Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

Millî Savunma Bakanlığından:

Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖL

ÜM

Genel Hükümler

Amaç

Madde 1 —

Bu Yönetmeliğin amacı, Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığı ve bağlı ünitelerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasını gerekli şartlar altında korunmalarının teminini ve millî menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 —

Bu Yönetmelik hükümleri; Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığının personeli ile bu Yönetmeliğe göre işlem yapacakları kapsar.

Tanımlar

Madde 3 —

Bu Yönetmelikte geçen deyimlerden;

a) Başkanlık: Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığını,

b) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığı’nın işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Mil

letinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik ve teknik her hangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü kaseti, bilgisayar disketleri, CD’ler ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

c) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası

kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri;

d) Başkanlık arşivi: Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanlığı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Birim arşivi: Başkanlık birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birimlerin bünyesinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı, Başkan

lıkta; Daire Başkanlıkları ile Başkanlığa doğrudan bağlı birimler ve Şube Müdürlükleri düzeyinde, Bölge Müdürlüklerinde; Şube Müdürlükleri, İşletme ve Depo Müdürlükleri ile Üniteler düzeyinde, ayrı ayrı teşkil olunan arşiv birimlerini,

f) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfı

nı kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini,

g) İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imha işlemini,

h) Başkan: Millî Savunma Bakanlığı Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanını,

ifade eder.

Hukukî Dayanak

Madde 4 —

Bu Yönetmelik; 5/4/2001 tarihli ve 4636 sayılı Kanunun 12 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Başkanlık ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Arşiv Malzemeleri

Madde 5 —

Arşiv malzemeleri iki gruptur.

a) Devamlı olarak saklanacak ma

lzemeler;

1) Yok etme tutanakları ve satılarak yok edilen malzemelere ait tesellüm makbuzları

2) Yönetim Kurulu Kararları,

3) İşletme bütçeleri, Faaliyet raporları ve bilançolar,

4) Teftiş Kurulunca düzenlenen rapor ve yazılar,

5) Yüksek Denetleme K

urulu raporları ve yazışmaları,

6) Teşkilatla ilgili iktisadi ve teknik raporlar,

7) Etüt, projeler ile makine ve tesislerin resimleri,

8) İmalat ve inşaat plan, proje ihale dosyaları, resimleri ve hakedişleri,

9) Anlaşmalar ve protokoller,

10) Akarya

kıt teslimatına ilişkin her türlü belgeler,

11) Personele ait şahsi dosyalar, sicil ve künye defterleri, ihraçla sonuçlanan memur, sözleşmeli personel ve işçilerle ilgili Disiplin Kurulu dosyaları,

12) Her çeşit bordrolar,

13) Tapu senetleri, inşaat iskân ve işletme ruhsatları,

14) Başkanlığın çalışmasına ışık tutacak olan geçmişteki mevzuat,

15) Denetim kurulunca düzenlenen rapor ve yazılar,

b) Belirli bir süre için saklanacak malzemeler;

1) Anlaşmazlık hali kesin olarak çözümleninceye kadar bütün ihtilaflı evrak ve belgeler,

2) Mecburi hizmet süresinin sonuna kadar tanzim edilen her türlü evrak ve belgeler,

3) Türk Ticaret Kanununa tabi ve 10 sene müddetle saklanması gerekli olan evrak ve belgeler,

4) Vergi Kanunu kapsamına giren ve 5 sene müddetle saklanması gereken evrak ve belgeler,

5) Ait olduğu birim tarafından saklama süresi belirtilerek verilen ve belirtilen süre kadar saklanacak olan evrak ve belgelerdir.

Koruma Yükümlülüğü

Madde 6 —

Birimler ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi, her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Birimler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (Kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

sorumludur.

Malzemelerin Saklama Süreleri

Madde 7 —

Başkanlığın elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Başkanlık Arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 8 —

Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Başkanlık arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, ilgili birimlerin görüşü alındıktan sonra Başkanlıkça kararlaştırılır.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurulur.

Arşivlerden Yararlanma

Madde 9 —

Başkanlık arşivi yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir nedenle arşivlerden ve bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde birim amirinin izni ile Örneğine Ek-1’de yer verilen "Arşivden Malzeme İsteme Pusulası" iki nüsha doldurularak usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenir.

Evrak ve belgelerin tetkik süresi 15 gündür. Bu süre gerektiğinde 15 gün daha uzatılabilir. Arşivden malzeme isteme pusulası düzenlenmeden arşivden malzeme istenemez.

Arşivden Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 10 —

Başkanlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 31 Ocak 2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Esaslar uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

Madde 11 —

Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,

esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası, emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan evrakın bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Madde 12 —

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanarak birim arşivine devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.

Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiğinde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 13 —

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir.

Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Teslim işlemleri birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 14 —

Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi, Yerleştirilmesi ve Saklanması

Madde 15 —

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Başkanlık arşivine aynı düzende teslim edilir.

Arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.

Birim Arşivlerinden Yararlanma

Madde 16 —

Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden birim amirinin izni ile dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha

Madde 17 —

Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemi Başkanlık arşivinde yapılır. Ancak, Bölge Müdürlüklerinde ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 21 inci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.

Başkanlık Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 18 —

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "Başkanlık Arşivine Devredilecekler" şeklinde ayrılır.

Başkanlık Arşivine Devretme

Madde 19 —

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile birlikte Başkanlık arşivine devredilir.

Uygunluk Kontrolü

Madde 20 —

Başkanlık arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksikleri varsa 12 nci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Başkanlık Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 21 —

Başkanlık arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin dört ve beşinci bölümündeki hükümlere göre yapılır.

23 üncü maddede açıklandığı üzere, Başkanlık arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, arşivdeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Madde 22 —

Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Başkanlık arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "MSB.ANT Başkanlığı Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 23 —

Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:

a) Önce,her birime ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı,işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Teşkilat şemasına göre, birim ve alt birime kadar teşkilat kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir.

Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

c) Ayrımı yapılan evraktan, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan proje ve benzerleri, asıl evraktan ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yapr

ak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1’dan başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.

1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

2) Üzerinde yalnızca "ay" olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.

3) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna

konulur.

4) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu, alt birime kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış örneğine ek:2’de yer verilen "Arşiv yer damgası" evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer d

amgasında, "Alt Birim Kodu’na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve " Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

"Kutu Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılar.

"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası" aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılar.

Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir örneğine ek:3’de yer verilen şekilde "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" konacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Örneğine ek:4’de yer verilen etiketlerdeki "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca "İşlem Yılı " yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın " Dosya Sıra Numarası" dahil, " İşlem Yılı" kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsili numara almış olan evrak için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakın almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altına bu numaraların yer alacağı boş bir kısım

bırakılır.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

I) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, Örneğine ek-5’de yer verilen standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara veya klasörlere konulmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü kaseti, disket, CD ve benzeri) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 24 —

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle saklanır.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer malzemeler içi

n uygulanan hükümler aynen geçerlidir.

Başkanlık Arşivinden Yararlanma

Madde 25 —

Başkanlık arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 ve 16 ncı madde hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 26 —

Başkanlık arşivinde ve Bölge Müdürlüğü arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak Örneğine ek-6’da yer verilen “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara

riayet edilir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp hangilerinin geçici ve sürekli olarak kurumun elinde kalacağı, Başkanlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Devredilmeyen malzeme için bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesi hükümleri uygulanır.

Arşiv Malzemesi Devir–Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 27 —

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü kaseti, ses kaseti, damga ve benzeri olduğu,

c) "İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilat kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de, kutu ve dosya numarası,

e) "Envanter sıra numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltılması ile gösterilir.)

ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) "Evrak sıra numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası

yazılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 28 —

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 29 uncu maddede sayılan imha edilecek malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Madde 29 —

İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir.

1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

2) E

lle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

3) Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç)

4) Adlî, askerî ve idarî yargı organları ile Posta Telgraf Teşkilatı İşletmesi Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, Posta Telgraf Teşkilatı İşletmesi Genel Müdürlüğüne zimmet karşılığında verilen evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

5) Bilgi

toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum, ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, asıl ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kop

ya ve benzerleri,

11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

19) Personel defter devam ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konulmamış başvurular ve yazılar,

22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

26) Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,

Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,

imhasına Başkanlık bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları" nca karar

verilir.

Ayıklama ve İmha

Madde 30 —

Başkanlık elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Başkanlık arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Başkanlık arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında Başkanlık arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Başkanlık arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 31 —

Başkanlık arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Başkanlık arşiv sorumlusunun başkanlığında, Başkanlık arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 kişilik bir "Başkanlık Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" Başkan onayı ile kurulur.

Bölge Müdürlüğü arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafın

dan görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" birim amirinin onayı ile kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 32 —

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 36 ncı madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 33 —

Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutar.

Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde 34 —

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi

Madde 35 —

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. Örneğine Ek-7’de yer verilen imha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 36 —

Başkanlık arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alınarak Başkanın onayını müteakip kesinlik kazanır.

Bölge Müdürlüklerinde ise, Başkanlık arşivinin bağlı olduğu ilgili birimin uygun görüşü alınarak, Bölge Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

Madde 37 —

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 38 —

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

Madde 39 —

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Örneğine Ek-8’de yer verilen bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri, Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 40 —

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi başkanlık arşivinde muhafaza edilir.

Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl saklanır.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Faaliyet Raporu

Madde 41 —

Başkanlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, "8 Ağustos 2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer verilen "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Hâller

Madde 42 —

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 16 Mayıs 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Madde 43 —

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 44 —

Bu Yönetmelik hükümlerini Akaryakıt İkmal ve NATO POL Tesisleri İşletme Başkanı yürütür.

—— • ——