T.C. Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

—— • —— Emekli Sandığı Genel Müdürlüğünden: MADDE 1 — 23/5/1991 tarihli ve 20879 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 8 — Sandık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar uygulanır." MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 11 inci maddesinin üçüncü fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasının (b) ve (d) bentlerinin birinci parağrafyanı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimleri için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu daire başkanlığına kadar,daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek-3) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt birim kod"una kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur." MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Sandık Arşivi ve Bölge Arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 4), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine tabi Tutulmayacak malzeme Madde 27 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 28 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar." MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 32 nci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyları eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir." MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 35 — Sandık arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra Emekli Sandığı Genel Müdürünün onayının müteakip kesinlik kazanır. Bölge Arşivlerinde ise hazırlanan imha listeleri Sandık Arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra Bölge Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır." MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 36 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır." MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğe 44 üncü maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek