Çevre ve Orman Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği

—— • ——

Çevre ve Orman Bakanlığından:

Çevre ve Orman Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 —

Bu Yönetmeliğin amacı; Bakanlığın merkez ve taşra birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespitini ve herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanarak imhasına ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 —

Bu Yönetmelik; Bakanlığın merkez ve taşra birimlerini kapsar.

Hukuki Dayanak

Madde 3 —

Bu Yönetmelik; 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 —

Bu Yönetmelikte geçen;

a) Bakanlık: Çevre ve Orman Bakanlığını,

b) Merkez ve Taşra Birimleri: Çevre ve Orman Bakanlığı bünyesindeki genel müdürlükler, daire başkanlıkları ile diğer birimler ve taşra kuruluşlarını,

c)

Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, 2 nci maddede belirtilen birimlerin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile Milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlar ile ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

d) Arşivlik Malzeme: (c) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı millet

lerarası antlaşmalar, tapu tahrir defteri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri,

e) Birim Arşivi: Bakanlık birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan, güncelliğini yitirmemiş, günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivleri,

f) Kurum Arşivi: Bakanlığın merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivine göre daha uzun süreli saklandığı ve Bakanlığın tüm birimlerini kapsayan merkezi arşivi,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Gizliliği,

Yararlanma ve Koruma Yükümlülüğü

Koruma Yükümlülüğü

Madde 5 —

Bakanlığın merkez ve taşra birimleri, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi, her türlü zararlı etki ve unsurlardan korumak ve mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Bakanlık arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak da;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daima çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde, uygun yerde higrometre bulundurmak sureti ile rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılması

ndan,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı, koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 C0) arasında tutulmasından,

yükümlüdürler.

Kurum ve Birim Arşivleri

Madde 6 —

Bakanlık, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri"ni, daha uzun bir süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi"ni kurar.

Bakanlık birimlerinin elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise, kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 7 —

Bakanlığın merkez ve taşra birimlerinin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi kurum arşivine devredildikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliği ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Bakanlık tarafından kaldırılabilir.

Arşivlerden Yararlanma

Madde 8 —

Kurum ve birim arşivlerindeki arşiv malzemesinin aslı hiç bir nedenle arşiv dışına çıkartılamaz. Ancak devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 9 —

Araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda; 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile kabul edilen Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tâbi Olacakları Esaslar uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 10 —

Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özellikle

rine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul kullanılır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Bakanlık sicil numarasına ilaveten emekli sicil numarası da belirtilmelidir) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca Bakanlık merkez ve taşra birimlerinde verilen hizmet itibariyle özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme birimlerinin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya plânı da dikkate alınarak, hizmetin şekline malzemenin türüne göre geliştirilecek bir sistem içerisinde alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik ve coğrafi olarak hazırlanır ve arşiv yerleştirilmesi yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan Bakanlık merkez ve taşra birimleri evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "GİZLİ" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivinde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli malzeme, ilgili birimce

gizliliği kaldırılmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizlilik derecesi kaldırılan malzemeye, "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Madde 11 —

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" ve "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle ciltlenmiş ve zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılıp eksiklik varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 12 —

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirli süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili birimler arasında anlaşma ve birliktelik sağlanır.

Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri ve/veya föyleri ile devredilir.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 13 —

Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzeri yayınlar ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 14 —

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Merkez ve taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi Madde 23’deki hükümlere göre yapılır.

Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 15 —

Bakanlık merkez ve taşra birimlerinde bulunan arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri 1-5 yıldır.

Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 16 —

Birimlerce gerektiğinde görülmek veya incelemek üzere ancak dışarıya çıkartılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonucu geri verilir.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 17 —

Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak bakanlık-taşra birimlerinde ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 5 ve 6 ncı Bölümlerindeki hükümler çerçevesinde yapılır.

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 18 —

Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır.

Kurum Arşivine De

vretme

Madde 19 —

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri ve föyleri ile kurum arşivine devredilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü

Madde 20 —

Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksikleri varsa Madde 11’de belirtilen esaslara göre tamamlanır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 21 —

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 5 ve 6 ncı Bölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

Madde 23’de açıklandığı üzere kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Madde 22 —

Ayıklama ve imha işlemini müteakip kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Çevre ve Orman Bakanlığı Kurum Arşivi" damgasıyla damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterin iç kapağının ön yüz sol üst ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştiri

lmesi

Madde 23 —

Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi) işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu daire ve alt birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait evrakı bir araya getirilir

.

Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder:

a) Önce her daire ve alt birimlere ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi Bakanlık genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır.

Kesin tasnif muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimleri için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

c) Ayırımı yapılan evrak ve belgelerden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerle

ri, asıl evrak ve belgeden ayrılmaz, bu tür ekler asıl evrak ve belge ile birlikte ele alınır.

Birden fazla sayfa ve yapraktan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) D

aha sonra birimleri tespit olunan evrak ve belge, kendi içerisinde "gün, ay, yıl" sırasına göre kronolojik sıraya konulur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır;

1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve belgelerin sıralamasında da aynı usul uygulanır.

2) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup günü belli olmayan evraklar sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu ol

arak konur.

3) Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler Miladi tarihe çevrilerek alınır.

4) Bazı eski harfli evrak ve belgede tarihler, ay olarak üç parçaya bölünerek "Evail","Evasıt","Evahir" tabirleriyle kullanıldığından, "Evail" yazılı olanlar ait oldukları ayın onuncu gününden sonraya,"Evasıt" yazılı olanlar ait oldukları ayın yirminci gününden sonraya,"Evahir" yazılı olanlar ise, ait oldukları ayın otuzuncu gününden sonraya konur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olanlar ait oldukları yılın en sonuna konur.

5) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (EK:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır.

Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

"Kutu Numarası" bölümüne, evrak ve belgenin dosyalar içerisinde konulacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak S

ıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar birden başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası" aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (EK:2) konacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların veya klasörlerin, sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (EK:3), "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaralarıyla, ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde

dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil "İşlem Yılı" kaydedilir.

Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve belge için, kutu etiketleriyle dosya gömleklerinin ön yüzlerinde "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve belgelerin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun i

çin, işlem yılı hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

j) Bütün bu işlemler daha sonra ka

taloglara geçirilir.

k) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömleği içerisinde kutulara (EK:4) veya klasörlere konmuş olarak gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleşimde raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise, yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlemler her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı gibi) tasnifi değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Kurum Arşivinde Saklama Süresi

Madde 24 —

Kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinin bekletilme ve saklama süreleri birim arşivindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 25 —

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Malzeme Envanterle

rinin Çıkartılması, Katalogların Hazırlanması

Madde 26 —

Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Kurum Arşivinden Y

ararlanma

Madde 27 —

Kurum arşivinden yararlanmada bu Yönetmeliğin 9 ve 16 ncı maddesi hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 28 —

Kurum arşivi ile taşra arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir –Teslim ve Envanter Formu" (EK:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

Kurum arşivinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümlerine tabi ol

ur.

Arşiv Malzemesi Devir –Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 29 —

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik tür arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı bir form düzenlenir.

Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malze

mesinin;

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program ,model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga ve benzeri olduğu,

c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin, teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla Bakanlık, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki "Kutu" ve "Dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı, (gizli evrak "G" kısaltmasıyla gösterilir)

ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

j) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tüm belgeler için de toplam adet,

k)"Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

l) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içerisindeki sıra numarası,

yazılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İ

mha Edilecek Malzeme,

Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30 —

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Madde 31 —

İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç),

d) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi, taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defteri ve havale fişleri,

e) Bilgi toplamak amacı ile yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

g) Esasa taalluk etmeyip sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

h) Bir

örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin kopyaları,

ı) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlarda bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

i) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

j) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilen dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve def

terlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talep ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

m) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

n) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

o) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

ö) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

p) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışma

lar,

r) Personel devam defteri ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları ve hasta sevk formları,

s) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

ş) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar,

t) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

u) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

ü) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,

v) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

y) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,

z) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve belge ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler,

Bakanlık bünyesinde kurulacak "Ayıklama İmha Komisyonları"nca karar verilerek imha edilir.

Gerektiğinde yukarıda sayılan malzemeler bir örnek saklamak suretiyle tür ve yıllarını gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Ayıklama ve İmha

Madde 32 —

Bakanlık elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklamasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teş

kili

Madde 33 —

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amiri veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur.

Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu amirin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu

" kurulur yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 34 —

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 35 —

Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

ALTINCI BÖLÜM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde 36 —

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listesinin Düzenlenmesi

Madde 37 —

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre teşekkül ettiği birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listesinin Kesinlik Kazanması

Madde 38 —

Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Bakanın onayını müteakip kesinlik kazanır.

Taşra arşivlerinde hazırlanan imha listeleri kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra ilgili birimin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 39 —

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Şekilleri

Madde 40 —

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha Tutanağı

Madde 41 —

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanakların Saklanması ve Denetleme

Madde 42 —

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 43 —

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Faaliyet Raporu

Madde 44 —

Bakanlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Yürürlükten

Kaldırılan Hükümler

Madde 45 —

17/4/1994 tarihli ve 21908 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Orman Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği ile 9/8/1993 tarihli ve 21663 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Çevre Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

Madde 46 —

Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 47 —

Bu Yönetmelik hükümlerini Çevre ve Orman Bakanı yürütür.

Sayfa Başı

---