakanıEnerji ve Tabii Kaynaklar BakanıKültür ve Turizm BakanıÇevre ve Orman Bakanı

TÜRKİYE CUMHURİYETİ HÜKÜMETİ

BİRLEŞMİŞ MİLLETLER KALKINMA PROGRAMI

DIŞİŞLERİ BAKANLIĞI’NIN HİZMET SUNUMUNDA ETKİNLİK ARTIŞI İÇİN E-KONSOLOSLUK MODÜLÜNÜN YAYGINLAŞTIRILMASI

Kısa Tarif

Bu projeyle, bilgi iletişim teknolojilerinin artan düzeylerde kullanımıyla Dışişleri Bakanlığı’nın hizmetlerinin geliştirilmesi ve e-Konsolosluk modeline ulaşılması amaçlanmaktadır.

Tarih: 14 Nisan 2006

PROJE DOKÜMANI

I.A. MEVCUT DURUMUN ANALİZİ

I.A.1. Ele alınması gereken mesele

1990 yıllarda bilgi iletişim teknolojileri sektöründe ortaya çıkan önemli gelişmeler, kamu kurumlarının sunduğu hizmetlerin yüz yüze ortamlardan sanal çevreye, başka bir deyişle internet ortamına taşınmasıyla sonuçlanmıştır. Bu gelişme, sundukları hizmetleri daha etkin, verimli, kolay izlenebilir ve daha az zaman harcar hale dönüştürmek amacıyla sanal dünyaya taşıma konusunda hükümetleri yeni bir meydan okumayla karşı karşıya bırakmıştır. Türk Dışişleri Bakanlığı, diğer taraftan, kendi iç etkinliğini artırmaya yönelik "Belge-Arşiv Programı"nın tesisiyle ve daha belirgin şekilde "müşterilerine" daha iyi hizmetler sunulması için dış etkinliğini artırmaya yönelik "e-Konsolosluk Portalı" vasıtasıyla yeni e-yönetişim modellerine uyum sağlama sürecini başlatmıştır. Dışişleri Bakanlığı, bütün dünyada e-yönetişim alanında süren çabalar ile kaydedilen hızlı gelişmeleri ve gelişmiş ülkeler ile gelişmekte olan ülkeler arasında dijital alanda daralan farkı dikkate alarak, bu tarz bir başarının Türkiye’de elektronik kamu yönetiminin kullanımında bir genişleme ve iyi yönetişim alanında önde gelen bir adım ve model olacağı inancını taşımaktadır. Öte yandan, Türkiye’nin 2006 yılı Kalkınma Planı1, bilgi iletişim teknolojilerini kalkınma ve e-yönetişim için ulusal ve sektörel kalkınmanın kilit öncelikleri olarak tanımlamaya devam etmektedir. Dışişleri Bakanlığı, bunun da ötesinde, daha kaliteli hizmet ve iyi yönetişim için bilgi iletişim teknolojilerinde gelişme sağlanmasını stratejik planındaki kilit alan olarak tanımlamıştır2.

Bu projeyle, bilgi iletişim teknolojilerinin artan düzeylerde kullanımıyla Dışişleri Bakanlığı’nın hizmetlerinin geliştirilmesi amaçlanmaktadır. İlgili Bakanlık birimlerinin teknik ve insani kapasitelerinin arttırılmasıyla, e-Konsolosluk sisteminden yararlanılarak daha kaliteli hizmet sunum araçlarının geliştirilmesi mümkün olacaktır.

I.A.2. Ülke Programıyla Bağlantı

Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (BMKP-UNDP) Ülke Programı Eylem Planı – ÜPEP-CPAP (2006-2010): ÜPEP, kamu hizmetlerinde şeffaflık, etkinlik ve verimliliğin teşvik edilmesine özel bir vurgu yaparak, yönetişim ve yerinden yönetim alanlarını BMKP’nin Türkiye’deki iki ana işbirliği alanı olarak tanımlamakta ve iyi yönetişimin geliştirilmesinde temel araç olarak bilgi iletişim teknolojilerinin öneminin altını çizmektedir.

Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı Kalkınma Yardımı Çerçevesi (BMKYÇ-UNDAF): Ülke Programı, 2006-2010 BM Kalkınma Yardımı Çerçevesi için hükümet tarafından belirlenmiş olan, başta "herkes için eşit fırsatlar ve uluslararası normlara uygun sorumlu, şeffaf ve katılımcı yönetişim ilkeleri" olmak üzere, ulusal önceliklerle uyumludur. Bu nedenle proje, etkin ve sorumluluk sahibi bir kamu sektörünün meydana getirilmesi amacıyla "kamu hizmetlerinde arttırılmış etkinlik, sorumluluk ve şeffaflığın" teşvik edilmesi dolayısıyla,BMKYÇ’ye doğrudan katkıda bulunmaktadır.

I.A.3. Kurumsal ve Hukuki Çerçeve

Türkiye’de kamu yönetiminin geliştirilmesinde bilgi iletişim teknolojilerinin teşvik edilmesi için Başbakanlık başlıca kurumsal sorumluluğa sahiptir. Bu itibarla, "e-Vatandaş", "Ulusal Bilgi Sistemi", "Ulusal Kamu Ağı (KAMU-NET)" gibi alt bileşenleri içinde barındıran "e-Devlet" girişimini başlatmak ve eşgüdümünü sağlamak amacıyla, Başbakanlık’ta Bilgi Yönetim Sistemi Merkezi kurulmuştur. Bu girişim, bu alandaki deneyimi ve belirgin bilgi birikimi sayesinde tüm çalışma içinde kilit bir role sahip olan ve kaynak kurum haline gelen Dışişleri Bakanlığı ile tüm ilgili devlet kurumlarının katılımıyla yönlendirilmektedir.

Ulaştırma Bakanlığı, Türkiye’nin bilgi iletişim teknolojilerini daha etkin kullanımına yönelik etkin geçiş sürecine ilişkin gerekli altyapı çalışmalarının eşgüdümünden ve uygulanmasından sorumludur. Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK) ve yarı resmi bir araştırma kuruluşu, Türkiye’nin bilimsel ilerlemesine ve teknolojik alandaki rekabet gücüne yönelik politikaların belirlenmesine katkıda bulunmaktadır.

I.A.4. Yararlananlar

Sistemden doğrudan yararlananlar Dışişleri Bakanlığı’nın Türkiye’deki ve yurtdışındaki memurları olacaktır. Dışişleri Bakanlığı, vatandaşlara, özel sektöre, sivil toplum örgütlerine ve devlet kurumlarına doğrudan hizmet vermektedir. Zaman ve maliyet açısından etkin bir sistem dahilinde başvuru sahibi kişi ve kuruluşların taleplerinin karşılanması, ulaşılması amaçlanan modelle mümkün olacaktır. Bu nedenle, modern bilgi iletişim teknolojilerinin kullanımı vasıtasıyla Bakanlığın hizmet kalitesinin geliştirilmesinden, Dışişleri Bakanlığı’nın yanı sıra, vatandaşların, özel sektör kuruluşlarının, sivil toplum örgütlerinin ve diğer devlet kurumlarının yarar sağlayacağı aşikardır. Ayrıca birçok devlet kurumu, başka alanlarda da yaygınlaştırma amaçlı eğitim faaliyetleri sayesinde projeden doğrudan yararlanacaktır. Dışişleri Bakanlığı’nın e-Konsolosluk modelinin genişletilmesine ve başka alanlarda da yaygınlaştırılmasına yönelik nihai amaç, daha etkin ve verimli kamu hizmeti sağlanması açısından, kamu hizmetlerinden yararlanan kitlenin ülkedeki tüm vatandaşlara teşmil edilmesini sağlayacaktır.

I.B. STRATEJİ

I.B.1. Ulusal Strateji

Türk Hükümeti’nin 2006 yılı Kalkınma Planı, sosyal ve ekonomik kalkınma için bir araç olarak bilgi iletişim teknolojilerinin önemini vurgulamakta ve kamu yönetiminde etkinlik ve verimlilik artışı, kamu hizmetlerinin sunumunda şeffaflığın ve hesap verebilirliğin arttırılması ve Türk şirketlerinin uluslararası alandaki rekabet gücünün geliştirilmesi için bilgi iletişim teknolojilerinin daha fazla kullanılmasına çağrıda bulunmaktadır.

I.B.2. BMKP’nın Katkısı

BMKP, "TUR/89/001: Dışişleri bakanlığı Bilgi İşlem Merkezi’nin Güçlendirilmesi" adlı ülke projesi kanalıyla 1990’lı yıllardan beri bu alanda kapasite geliştirilmesi için Dışişleri Bakanlığı ile yakın işbirliği yapmıştır. Dışişleri Bakanlığı’nın kayda değer finansman katkısıyla 10 yıllık bir süreyle uygulanan bu proje, Ankara’da Bakanlık merkez binasında bir Bilgi İşlem Merkezi’nin kurulmasını sağlamış ve merkezde ve yurtdışındaki temsilciliklerde görevli 200’den fazla personelin eğitimine destek vermiştir. Bu ortak projenin çerçevesinde, yurtdışındaki 50’den fazla temsilcilikte bilgisayar tabanlı veri toplama, işleme ve yönetim sistemleri tam olarak kurulmuştur.

Ayrıca, "TUR/02/001: Dışişleri Bakanlığı’nın Hizmet Sunumunda Etkinliğin Arttırılması için Bilgi İletişim Teknolojilerinin Kullanımı" isimli proje, Dışişleri Bakanlığı’nın insan kaynaklarının ve bilgi iletişim teknolojisi altyapısının güçlendirilmesiyle ve Türkiye’de daha geniş ölçekte e-yönetişimin uygulanması için diğer devlet kurumlarıyla deneyim ve uzmanlık paylaşımıyla, kamu hizmetlerinin iyileştirilmesi için bilgi iletişim teknolojilerinin kullanımının arttırılması sayesinde bir e-yönetişim modeline işaret etmiştir.

Bununla birlikte, elimizdeki mevcut proje tamamen yeni bir temele dayanmakta ve geliştirilen portal yardımıyla yurtdışındaki temsilciliklerin e-yönetişim ve yönetim alanlarındaki yeteneklerini genişletmeyi ve yaygınlaştırmayı amaçlamaktadır. Ayrıca bu projenin, BMKP’nın bu konuda bölgesel ve küresel düzeyde sunabileceği geniş uluslararası deneyimlerinden ve artan uzmanlığından Dışişleri Bakanlığı’nın yararlanmasını sağlaması da beklenmektedir. BMKP’nın mali desteği planlanan sonuçlara ulaşılmasına da katkıda bulunacaktır.

Projenin asıl amacı, yurtdışında yaşayan Türk vatandaşlarının kullanımına sunulacak web tabanlı bir e-yönetişim modülünün geliştirilmesi ve uygulanması yoluyla Dışişleri Bakanlığı’nın hizmet sunum yeteneklerinin ve bilgi iletişim teknolojisi altyapısının güçlendirilmesidir. Bunun da ötesinde, bu modelin diğer kamu hizmeti sunulan alanlara da yaygınlaştırılmasına yol açacak bir dizi tanıtım ve eğitim etkinliği kanalıyla, bu projede kazanılacak deneyimler ve uzmanlık ilgili diğer devlet kurumlarıyla paylaşılacaktır.

II. KAYNAKLARA VE SONUÇLARA İLİŞKİN ÇERÇEVE

Sonuç hedeflerine çalışma planında belirtilen takvim zarfında yapılan faaliyetler kanalıyla ulaşılacaktır. Başlangıç çalışma planı Ek 1’de sunulmuştur.

III. YÖNETİME İLİŞKİN DÜZENLEMELER

III.A. Uygulama Düzenlemeleri

Proje, zamanlı ve uygun şekilde yönetilmesinden sorumlu olan Dışişleri Bakanlığı tarafından ulusal düzeyde uygulanacaktır. Bakanlık Bilgi İşlem Merkezi, temas noktası olarak belirlenmiştir ve projenin amaçları için hizmetlerinden yararlanılacak olan uzmanların yanı sıra; idari, teknik, mali ve içeriksel işlemler de dahil olmak üzere, projenin bir bütün olarak yönetilmesinden sorumlu olacaktır.

Dışişleri Bakanlığı, kendi personeli arasından bir Ulusal Proje Koordinatörü (UPK) belirleyecektir. UPK, Dışişleri Bakanlığı ve proje ekibinin çalışmasının eşgüdümünden sorumlu olacaktır ve belirlenen zaman sınırları içinde amaçlanan sonuçlara tam olarak ulaşılmasını temin edecektir. UPK, BMKP’nın beklentilerine uygun başarı için BMKP Yönetişim Programı Yöneticisi/Program Yönetici Yardımcısı ile danışmalarda ve tavsiyelerde bulunacaktır. Ulusal Proje Koordinatörü’nün İş Tanımı Ek 2’de sunulmuştur.

Yazılımın gereksinimleri ve işlevleri, bu projede istihdam edilecek 15 personelin teknik yardımlarıyla, Dışişleri Bakanlığı’nın ilgili personeli tarafından geliştirilecek, iyileştirilecek ve izlenecektir. Gerekli hallerde, BMKP’nın bilgi iletişim uzmanlarıyla olası katkılarını almak amacıyla danışmalarda bulunulacaktır. Proje grubu aynı zamanda, Dışişleri Bakanlığı’nın ilgili birimlerinde ve yurtdışındaki temsilciliklerde donanımın ve yazılımın kurulmasından ve personelin eğitiminden sorumlu olacaktır.

UPK, proje faaliyetlerini, özellikle Başbakanlık’ın "e-Devlet" girişimine müdahil olanlar olmak üzere, iyi yönetişim için bilgi iletişim teknolojileri alanında çalışmalar yapan diğer devlet kurumlarıyla ve sivil toplum örgütleriyle eşgüdümleyecektir. UPK, modelin yaygınlaştırılması için diğer ilgili devlet kurumlarına yönelik seminerler düzenlenmesinden sorumlu olacaktır.

Dışişleri Bakanlığı’nın BMKP Türkiye Ofisi’nden projenin uygulanmasında destek hizmetleri talep etmesi halinde, Ek 4’te belirtilen destek hizmetleri sunulacaktır.

III.B. İzleme ve Değerlendirme

Proje, BMKP tarafından bu amaçla belirlenmiş politikalara ve prosedürlere uygun olarak aşağıdaki hususları kapsayacak fakat bunlarla sınırlı olmayacak şekilde düzenli izleme ve değerlendirmeye tabi olacaktır.

Yıllık Proje Raporları: Dışişleri Bakanlığı, BMKP’ye tanımlanmış çıktılar ve ortak çalışmalar yoluyla amaçlanan sonuca katkıda bulunma hususunda projenin performansını değerlendiren yıllık proje raporları sunacaktır.

Altı Ayda Bir Yapılacak Eşgüdüm Toplantıları: Dışişleri Bakanlığı, BMKP ile işbirliği içinde her altı ayda bir, projede kat edilen aşamanın sunuşunun yapılacağı ve sonraki adımların gözden geçirileceği eşgüdüm toplantıları düzenleyecektir. Bu toplantılar; Dışişleri Bakanlığı, BMKP, Devlet Planlama Teşkilatı, "e-Devlet" projesinden sorumlu olan ilgili Başbakanlık birimleri ve mümkün oldukça "e-Devlet" girişimine müdahil olan diğer kilit kuruluşları bir araya getirecektir.

Sonuç Değerlendirmesi: BMKP, "Kamu hizmetlerinde artan etkinlik, hesap verebilirlik ve şeffaflık" adı altında ilgili sonuç değerlendirmesini hazırlayacaktır. Bu değerlendirme sürecinin kısmi maliyetinin proje fonlarından karşılanması için proje bütçesinde gerekli tahsisat yapılacaktır ve Dışişleri Bakanlığı ilgili bileşenlerin başarılı bir şekilde değerlendirilmesine destek verecektir.

III.C. Deneyim ve Bilgi Paylaşımı

Altı ayda bir yapılacak eşgüdüm toplantıları ve Proje Çıktısı 2 çerçevesinde gerçekleştirilecek eğitim faaliyetleri, diğer ulusal katılımcılarla deneyimlerin ve alınan derslerin paylaşımı için ana araçlar olacaklardır. Proje faaliyetlerinin bir parçası olarak altı ayda bir çıkarılacak Proje Bülteni ve diğer dijital görsel tanıtım malzemeleri deneyim ve bilgi paylaşımına ziyadesiyle katkıda bulunacaktır. Dışişleri Bakanlığı, hazırlanan tüm basılı ve kamusal malzemede BMKP’nın projeye sunduğu desteğe atıfta bulunacaktır.

III.D. Projenin Denetimi

Proje, BMKP’nın denetime ilişkin kurallarına uygun olarak tüm proje döneminde en az bir kez denetlenecektir (BMKP Ulusal Uygulama için Prosedürler, Bölüm 9: Denetim Kuralları’na bakınız). Denetim için yeterli miktarda mali kaynak proje bütçesine dahil edilmiştir.

IV. HUKUKİ ÇERÇEVE

Bu proje dokümanı, buna eklenmiş olan Proje Dokümanı Ek Hükümleri içinde kabul edilen bir araç olacaktır. Proje Dokümanı Ek Hükümlerinin amaçları lehine olmak üzere, ev sahibi ülkenin uygulayıcı kuruluşu Ek Hükümlerde tanımlanan devlet işbirliği kuruluşuna danışacaktır.

Proje dokümanında önerilen değişikliklere, proje dokümanına imza koyan diğer tarafların hiçbir itirazı olmadığına ilişkin teminat verilmesi şartıyla, yalnızca BMKP Yerleşik Temsilcisi’nin imzasıyla bu proje dokümanında aşağıdaki türden değişiklikler yapılabilir.

(a) Proje dokümanının eklerindeki değişiklikler veya bunlara ilaveler (BMKP yardımının sağlanması için üzerinde anlaşmaya varılması bir önkoşul olan ve değiştirilemeyen SBAA ülkesi olmayan ülkeler için Standart Hukuki Metin istisna olmak kaydıyla)

(b) Projenin ivedi hedefleri, sonuçları veya faaliyetlerinde kayda değer değişim içermeyen, bununla birlikte üzerinde önceden anlaşmaya varılmış girdilerin yeniden ayarlanmasının veya enflasyon nedeniyle maliyet artışının neden olduğu değişiklikler; ve

(c) Üzerinde anlaşmaya varılmış proje girdilerinin dağıtımını yeniden düzenleyen veya enflasyon nedeniyle artan uzman maliyetlerini ve diğer maliyetleri yansıtan ve kuruluşun harcama esnekliğini dikkate alan zorunlu yıllık değişiklikler.

————————————

1 Lütfen http://www.dpt.gov.tr adresine bakınız.

2 Dışişleri Bakanlığı internet sitesinden bazı referanslara bakınız.

Devamı İçin Tıklayınız

Bu andlaşmanın Yabancı dilindeki metni 31/10/2007 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanmıştır.