YÜRÜTME VE İDARE BÖLÜMÜ · Yönetmelik

Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Arşiv Yönetmeliğinde Değişiklik YapılmasınaDair Yönetmelik

RG 25.09.2003Kurum Yönetmelikler Sanayi ve Ticaret Bakanlığı

Yönetmelikler ve Ticaret Bakanlığından: Yapılmasına Dair Yönetmelik MADDE 1 — 5/5/1989 tarihli ve 20159 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Arşiv Yönetmeliğinin 9 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 9 — Bakanlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Esaslar uygulanır." MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 24 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (d) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "d) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu" na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur." MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Bakanlık Arşivi ve Taşra Arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir." MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 30 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 30 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar." MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesinin ikinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye üçüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir." MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 36 — Bakanlık arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra Bakanın onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise hazırlanan imha listeleri Bakanlık Arşivinden sorumlu birimin uygun görüşü alındıktan sonra İl Müdürlüklerinde İl Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır." MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 37 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat uygulanır." MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 38 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır." MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğe 44 üncü maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek

Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket ve benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi Ek

Madde 2 — Bakanlık, elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Faaliyet Raporu Ek

Madde 3 — Bakanlık yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 8/8/2001 tarihli 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek:6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir." MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1’inde yer alan "Arşiv yer damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. MADDE 13 — Aynı Yönetmeliğe aşağıdaki Ek:6 ilave edilmiştir. Yürürlük MADDE 14 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 15 — Bu Yönetmelik hükümlerini Sanayi ve Ticaret Bakanı yürütür. Ek : 6 ARŞİV HİZMETLERİ FAALİYET RAPORU (01/01/... - 31/12/.....) A - GENEL BİLGİLER 1 - Kurumun kuruluş tarihi: ................................................................................................................................................................. 2 - Kuruma gelen ve giden evrak adedi: ............................................................................................................................................ 3 - Kurumda kullanılan dosyalama sistemi hakkında bilgi: .............................................................................................................................................................................................................. 4 - Teşkilatlanmada meydana gelen değişiklikler: ............................................................................................................................ .............................................................................................................................................................................................................. B - BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ 1 - Birim arşiv sorumlularının bulunup, bulunmadığı: .............................................................................................................................................................................................................. 2 - Ünitelerde işlemi biten evrakın uygunluk kontrolü yapılarak birim arşivlerine düzenli olarak teslim edilip edilmediği: .............................................................................................................................................................................................................. 3 - Yönetmeliğin 4 üncü maddesi gereği koruma yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediği: .............................................................................................................................................................................................................. 4 - Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan evrakın düzenli bir şekilde Kurum Arşivi’ne teslim edilip edilmediği: .............................................................................................................................................................................................................. C - KURUM ARŞİV İŞLEMLERİ 1 - Kurum Arşivi’nde görevlendirilen personel sayısı ve eğitim durumu: .............................................................................................................................................................................................................. 2 - Yönetmeliğin 4 üncü maddesi gereği koruma yükümlülüğünün yerine getirilip, getirilmediği: .............................................................................................................................................................................................................. 3 - Kurum Arşivi’ne devredilen evrakın birimlere göre dağılımı; türü ve adedi: .............................................................................................................................................................................................................. 4 - Evrakı ayıklama-imha işlemine tabi tutulan birimlerin adı, evrakın yılı ve adedi: .............................................................................................................................................................................................................. 5 - Ayıklama-imha komisyonlarının ne şekilde teşekkül ettiği: .............................................................................................................................................................................................................. 6 - Ayıklama-imha komisyonlarının, arşiv malzemesi ile muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin tefriki çalışmalarında göz önünde bulundurdukları kriterler: .............................................................................................................................................................................................................. 7 - İmhaya ayrılan malzeme için imha listesi ve imha tutanağının hazırlanıp hazırlanmadığı: .............................................................................................................................................................................................................. 8 - Yapılan ayıklama işlemleri neticesinde Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü uygun görüşünün alınıp alınma- dığı: .............................................................................................................................................................................................................. 9 - İmhaya ayrılan belgelerin yılı, türü, adedi ve birimlere göre dağılımı: .............................................................................................................................................................................................................. 10 - Muhafazasına lüzum görülmeyen evrakın ne şekilde imha edildiği: .............................................................................................................................................................................................................. 11 - Yapılan ayıklama-imha işlemleri neticesinde, arşiv malzemesi olarak tespit edilenlerin birimlere göre dağılımı, türü, yılı ve adedi: .............................................................................................................................................................................................................. 12 - Arşiv malzemesi hüviyetini kazanmış olan evraktan Kurum Arşivi’nde sürekli olarak kullanılanların türü, yılı, konusu ve adedi: .............................................................................................................................................................................................................. 13 - Arşiv malzemesi hüviyetini kazanan evrakın tasnif işlemlerinin başlatılıp başlatılmadığı: .............................................................................................................................................................................................................. 14 - Devlet Arşivi’ne devredilecek arşiv malzemesinin türü, adedi (klasör, dosya ve belge sayısı): .............................................................................................................................................................................................................. 15 - Arşiv malzemesinin, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne ne zaman devredileceği: .............................................................................................................................................................................................................. 16 - Taşra bölge ve yurt dışında bulunan birim arşivlerinde, yukarıda sayılan hizmetler konusunda yapılan çalışmalar hak- kında bilgi: .............................................................................................................................................................................................................. 17 - İlave edilecek hususlar: .............................................................................................................................................................................................................. Faaliyet raporunu hazırlayan yetkilinin Unvanı : ................................................................................................................................................................ Adı-Soyadı : ................................................................................................................................................................ İmzası : ................................................................................................................................................................ Tarih : ................................................................................................................................................................ Telefonu : ................................................................................................................................................................ Tasdik eden üst yöneticinin Unvanı : ................................................................................................................................................................ Adı-Soyadı : ................................................................................................................................................................ İmzası : ................................................................................................................................................................ Tarih : ................................................................................................................................................................ Telefonu : ................................................................................................................................................................ Kuruluşun Adresi : ................................................................................................................................................................ Posta Kodu : ................................................................................................................................................................ Telefaks : ................................................................................................................................................................