Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

Müsteşarlığından : MADDE 1 —9/1/1995 tarihli ve 22166 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gümrük Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 7 nci maddesinin başlığı ile birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Yararlanma ve Yararlanma Usul ve Esasları" "Müsteşarlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden, yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda, 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren esaslar uygulanır." MADDE 2 —Aynı Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 3 —Aynı Yönetmeliğin 13 üncü maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 13 —Teşkilat şemasına göre kodların tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." MADDE 4 —Aynı Yönetmeliğin 14 üncü maddesinin (c) bendinin birinci ve ikinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu" na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır." "Aynı damganın "Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur." MADDE 5 —Aynı Yönetmeliğin 15 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum Arşivi ve taşra arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir." MADDE 6 —Aynı Yönetmeliğin 18 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 18 —Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 19 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve / veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar." MADDE 7 —Aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş "İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir." MADDE 8 —Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 9 —Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 26 —Kurum Arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Müsteşarın onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise hazırlanan imha listeleri, Kurum Arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra Başmüdürün onayını müteakip kesinlik kazanır." MADDE 10 —Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 27 —İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp, okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır." MADDE 11 —Aynı Yönetmeliğe 32 nci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek