|
İstanbul Altın Borsasından:
İSTANBUL
ALTIN BORSASI BÜTÇE, MUHASEBE
VE ALIM
SATIM YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE
1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı,
İstanbul Altın Borsasının bütçe ve muhasebe uygulamalarına ilişkin usul ve
esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE
2 – (1) Bu Yönetmelik;
a) İstanbul Altın Borsasının
gelir, nakit, kıymetli evrak, her türlü taşınır ve taşınmaz eşya, mal,
kıymet ve bunların gelirleri, kiraları ve satış bedellerinden oluşan mal
varlığının yönetimini ve bu işlerle görevli olanların yetkilerini ve
sorumluluklarını,
b) Borsa Bütçesinin
hazırlanmasına, içeriğine, kabulüne ve uygulanmasına, fon gelirlerinin
tahsiline ve giderlerin yapılmasına, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin
genel esasları,
c) Muhasebenin temel kavramları
ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ışığı altında, Borsanın hesap ve
kayıtlarının mevzuata uygun olarak tutulması, aylık mizanlarının
çıkarılması, bilançonun ve gelir tablosunun düzenlenmesi ve kıymetlerin
korunması işlemlerini,
ç) Borsanın satın alma, satma,
yapım, onarım, tesis, bakım, taşıtma işleri ve benzeri işleri,
d) Yukarıdaki iş ve işlemlerin
denetlenmesinde uyulacak kuralları ve yöntemleri,
kapsamaktadır.
Dayanak
MADDE
3 – (1) Bu Yönetmelik, 28/7/1981
tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 40 ve 40/A maddeleri
hükmüne dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE
4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: İstanbul Altın
Borsası Başkanını,
b) Başkan Yardımcısı: İstanbul
Altın Borsası Başkan Yardımcısını,
c) Borsa: İstanbul Altın
Borsasını,
ç) Yönetim Kurulu: İstanbul
Altın Borsası Yönetim Kurulunu,
d) Müdür: Mali ve İdari İşler
Müdürünü,
ifade eder.
İKİNCİ
BÖLÜM
Fon
İşlerine İlişkin Esaslar
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Müdürün
görevleri
MADDE
5 – (1) Müdürün görevleri
şunlardır;
a) Fon ve muhasebe işlemlerinin
mevzuatta ve Borsa kararlarında belirtilen usullere uygun şekilde
yapılması,
b) Muhasebe belgelerinin
düzenlenmesi, defter ve kayıtlarının tutulması,
c) Usulüne uygun olarak
tahakkuk ettirilen hak edişlerin hak sahiplerine ödenmesi, gelirlerin
tahsil edilmesi,
ç) Borsanın alacaklarının
zamanında tahsil edilmesi, borçların zamanında ödenmesi,
d) Depo ve vezne işlerinin
usulüne uygun şekilde yürütülmesinin denetimi,
e) Bankalarda ve kasalarda
bulunan para ve bu nitelikteki kıymetli evrakın kontrolü,
f) Demirbaş kayıtlarının
defterlere uygunluğunun sağlanması,
g) Giderlerin kanun, tüzük,
kararname, yönetmelik ve tebliğler ile Borsa kararlarına uygun olmasının,
tahakkuk için gerekli belgelerin tamam olmasının sağlanması,
ğ) Fona ilişkin malî tablo ve
raporların zamanında Başkanlığa sunulması,
h) Aylık mizan ve raporların 15
gün içinde Başkanlığa sunulması,
ı) Yıllık rapor dosyasının,
hesap dönemini izleyen 1 ay içinde Başkanlığa sunulması,
i) Gelirlere, giderlere ve
muhasebeye ilişkin her türlü belge, defter ve makbuzların saklanması,
j) Fon işleri ve muhasebe
işlemleri hakkında Başkanlıkça istenen her türlü bilginin verilmesi,
k) Fon ve muhasebeyle ilgili
diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesi.
Müdürün
ödemeden önce yapacağı inceleme
MADDE
6 – (1) Müdür, gider ve harcama
belgelerinde, ödemeden önce, aşağıdaki hususları aramak ve sağlamakla
yükümlüdür.
a) Ödeme limitleri dâhilinde
onaylanmış, ödeme emrinin bulunması,
b) Bütçede ödenek bulunması,
c) Harcamanın bütçedeki
tertibine uygun olması,
ç) Harcamanın kanun, tüzük,
kararname, yönetmelik, tebliğ ve Borsa kararlarına uygun olması,
d) Ödemeye ilişkin gerekli
belgelerin tamam olması,
e) Ödemelerin hak sahibine veya
yetkili temsilcisine yapılması,
f) Ödeme yapılacak istihdamın
kadroya dayalı olması.
Geri
gönderme ve sorumluluk üstlenme
MADDE
7 – (1) Müdür, yaptığı inceleme
sonucunda bu Yönetmeliğin 6 ncımaddesinde belirtilen hususlara uygun
görmediği belgelere ilişkin ödemeleri yaptırmayarak, gerekçesiyle birlikte,
tahakkuk işlemlerini yapmakla sorumlu görevliye geri gönderir. Aynı
maddenin birinci fıkrasının (a), (ç), (d), (e) ve (f) bentlerinde yazılı
hususlara aykırılık nedeniyle Müdürün geri çevirmeleri kesin olup, aksine
işlem yapılamaz.
(2) (b) ve (c) bentlerinde
yazılı hususlara aykırılık nedeniyle geri çevirmelerde sorumluluk, yetki
limitleri içinde kalmak koşuluyla harcama yetkilisince üstlenildiği
taktirde, Müdür ödemeyi yaptırır.
Müdürün
sorumluluğu
MADDE
8 – (1) Malî işlerle ilgili
olarak;
a) Muhasebe işlerinin düzenli
yürütülmesinden,
b) Vezne işlerindeki aksaklık
ve yolsuzluklardan,
c) Harcamaların ödenek içinde
olmasından,
ç) Harcama gerçekleştirme
belgelerinin tamam olmasından,
d) Harcamaların kanun, tüzük,
yönetmelik ve tebliğler ile Borsa kararlarına uygun olarak yapılmasından,
e) Ödeme yapılacak istihdamın
kadroya dayalı olmasından,
f) Ödemelerin hak sahibine veya
yetkili temsilcisine yapılmasından,
g) Maddi hatalardan,
ğ) Alacakların izlenmesinden,
h) Gelir ve giderlere ilişkin
belge ve makbuzların iyi saklanmasından,
ı) Malî tablo ve raporların ve
bunlara ilişkin dosyaların zamanında hazırlanmasından,
ilgisine göre Müdür, harcama
yetkilisi ve tahakkuk işlemlerini yapmakla görevli diğer personelle
birlikte sorumludur.
Tahakkuk
işlemleri ve bu işlemleri yapmakla sorumlu görevliler
MADDE
9 – (1) Fondan yapılacak gider ve
harcamalar ile tahsil edilecek gelirler, bu konuda Müdür tarafından
görevlendirilecek sorumlu elemanlar tarafından "ödenebilir" ve
"tahsil edilebilir" duruma getirilir.
(2) Tahakkuk işlemleri,
Borsanın gelirlerinin ve giderlerinin gerçekleştirilmesiyle ilgili mevzuat
ve Borsa kararları çerçevesinde yerine getirilir.
(3) Gider ve harcamalara
ilişkin belgelerde, bu Yönetmeliğin 6 ncı
maddesinde belirtilen hususlar aranır, bütçedeki ödenek ve tertibine
uygunluğu aylık olarak izlenir ve sonuçları takip eden ayın onbeşine kadar Başkana rapor edilir.
Harcama
yetkilisi
MADDE
10 – (1) Borsanın harcama
yetkilisi Başkandır. Başkan bu yetkisinin bir bölümünü, niteliğini ve
sınırlarını belirterek Başkan Yardımcısına devredebilir.
(2) Borsa hizmetlerine ilişkin
giderlerin geçici ya da kesin olarak ödenmesi
hakkında müdüre yazılı emir ve izin veren yetkililere "harcama
yetkilisi" denir.
Malî
değerlerle ilgili işlerle görevli personel
MADDE
11 – (1) Borsanın vezne işleri
veznedarlar, depo işleri depo memurları tarafından yürütülür. Bu personel,
görevleri nedeniyle Müdüre karşı sorumludurlar.
(2) Görev veya izin gibi
nedenlerle görevi başında bulunamayan veznedarlar ile depo memurlarının
görevleri, Müdürün görevlendireceği personel tarafından yerine getirilir.
Mutemet
MADDE
12 – (1) Maddi değerleri geçici
olarak almaya ve harcamaya harcama yetkilisinin onayı ile yetkili kılınan
personele mutemet denir.
(2) Mutemetler hesaplarını
Müdüre vererek kapatırlar. Müdür, mutemetlerin üzerinde bulunan parayı
gerektiğinde kapatmalarını isteyebilir.
Veznedarın
görevleri
MADDE
13 – (1) Veznedarın başlıca görevleri
şunlardır;
a) Tamamlanmış belgelere
dayanarak ve usulüne uygun olarak para alma ve ödeme işlerini yapmak.
b) Tahsil edilen ve ödenen
paraları günü gününe kasa defterine kaydetmek ve bu kayıtların belgelere ve
muhasebe kayıtlarına uygunluğunu sağlamak.
c) Borsaya ait para ve kıymetli
evrakı kasada saklamak.
ç) Müdürün vereceği diğer
işleri yapmak.
Veznedarın
sorumluluğu
MADDE
14 – (1) Veznedar, vezne
mevcudunun defter ve kayıtlara göre noksan olmasından, veznedeki
kıymetlerin ziyanından ve eksilmesinden doğrudan doğruya sorumludur.
Vezne
işlemleri
MADDE
15 – (1) Fon kasasında
tutulabilecek azami para miktarı ile kasadan yapılabilecek ödemelerin
sınırı Başkan tarafından belirlenir.
(2) Personelin ücretleri ve
diğer sosyal yardım ve hakların ödeneceği zamanlarda fon kasasında bunları
karşılamaya yetecek tutarda para bulundurulabilir.
(3) Sınırı aşan diğer ödemeler,
çekle bankadan yapılır. Çekler, Müdür ile Başkan veya harcama yetkisi
verilen Başkan Yardımcısı tarafından imzalanır. Kasada bulunan paranın
öngörülen sınırı aşan bölümü, derhâl Borsaca anlaşma yapılan bir millî
bankaya yatırılır.
(4) Kasa mevcudunun kasa
defterine uygunluğu her gün Müdür tarafından kontrol edilerek günlük hesap,
veznedar ile birlikte imzalanmak suretiyle kapatılır.
Depo
memurunun görevleri
MADDE
16 – (1) Depo memurunun başlıca
görevleri şunlardır;
a) Depodaki mevcut demirbaş,
mefruşat ile diğer eşya ve malzemeleri tutanakla tespit ederek depo
girişlerini yapmak, stok kaydını tutmak ve muhafaza etmek.
b) Borsanın genel mahiyetteki
toplu ihtiyaçlarına binaen satın alınıp depoda muhafaza edilerek, hizmet
birimlerinin ihtiyaçları hâlinde teslim edilecek demirbaş, mefruşat ile
diğer eşya ve malzemeleri, nitelik ve özelliklerine göre kontrol edip,
sayarak veya ölçerek teslim almak ve depo girişlerini düzenlemek.
c) Depoya giren demirbaş,
mefruşat ile diğer eşya ve malzemeyi tasnif etmek, tertipli ve iyi bir
şekilde muhafaza etmek, yangın, bozulma ve benzeri tehlikelerden koruyucu
önlemleri almak.
ç) Depodaki demirbaş, mefruşat
ile diğer eşya ve malzemeyi yetkililerin yazılı isteğine dayanarak, depo
çıkış fişi karşılığında ilgililere vermek.
d) Depo kayıtlarının muhasebe
ile uygunluğunu sağlamak.
e) Depoda muhafaza edilen
demirbaş, mefruşat ile diğer eşya ve malzemede meydana gelen hasarlar için
tutanak düzenlemek, kayıttan düşülecek ve imha edilecek olanlar için
gerekli işlemleri yürütmek.
f) Müdürün vereceği diğer
işleri yapmak.
Depo
sayımı
MADDE
17 – (1) Borsanın malzeme deposu,
her hesap dönemi sonunda Başkanca tespit edilecek bir sayım komisyonu
tarafından sayılır ve sayım sonuçları sayım cetveline yazılır ve imza
altına alınır. Normal fireler dışındaki depo noksanları için yapılacak
işlem Başkan tarafından belirlenir. Normal fireler bir tutanakla kayıttan
düşülür, depo fazlası ise gelir kaydedilir.
Avans
işlemleri
MADDE
18 – (1) Gider ve harcama
ödemelerine ilişkin işlemlerin tamamlanmasını beklemeyecek kadar ivedi olan
çeşitli gider ve harcamalar için harcama yetkilisince belirlenen mutemede
her yıl bütçesi ile saptanan tutara kadar avans verilebilir.
(2) Bir iş için verilen avans
yalnız o iş için harcanır. Mutemede, mahsup edilen avans tutarı kadar avans
verilebilir.
(3) Mutemet, aldığı avansa
ilişkin harcama belgelerini avans alındığı tarihi izleyen 1 ay içinde
muhasebeye vermek ve üzerinde kalan avans artığını nakden ödemek
zorundadır.
(4) Hesap döneminin son ayında
alınan avanslar, aralık ayı sonunda kapatılır.
(5) Hesap, yıl sonunda bakiye
vermez.
(6) Aldığı avansı 1 ay içinde
mahsup ettirmeyen veya kapatmayan mutemede Müdürce yazılı olarak
bildirilmek kaydıyla 15 günlük ek süre verilir.
(7) Kapatılmayan avans
kalıntıları, ilgili hakkında uygulanacak disiplin hükümleri saklı kalmak
kaydıyla, mutemedin ilk ücret ve ödeneğinden kesilerek tahsil edilir. Ayrıca,
bu mutemede bir daha avans verilmez.
(8) Mutemedin herhangi bir
nedenle görevden ayrılması hâlinde kapatılmayan avans aylıkları için,
avansın verildiği günden başlayarak, Bankalarca vadeli mevduata uygulanan
en yüksek faiz oranı üzerinden cezaî faiz yürütülür ve konu, gereği
yapılmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğüne intikal ettirilir.
Sigorta
MADDE
19 – (1) Borsa mal varlığına dâhil
taşınır ve taşınmaz değerler ile Mali ve İdari İşler Müdürlüğü kasasında
bulunan para ve para ile ifade edilebilecek değerler ile gerekli görülen
diğer değerlerin sigorta ettirilmesine Başkanlık yetkilidir.
(2) Borsa İşlem ve Takas
Müdürlüğü nezdindeki saklama kasasında muhafaza
edilmekte olan kıymetli madenlerin, bu Müdürlükçe yazılı olarak
bildirilecek değerler üzerinden sigorta ettirilmesine Yönetim Kurulu
yetkilidir.
Çift
imza
MADDE
20 – (1) Vezneye girecek ve
çıkacak paralara ait tahsil ve tediye fişlerinin imzalı olması ve birinci,
ikinci derecede yetkililer tarafından imza edilmesi zorunludur.
(2) Çift imzayı taşımayan
fişler ile tahsil ve tediye işlemi yapılmaz. Makbuzların tek imzalı olması
mümkündür. Bunun aksine işlem yapan veznedar sorumludur.
Sorumluluk
MADDE
21 – (1) Muhasebe belgelerini
düzenleyen personel ile bunları amir sıfatıyla tetkik ve imza eden
yetkililer, işlemleri denetleyen görevliler, bir belgenin geçerli
olabilmesi için neleri kapsaması gerektiğine dikkat etmekle yükümlüdürler.
(2) Müdür, servis şefi,
yardımcıları ve personeli veya bu işlerle görevlendirilmiş diğer personel,
işlemlerin yürürlükte bulunan kurallara göre yapılmamasından ya da gecikmesinden dolayı müteselsilen
sorumludurlar.
Devir
ve teslim
MADDE
22 – (1) Borsanın muhasebe
servisinde görevli müdür, müdür yardımcısı, şef, şef yardımcısı ile nakit,
kıymetli evrak, sözleşme, senet ve tüm menkul değerleri eli altında
bulunduran şef ve memurlar ile veznedar ve mutemetler, görevlerinden
devamlı olarak ayrılacakları zaman, muhafazasından sorumlu oldukları
değerleri, görevlerini üstlenecek veya yapacak personele usulü dairesinde
devir ve teslim etmekle yükümlüdürler.
(2) Devir-teslim işlemleri,
usulüne uygun olarak yapılmadıkça ilgilinin Borsa ile ilişiği kesilmez.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
Borsa
Bütçesine İlişkin Esaslar
Hesap
dönemi
MADDE
23 – (1) Borsanın gelir ve
giderleri bakımından hesap dönemi, takvim yılıdır.
Bütçe
MADDE
24 – (1) Borsa Bütçesi, fonun
yıllık gelir-gider tahminlerini gösteren ve bunlara ait uygulamanın
yürütülmesine yetki veren bir idari karardır.
(2) Bütçe dönemi takvim
yılıdır.
(3) Bütçe teklifi, Borsa
Yönetim Kurulu tarafından her yıl en geç kasım ayı sonuna kadar
hazırlanarak Sermaye Piyasası Kuruluna sunulur. Bütçe, Sermaye Piyasası
Kurulunca onaylanarak kesinleşir ve yürürlüğe konulur.
Bütçenin
içeriği
MADDE
25 – (1) Bütçe, bir metin ve ek
tablolardan oluşur.
(2) Bütçe metninde yer alması
gereken hükümler iki ana grupta düzenlenir:
a) Özel hükümler;
1) Giderlerin üst sınırını
gösteren ödenekler toplamı,
2) Gelir tahminleri toplamı,
3) Bütçe açığı varsa nasıl
kapatılacağı.
b) Genel Hükümler;
1) Bütçenin uygulamasında,
ödeneklerin kullanılması, tasarruf önlemleri, özel yetkiler, nakit yönetimi
ve benzeri konuları düzenleyen hükümler.
(2) Bütçeye bağlı tablolar;
Gider Tablosu, Gelir Tablosu ve Bütçe Dönemi Personel Kadrosu Tablosu’dur.
a) Gider Tablosu: Borsanın
karar, yönetim ve hizmet birimlerinin giderleri için verilen ödenekleri
gösterir.
b) Gelir Tablosu: Fonun gelir
tahminlerini türleri itibarıyla gösterir.
c) Bütçe Dönemi Personel
Kadrosu Tablosu: Borsanın Genel Kurul tarafından kabul edilmiş personel
kadrolarını gösterir.
Gider
tablolarının ayrıntısı
MADDE
26 – (1) Gider tabloları, bütçe
tekniğine uygun olarak aşağıdaki şekilde düzenlenir.
a) Bütçe Dönemi Personel
Kadrosu Tablosu: Genel Kurulca onaylanmış personel kadrosundaki personelin
unvanı ve miktarı itibarıyla bütçe döneminde ne zamanlar istihdam
edileceğinin aylara göre dağılımını gösterir.
b) Personel Giderleri Tablosu:
Bütçe döneminde, personele verilecek ücret, fazla mesai, ikramiye,
tazminatlar, sosyal yardım ve haklar, Sosyal Güvenlik Kurumu prim işveren
hisseleri tutarları ve toplamlarını yıllık olarak gösterir.
c) Gider Tablosu: Borsa
hizmetlerinin gerçekleştirilmesinde kullanılan girdiler olarak mal ve
hizmet türlerini ve bunların bütçe döneminde öngörülen yıllık tutarlarını
gösterir.
Borsanın
gelir kaynakları
MADDE
27 – (1) Borsanın gelir
kaynakları; 3/4/1993 tarihli ve 21541 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan
Kıymetli Madenler Borsalarının Kuruluş ve Çalışma Esasları Hakkında Genel
Yönetmeliğin 29 uncu maddesinde belirtilen unsurlardan oluşur.
Bütçenin
hazırlanması
MADDE
28 – (1) Borsanın çalışma
birimleri, kendi birimlerinin gider tahminini, 15 kasım tarihine kadar
Başkan Yardımcısına bildirirler.
(2) Bu bildirimde, ilgili
birimin cari yılın geçmiş aylarında gerçekleşen ve anılan yılda
gerçekleşmesi beklenen harcamaları ile yeni yıl için talep edecekleri
ödenekler tutarı, harcama kalemleri itibarıyla ayrı ayrı
gösterilir, artış ve eksilişlerinin nedenleri açıklanır.
(3) Mali ve İdari İşler
Müdürlüğü, kendi biriminin gider bütçesi yanında, Borsanın gelir bütçesini
de aynı süre içinde hazırlamakla yükümlüdür.
(4) Başkan Yardımcısı, cari
hesap döneminin geçmiş 10 yıllık gerçekleşmelerini ve ilgili birimlerin
önerilerini de göz önünde bulundurarak yapılacak düzeltmeleri saptar ve
Mali ve İdari İşler Müdürlüğüne gereken talimatı verir.
(5) Bütçe teklifi, Başkan
Yardımcısı yönetiminde ve ilgili birimlerin çalışmalarıyla hazırlanarak, 20
kasım tarihine kadar Başkana sunulur.
(6) Başkan, bütçe teklifine 3
gün içinde nihai şeklini vererek Yönetim Kurulunun gündemine alır.
(7) Bütçe teklifi, Yönetim
Kurulunda görüşülerek, kasım ayı sonuna kadar Sermaye Piyasası Kuruluna
sunulur.
(8) Sermaye Piyasası Kurulunca
onaylanarak kesinleşen Borsa Bütçesi, Başkanın Bütçe Uygulama Talimatı ile
birlikte birim müdürlüklerine gönderilir.
Harcamaların
yapılması
MADDE
29 – (1) Bütçedeki ödeneklerin
kullanılma şekline ve zamanına Borsanın nakit ve gelir durumu da göz önünde
tutularak Başkanlıkça karar verilir.
(2) Ödenek olmaksızın hiçbir
harcama yapılamaz ve harcamayı gerektiren bir işleme girişilemez.
Ek
ödenek ve aktarılma
MADDE
30 – (1) Başkana verilecek aktarma
yetkisi, her yılın bütçesinde gösterilir. Borsa Bütçesinde belirli bir amaç
için konulmuş ödeneklerin yeterli olmadığı hâllerde Başkanlıkça ek ödenek
istenebilir. Borsanın kullanılabilir nakit kaynaklarının ihtiyacı
karşılayabilecek durumda olduğu hâllerde Yönetim Kurulunca karar alınması
ve Sermaye Piyasası Kurulu onayı ile ek ödenek verilebilir.
Bütçe
kesin hesap cetveli
MADDE
31 – (1) Bilanço ve gelir
tablosunun çıkarılmasından sonra, hesap dönemine ilişkin bütçe ile alınan
ödenekleri yıl içinde alınmış ek ödenekleri ve varsa ödenek iptallerini,
ayrıca yıl içinde yapılan harcamalar ile kullanılmamış ödenek iptallerini,
ayrıca yıl içinde yapılan harcamalar ile kullanılmamış ödenek artıklarını,
harcama kalemleri itibarıyla gösteren kesin hesap cetveli, Mali ve İdari
İşler Müdürlüğünce hazırlanarak, izleyen yılın şubat ayı sonuna kadar
Başkana sunulur.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Borsa
Muhasebesinin Genel Esasları
Muhasebenin
amacı
MADDE
32 – (1) Muhasebe, parasal nitelik
taşıyan işlemlere ve kıymet hareketlerine ilişkin verilerin anlamlı ve
güvenilir bilgileri sağlayacak şekilde ilgili kaynaklardan toplanması,
doğrulukların saptanması, kaydedilmesi, tasnif edilmesi, raporlar hâlinde
sunulması ve yorumlanması yoluyla sevk ve idareye göstergeler vermek
amacını güder.
Hesap
planı
MADDE
33 – (1) Hesap planı, Borsanın
bünyesine ve işlemlerine uygun hesapların bir sistem içinde
oluşturulmasıyla oluşan cetveldir.
Muhasebede
işlem sırası
MADDE
34 – (1) Muhasebe işlemleri
aşağıda belirtilen sıraya göre yürütülür.
a) İlgili serviste, kasa
işlemleri için "tediye ve tahsil" fişleri, mahsup işlemleri için
"mahsup" fişleri düzenlenir.
b) Fişlerdeki işlemler yardımcı
deftere geçirilir.
c) Günlük işlemler, yevmiye
defterine, oradan da defter-i kebire kaydedilir.
Kayıtların
dayanak belgeleri
MADDE
35 – (1) Muhasebeleştirme, usulüne
göre düzenlenen kasa ve mahsup fişleri ile bunların ekini oluşturan geçerli
belgelere dayanılarak aşağıda gösterilen hesaplar içinde yerine getirilir.
a) Ana Hesap: Aynı nitelikteki
kıymet hareketlerinin toplam olarak kaydedildiği defter-i kebir
hesaplarıdır.
b) Yardımcı Hesap: Ana hesaplar
içinde ortak ve belirgin özellikler taşıyan kıymet ayrıntılarının
toplandığı hesaplardır.
(2) Defter kayıtlarının temel
dayanağını muhasebe fişleri oluşturur.
Muhasebe
defterleri
MADDE
36 – (1) Serviste fişlerle
belgelenen işlemler, aşağıda yazılı defterlerde kayıtlara alınır.
a) Yevmiye Defteri: Kayda
geçirilmesi gereken işlemlerin tarih sırasıyla ve maddeler hâlinde düzenli
olarak yazıldığı defterdir.
b) Defter-i Kebir: Yevmiye
defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak, usulüne göre hesaplara
dağıtan ve sınıflandırarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
c) Kasa Defteri: Kasaya günlük
olarak giren ve çıkan nakit hareketlerinin kaydedildiği ve nakit mevcudunun
izlendiği ve kontrol edildiği defterdir.
ç) Envanter Defteri: Faaliyete
başlama tarihinde ve bunu izleyen her hesap dönemi sonunda bilanço günü
itibarıyla çıkarılan envanter ve bilançoların ve gelir durumunun kaydolduğu
defterdir.
d) Yardımcı Defterler: Defter-i
kebire toplam hâlinde ve açıklamasız kaydedilen aslî hesaplarla talî ve
ferî hesapların ve bunlara ilişkin işlemlerin ayrıntılı ve açıklamalı
olarak kaydedildiği defter ve kalamazo föyleridir.
Defterlerin
tasdiki
MADDE
37 – (1) Yardımcı defterler
dışında kalan muhasebe defterleri, her sayfasına sıra numarası konulmak ve
resmî mühür ile mühürlenerek kaç sayfadan oluştuğu, defterin ilk ve son
sayfasına yazılmak suretiyle notere tasdik ettirilir. Kasa defteri ve
yevmiye defterinin, her yılın ocak ayı, envanter defterinin ise mart ayı
sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce
"Görülmüştür" sözü yazılarak, mühür ve imza konulmak suretiyle
tasdik edilmiş olması gerekir.
Defterlerin
kayıt usulü
MADDE
38 – (1) Muhasebe defterlerine
kayıt yapılırken aşağıdaki esaslara uyulur.
a) Defterler mürekkepli kalemle
ya da makine ile yazılır. Ancak, hesaplar kapatılıncaya
kadar toplamların geçici olarak kurşun kalemle yapılması mümkündür.
b) Defterlerde, kayıtlar
arasında satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.
c) Ciltli defterlerde defter
sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda, bu
yaprakların sırası bozulamaz ve yırtılamaz.
ç) İşlemlerin, iş hacmine ve
gereğine uygun olarak muhasebenin düzen ve açıklığını bozmayacak bir süre
içinde ve günü gününe defterlere kaydedilmesi esastır.
d) Yevmiye defteri maddelerinde
yapılan yanlışlar, ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilir. Diğer tüm
defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı taktirde,
düzeltmeler, yanlış okunacak şekilde çizilmek ve üstüne doğrusu yazılmak
suretiyle yapılır. Defterlere geçirilen bir kaydı, kazımak, çizmek veya
silmek suretiyle okunamaz bir hâle getirmek ve bu şekilde düzeltme yapmak
yasaktır.
Hesap
ve kayıtların kontrolü
MADDE
39 – (1) Yevmiye defteri ve
defter-i kebir kayıtları esas kayıt niteliğindedir ve mizanlar ile bilanço
ve gelir tablosu defter-i kebirden çıkarılır. Defter-i kebir toplamlarının,
yevmiye defteri toplamı ve yardımcı defter kayıtlarıyla tutarlı olması
şarttır.
(2) Kasa ve yevmiye fişlerinin,
esas ve yardımcı kayıtlara doğru işlenip işlenmediği bu işle
görevlendirilecek personel tarafından her ay düzenli olarak denetlenerek
toplamlar paraf edilir.
(3) Yevmiye defteri ve defter-i
kebir ilgili servis şefleri tarafından her ay düzenli olarak denetlenerek
toplamlar paraf edilir.
Dayanak
belgelerinin saklanması
MADDE
40 – (1) Günlük işlemler için
düzenlenen tediye ve tahsil fişleri ile çek ve diğer belgeler için
akşamları kasa kapanınca ilgililer tarafından günlük kasa mutabakat
cetvelleri düzenlenir. Kasa sayımından sonra o güne ait tahsil, tediye ve
yevmiye fişleri ile bu fişlerin dayanağını oluşturan belgeler, tasnif
edilerek klasörlere konulur.
(2) Bu belgeler, muhasebe
şefinin ya da görevlisinin sorumluluğu altında
çelik dosya dolaplarında saklanır.
(3) Herhangi bir inceleme için
saklandığı yerden çıkarılması gereken belgeler, muhasebe görevlisinin
gözetiminde incelenir ve tekrar sorumlusu tarafından teslim alınarak yerine
konulur.
(4) Bu Yönetmeliğe göre
tutulması zorunlu defterler de büyük bir dikkat ve özen gösterilerek
korunur ve saklanır.
Mizanlar
MADDE
41 – (1) Mizanlar, defter-i kebir
ve yardımcı defterlere geçirilen kayıtların kontrolünü sağlayan ve yevmiye
defteri ile defter-i kebir toplamlarının tutarlı olup olmadığını gösteren
çizelgelerdir.
(2) Hem borç hem de alacak
kalıntısı veren defter-i kebir hesaplarında bu kalıntılar birbirinden takas
ve mahsup edilmeyerek, mizanlarda her iki kalıntının ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.
Mizan
çeşitleri ve çıkarılması
MADDE
42 – (1) Borsada mizanlar dönemsel
biçimde aylık olarak çıkarılır.
(2) Mizanlar, defter-i kebir ve
yardımcı hesaplar için ayrı ayrı düzenlenir.
(3) Defter-i kebir hesaplarının
borç ve alacak toplamları hem kendi arasında tutarlı hem de mizanın
çıkarıldığı tarihteki yevmiye defterindeki toplamla eşit olmalıdır.
(4) Yardımcı defterlerdeki
toplamlar Yardımcı Hesaplar Mizan Cetvelinde ilgili hesap karşılıklarına
yazılır ve hesapların her bir defter-i kebir hesap müfredat toplamı
alınarak, Defter-i Kebir Mizan Cetvelindeki borç ve alacak ile kalıntılarda
mutabakat sağlanır ve eşitlik olması gerekir.
Bilanço
MADDE
43 – (1) Bilanço, dönem sonunda
çıkarılan genel kesin mizana dayanılarak düzenlenen ve Borsanın mevcutları
ile her türlü alacaklarını ve borçlarını karşılıklı ve değerleri itibarıyla
tertipli olarak gösteren cetveldir.
Malî
tablo düzenleme çalışmaları
MADDE
44 – (1) Borsanın yıllık malî
tablolarının çıkarılmasından önce aşağıdaki hazırlık çalışmaları yapılır.
a) Sayım: Borsa teşkilatında
para, kıymetli evrak, malzeme, stoklar ile varsa emanetten alınmış ya da verilmiş olan değerlerin tümü, hesap döneminin
son günü itibarıyla saptanır. Sabit değerler, satın alındığı yıllar ve
dönemler itibarıyla muhasebe kayıtlarından ayrı olarak hizmet birimlerine
zimmetle teslim edildiğinden ayrıca her hizmet birimindeki demirbaşları
gösterir listeler asılmak suretiyle veya Başkanlık ya
da denetçilerce uygun görülecek dönemler itibarıyla sayılarak, muhasebe
kayıtlarıyla uygunluğu sağlanır.
b) Değerleme: Borsanın maddi
duran varlıkları bilançoda gösterilir. Ayrıca, Demirbaş Eşya Defterine
kaydolunmak suretiyle takip edilir.
c) Hesapların İncelenmesi ve
Tasfiyesi: Bilançonun aktif ve pasifinde yer alacak tüm değerlere ilişkin
hesaplar özenle incelenerek, varsa hatalar ve eksiklikler giderilir.
Bankalarla mutabakat sağlanır, envanter kapatılır ve tüm kayıtlar mevzuat ve
bu Yönetmelik hükümleri uyarınca düzenlenir.
Gelir
tablosu ve gelir-gider farkı hesabı
MADDE
45 – (1) Gelir tablosu, Borsa
tarafından bir hesap döneminde sağlanan tüm gelirleri ve Borsa hizmetinin
yürütülmesi için yapılan tüm harcamaları özetleyen bir malî tablodur.
Tabloda görünen gelirler ile giderler arasındaki net fark, Gelir-Gider
Farkı Hesabı ile ilgilendirilir.
Yıllık
malî rapor dosyası
MADDE
46 – (1) Dönem sonu bilançosu ve
gelir tablosu için düzenlenecek dosyada aşağıdaki bilgi ve belgeler
bulunur.
a) İçindekiler,
b) Bilanço ve Malî Tablolar
Raporu,
c) Genel Geçici Mizan,
ç) Genel Kesin Mizan,
d) Gelir Tablosu,
e) Aktif Hesaplar Dökümü
(Defter-i Kebir sırasıyla),
f) Pasif Hesaplar Dökümü
(Defter-i Kebir sırasıyla),
g) Sigortalar Dökümü.
(2) Yıllık Malî Rapor,
bilançoda yer alan değerleri ve bu değerlerin gerçekleşmesini sağlayan
faaliyetleri kapsayan dönem faaliyet sonuçlarını belirten, analizlere yer
veren bir bilgi düzenidir.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Borsanın
Alım, Satım ve İhale İşleri
Temel
amaç
MADDE
47 – (1) Borsanın alım, satım ve
ihale işlerinin yürütülmesinde temel amaç; Borsa birimlerinin her türlü
satın alma, satma, onarım, bakım, taşıtma ve benzeri işlerine ilişkin
isteklerini, evsaf, istenen miktar ve istenen zamanda aynı vasıf ve şartlar
içerisinde temin edilen diğer malzeme ve hizmetlere nispetle daha düşük
maliyetle temin etmektir.
İhtiyaç
bildirimi
MADDE
48 – (1) Borsanın çalışma
birimlerinin ihtiyaçlarına ilişkin istekleri "Satın Alma İstek
Fişi" tanzimi ve ilgili birim müdürünün imzalamış olmasıyla talep
edilir.
(2) Birimlerin tüketim
malzemesi istekleri doğrudan Mali ve İdari İşler Müdürlüğüne yapılır.
(3) Demirbaş malzeme ve baskı
istemleri ise Başkanlığa sunulur.
Yetki
sınırları
MADDE
49 – (1) Alım, satım, onarım, bakım,
taşıtma ve benzeri işlerde Başkanın, Başkan Yardımcısının, Mali ve İdari
İşler Müdürünün ve diğer birim müdürlerinin parasal yetki sınırları Borsa
Bütçesinde gösterilir.
(2) Satın alınmasının veya
onarılmasının gecikmesinde Borsa işlerinin aksaması söz konusu olan,
Borsanın zararına yol açabilecek ve özelliği bulunan, kaliteli işçiliğe
gerek gösteren ve bütçede bu amaçla belirtilen sınırı aşmayan satın alma ve
hizmetlerle, onarım işleri, durumun neden ve zorlukları ile beklenen
sonuçları belirtilerek Mali ve İdari İşler Müdürünün önerisi ve Başkan
Yardımcısının onayı ile yaptırılabilir.
Alım
satımda usul
MADDE
50 – (1) Müdürün yetki sınırları
içindeki alım, satım, demirbaş eşya, onarım, bakım, taşıtma ve benzeri
işler, bu Yönetmelikte belirtilen esaslar çerçevesinde, Mali ve İdari İşler
Müdürlüğünceyaptırılır.
(2) Müdürün yetkisini aşan
işler için Başkan, Başkanın da yetkisini aşan işler için Yönetim Kurulunun
onayı alınır.
Satın
alma görevlisi
MADDE
51 – (1) Başkanca uygun görülecek
satın almalar, Mali ve İdari İşler Müdürlüğünce görevlendirilecek bir veya
işin gereğine göre daha çok satın alma görevlisince yapılır.
(2) Teklif toplama ve satın
alma işlerine, alım konusu malın türüne göre, Borsanın içinden veya
dışından konuyla ilgili başkaları da katılabilir. Ancak, katılan
görevliler, alım memuru ile birlikte faturaları imzalamakla yükümlüdürler.
Sözleşmeler
MADDE
52 – (1) Başkan tarafından satın
alınmasına, yaptırılmasına ve ihalesine karar verilen mal ve hizmetlerle,
onarım, bakım, taşıtma ve benzeri işler için sözleşme yapılması gereken
hâllerde, sözleşmeler Hukuk İşleri Müdürlüğünün görüşü alınarak Mali ve
İdari İşler Müdürlüğünce hazırlanır.
(2) Sözleşmelerde bulunan
gerekli hususlar ve sözleşmelerin uygulanması usulü Başkanlıkça belirlenir.
Alım,
satım ve ihale işleri komisyonu
MADDE
53 – (1) Borsanın alım, satım ve
ihale işleri için komisyon kurulması gereken hâllerde, bu komisyonun
oluşumu ve çalışma şekilleri 49 uncu maddede belirtilen yetki sınırları
içinde kalıyorsa Başkanca, yetki sınırlarını aşıyorsa Yönetim Kurulunca
belirlenir.
Alım,
satım ve ihale usulleri
MADDE
54 – (1) Borsa tarafından
yapılacak mal, hizmet, danışmanlık ve yapım işi ihalelerinin kamu ihale
mevzuatı ve ilgili diğer düzenleme ve mevzuat uyarınca gerçekleştirilmesi
esastır. Ancak, arttırma suretiyle satılacak Borsa değerleri bu
Yönetmelikle belirlenen usullere uyularak ihale edilir.
(2) Borsanın kamu ihale
mevzuatı kapsamı dışında kalması durumunda bu Yönetmelikle belirlenen
usuller uygulanır.
(3) Alım, satım ve ihale
işleri, özelliklerine göre;
a) Mutemet Eliyle Alım,
b) Pazarlık,
c) Teklif Alma,
ç) Kapalı Zarf,
yöntemlerinden biriyle yapılır.
(4) Bu yöntemlerin hangisinin
uygulanacağına, yetki sınırları içinde 49 uncu maddede belirtilen
yetkililer karar verir.
Mutemet
eliyle
MADDE
55 – (1) Diğer yöntemlerden
biriyle yapılmasında fayda görülmeyen alım, satım ve diğer işler
Başkanlıkça tespit edilecek mutemet eliyle yaptırılır.
Pazarlık
yöntemi
MADDE
56 – (1) Pazarlık yöntemi;
a) Teklif alma ve kapalı zarf
yöntemlerinin uygulanmasında yarar görülmeyen,
b) Piyasada yapılan
araştırmada, yalnız bir kimsenin elinde bulunduğu veya bir kimse tarafından
yapılabileceği saptanan,
c) Başkanlıkça ivedi görülen,
alım, satım ve ihale işlerinde
uygulanabilir.
Teklif
alma yöntemi
MADDE
57 – (1) Teklif alma yöntemi yayın
organları ile duyuru veya teklif mektuplarının içeriği, verilme, gönderilme
ile toplama şekli ve zamanı, 49 uncu maddede belirtilen yetki sınırları
içinde kalıyorsa Başkanca, yetki sınırlarını aşıyorsa Yönetim Kurulunca
belirlenir.
(2) Teklif alma yönteminde
kıyaslamaya yeterli sayıda teklif alınması esastır. Az sayıda firma söz
konusu ise veya firmalar teklif vermekten kaçınıyorlar ise, tek teklif ile
de yetinilebilir.
Kapalı
zarf yöntemi
MADDE
58 – (1) Kapalı zarf yönteminde,
iç zarfın içine konulan teklif mektuplarının, şartnameler gereğince
istenilen geçici teminat ve belgelerle birlikte dış zarfa konulması, her
iki zarfın da kapatılarak mühürlenmesi ve iç zarfın üzerine firmanın unvanının,
dış zarfın üzerine de teklifin hangi işe ilişkin olduğunun yazılması
zorunludur. Kapalı zarf yöntemi ile yapılan ihale işleri, yayın organları
veya mektupla davet yoluyla duyurulur.
Şartnameler
ve tip sözleşme tasarıları hazırlanması
MADDE
59 – (1) Alım, satım ve ihale
işlerine ilişkin tip sözleşme tasarıları teknik ve idari, şartnameler Hukuk
İşleri Müdürlüğünün de görüşü alınarak, Mali ve İdari İşler Müdürlüğünce
hazırlanır ve Başkanın onayı ile yürürlüğe girer.
(2) Kapalı zarf yönteminde
sözleşme ve şartnameler düzenlenmesi zorunludur. Diğer alım yöntemlerinde
ise, gerekli görüldüğü takdirde sözleşme ve şartnameler düzenlenebilir.
(3) Hazırlanmış olan tip
sözleşme tasarılarında bazı işlerin özelliği icabı değişiklikler yapılması
gerektiğinde, ilgili müdürlükçe teklif edilen değişiklikler Başkanın
onayına sunulur.
(4) Satın alınacak mal ve
yaptırılacak hizmet için uygulanacak satın alma usul ve şartlarını gösteren
şartnamelerde, işin niteliğine göre konulacak özel ve teknik şartlardan
başka aşağıda yazılı bulunan genel şartların da bulunması gerekir.
a) Taahhüde esas madde veya
işin adı, türü, miktarı, niteliği ile diğer özellikleri,
b) Taahhüdün süresi ve ne zaman
başlayacağı,
c) Taahhüdün ifa edileceği yer,
zaman, teslim ve tesellüm süresi,
ç) Ödeme şartları,
d) Hangi tarihe kadar teklif
yapılacağı,
e) Uyuşmazlıkların çözüm şekli
ve yetkili mahkeme,
f) Geçici ve kesin teminat
tutarı ile geçici teminatın kesin teminata dönüştürülmesi,
g) Taahhüdün kısmen veya
tamamen yerine getirilmemesi hâlinde yapılacak işlem ve Borsanın teminat
üzerindeki hakları,
ğ) Teminatın hangi hâllerde
gelir kaydedileceği,
h) Verilecek avans miktarı ya da oranı ve mahsup şekli,
ı) Geçici tesellümden sonra
para ödenecekse bunun şekil şartları ve miktarı,
i) Mal ve hizmetin niteliğine
göre diğer hususlar.
Duyuru
MADDE
60 – (1) Duyuru; alım, satım ve
ihale işlerinin önem ve özelliklerine göre, ilgililerin haberdar olmalarına
ve hazırlıklarını yapmalarına olanak sağlamak amacıyla yapılır.
(2) Mutemet eliyle ve pazarlık
yöntemleri ile yapılacak alım, satım ve ihale işleri duyuruya tabi
değildir.
Teminat
MADDE
61 – (1) Alım, satım ve ihale
işleri için teminat alınıp alınmaması, teminat alınması gereken hâllerde
teminatın şekli ve miktarı Başkanlıkça kararlaştırılır.
(2) Teminat, ilgililere işin
başında duyurulur ve bu husus şartnamede ve sözleşme örneğinde belirtilir.
(3) Teminatlar geçici, kesin ve
avans teminatları olarak üç çeşittir.
a) Geçici Teminat: İhaleye
girenin teklifini ve bu teklifinin sonuçlarını yerine getirmesi amacıyla
alınan teminattır.
b) Kesin Teminat: Kendisine
ihale yapılan firmanın imzalayacağı sözleşme hükümlerini, yerine
getirmesini sağlamak amacı ile alınan teminattır.
c) Avans Teminatı: İhale edilen
işlere ödenen avans karşılığında alınan teminattır.
Teminat
olarak kabul edilebilecek değerler
MADDE
62 – (1) Aşağıdaki kıymetler
teminat olarak kabul edilir.
a) Tedavüldeki Türk parası,
b) Türkiye’de faaliyet gösteren
bankaların veya katılım bankalarının usulüne göre verecekleri "kayıtsız
şartsız ödeme taahhüdünü" içeren teminat mektupları,
c) Devlet ihalelerinde teminat
olarak kabul edilen tahviller, millî bankaların özel kanunlarına göre
çıkarttıkları hazine kefaletine haiz tahviller,
ç) Başkanlığın uygun göreceği
özel şirket tahvilleri,
(2) Para ve menkul değerlerin
makbuz karşılığında Borsa veznesine yatırılması zorunludur.
İhalenin
tebliği ve geçici teminatın iadesi
MADDE
63 – (1) Şartnamede aksine bir
hüküm bulunmadığı takdirde, ihalenin kesinleştiği tarihten itibaren 15 gün
içinde, ihalenin ilgililere tebliği ve kendilerine ihale yapılmayan teklif
sahiplerinin geçici teminatlarının iadesi zorunludur.
Kesin
teminat
MADDE
64 – (1) Kesin teminat alınmış ise
yüklenici, sözleşme yapıldıktan sonra yükleniminden vazgeçer veya herhangi
bir nedenle sözleşmenin feshine yol açarsa, kesin teminatı gelir
kaydedilir.
(2) İşin sözleşme esaslarına
uygun olarak yapıldığının saptanmasından sonra kesin teminat yükleniciye
iade edilir.
İhaleye
katılamayacak olanlar
MADDE
65 – (1) Yönetim Kurulu Başkan ve
üyeleri ile Borsa personeli ve birinci dereceden akrabaları doğrudan veya
dolaylı olarak ihalelere katılamazlar.
ALTINCI
BÖLÜM
Son
Hükümler
Yürürlük
MADDE
66 – (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE
67 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini
İstanbul Altın Borsası Başkanı yürütür.
|