Hazine Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı, Hazine Müsteşarlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatları birimlerinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve milli menfaatlere uygun olarak, Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, Hazine Müsteşarlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarını kapsar. Hukuki Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik, 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe konan ''Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 45 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar

Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv Malzemesi: Hazine Müsteşarlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatları birimlerinin işlemleri sonucunda oluşan ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup; Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentde sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletler arası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletler arası antlaşmaları ve benzeri belgeleri, c) Birim Arşivi: Hazine Müsteşarlığı’nın merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu teşkilatların çeşitli birimlerinde, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı birim arşivlerini, d) Merkez Arşivi: Hazine Müsteşarlığı merkez teşkilatı içinde yer alan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkez arşivini, e) Müsteşarlık: Hazine Müsteşarlığı’nı, f) Daire Başkanlığı: Hazine Müsteşarlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı’nı, g) Daire Başkanı: Hazine Müsteşarlığı İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı’nı, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Merkez Arşivlerinde Saklanması Koruma Yükümlülüğü

Madde 5 — Müsteşarlık, elinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. Müsteşarlık, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunmasıyla ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın zararlarına karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak, arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının uygun bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludur. Merkez ve Birim Arşivleri

Madde 6 — Müsteşarlık, belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için ''Birim Arşivleri''ni, daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için ''Merkez Arşivi''ni kurar. Müsteşarlıkta bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, Merkez Arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Ancak, Müsteşarlık Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü ile Teşvik ve Uygulama Genel Müdürlüğü, ellerinde bulunan arşivlik malzemeyi, özelliği nedeniyle, yukarıdaki süreye bağlı olmaksızın birim arşivlerinde bulundururlar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Arşiv Malzemesinin Gizliliği, Gizliliğin Kaldırılması İşlemleri ve Arşivlerden Yararlanma Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 7 — Birimlerin ellerinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Merkez Arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizlilikleri, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra, Müsteşarlıkça kaldırılabilir. Müsteşarlıkta gizliliğin kaldırılması, Merkez Arşivinde kurulacak bir "Gizliliği Kaldırma Komisyonu" vasıtasıyla yapılır. Ancak, evrakı üreten dairenin gizliliğin kaldırılması yolundaki görüşü esastır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gizli özelliğini taşıyarak intikal eden arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ise, Müsteşarlığın görüşü alındıktan sonra Başbakanlıkça kararlaştırılır. Gizliliği Kaldırma Komisyonunun Teşkili

Madde 8 — Gizliliği kaldırılacak arşiv malzemesi için, Daire Başkanı veya bir Yardımcısının başkanlığında, Merkez Arşivinden bir kişi ile evrakın ait olduğu birimden konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki kişi olmak üzere toplam dört kişiden oluşturulan "Gizliliği Kaldırma Komisyonu" kurulur. Gizliliği Kaldırma Komisyonunun Yetki, Sorumluluk ve Çalışma Esasları

Madde 9 — Gizlilik kaydı taşıyan arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, "Gizliliği Kaldırma Komisyonu"nun nihai kararından sonra, bu Yönetmeliğin 11 inci maddesi hükmüne göre yapılır. Gizliliği Kaldırma Komisyonu, lüzum görülen hallerde veya tasnif işlemleri tamamlanarak araştırmaya açılma aşamasına gelmiş arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılıp kaldırılamayacağına karar vermek üzere çalışmaya başlar. Komisyon kararları oy çokluğuyla alınır. Komisyonun oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda gizliliğin kaldırılması işlemi yapılmaz. Gizliliği Kaldırılan Arşiv Malzemesinin Listelerinin Düzenlenmesi

Madde 10 — Gizliliği kaldırılan malzeme için; teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarihi, sıra numarası ve dosya numarası esas alınmak üzere iki nüsha olarak liste hazırlanır. Listeler, Komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır. Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesinin üzerine "… Tarih ve… Sayılı Gizliliği Kaldırma Komisyonu Kararı ile Gizliliği Kaldırılmıştır." damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir. Gizliliği Kaldırılan Arşiv Malzemesinin Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 11 — Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesine ilişkin hazırlanan listeler Müsteşar veya görevlendireceği üst düzey amirin onayı ile kesinlik kazanır. Gizliliği Kaldırılan Arşiv Malzemesinin Listelerinin Saklanması

Madde 12 — İkişer nüsha olarak hazırlanan listeler, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar dikkate alınarak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim arşivinde, ikincisi Merkez Arşivinde muhafaza edilir. Arşivlerden Yararlanma

Madde 13 — Arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 14 — Müsteşarlıkta bulunan araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, gerçek ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 1/3/2002 tarihli ve 24682 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Esaslar uygulanır. Birimlerin Merkez Arşivinden yararlanması, "Arşiv Araştırma ve Fotokopi Talep Formu" (Ek-1) ve Daire Başkanının onayı ile yapılır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Birim Arşivi İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 15 — Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde, ayırıma tabi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl), c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları; sicil numarası (Müsteşarlık sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır. Ayrıca, Müsteşarlık merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatları birimlerinin, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu birimlerin kendi aralarında mutabakat sağlaması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde (alfabetik, numerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri) hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu klasörün veya dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile ''Gizli'' damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivdeki tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye bu Yönetmeliğin Üçüncü bölümü çerçevesinde ''Gizliliği Kaldırıldı'' damgası vurularak, "Gizli" damgası iptal edilir. Yukarıda belirtilen işlemler sonucunda hazırlanan klasör ve dosyalar içerisine, dosya veya klasörde yer alan evrakın dökümünü veren bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek-2) konur. Uygunluk Kontrolü

Madde 16 — Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin, işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus ''Kayıt Defteri'' veya ''Föyleri'' gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, i) Dosya veya klasör içerisine konulması gereken dosya muhteviyatı döküm formlarının konulup konulmadığına, bakılır, varsa eksikleri tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 17 — İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Teslim işlemleri ise birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzemenin, birim arşivine devri, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 18 — Müsteşarlıkça yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar hariç, Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 19 — Arşiv ve arşivlik malzeme, birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Merkez Arşivine aynı düzende teslim edilir. Taşra ve yurt dışı teşkilatları arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi bu Yönetmeliğin 28 inci maddesi hükümlerine göre yapılır. Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 20 — Arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süresi 1-5 yıldır. Bu sürenin uzatılması veya kısaltılması birimlerin ihtiyaçları göz önüne alınmak suretiyle Daire Başkanlığı tarafından tespit edilir. Yurt dışı birim arşivlerinde arşivlik malzemenin saklanma süresi 10 yıldır. Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 21 — Birimlerce gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere birim arşivinden dosya alınabilir. Diğer birimlerin birim arşivinden yararlanma talebi ise, ilgili birim amirinin iznine tabi olup; dosya veya evrak, arşiv dışına çıkarılmamak kaydıyla, incelenebilir veya usulüne uygun örnekler verilebilir. Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 22 — Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Merkez Arşivinde yapılır. Ancak, Müsteşarlık taşra ve yurt dışı teşkilatlarındaki ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin Altıncı ve Yedinci bölümlerindeki hükümler çerçevesinde yapılır. Merkez Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 23 — Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, ''Merkez Arşivine Devredilecek'' şeklinde ayrılır. Merkez Arşivine Devretme

Madde 24 — Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri, föyler ve devredilecek malzemeye ait "Dosya Muhteviyatı Döküm Formları"nı da ihtiva eden bir yazı ile Merkez Arşivine devredilir. BEŞİNCİ BÖLÜM Merkez Arşivi İşlemleri Uygunluk Kontrolü

Madde 25 — Merkez Arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesinde belirtilen biçimde tamamlanır. Merkez Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 26 — Merkez Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin Altıncı ve Yedinci bölümlerindeki hükümlere göre yapılır. Bu Yönetmeliğin 28 inci maddesinde açıklandığı üzere, Merkez Arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, Merkez Arşivinde muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama

Madde 27 — Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Merkez Arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Hazine Müsteşarlığı Merkez Arşivi'' damgası ile damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin, aynı şekilde, sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Merkez Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 28 — Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki Müsteşarlık birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı biraraya getirilir. Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder: a) Önce, her birim ve alt birimlerine ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve ilişki biçimlerine uygun şekilde biraraya getirilir. Ayırma işlemi Müsteşarlığın teşkilat şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte biraraya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için, yaprak ve sayfaları numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde ''gün, ay, yıl'' sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır: ı) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. ıı) Üzerinde yalnızca ''ay'' olup günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna toplu olarak konulur. ııı) Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. ıv) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu daire başkanlığına ve şube müdürlüğüne kadar, daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası'' (Ek-3), evrakın ön yüz alt bölümüne, siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv Yer Damgasında, ''Alt Birim Kodu''na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın ''Kutu veya Klasör Numarası'', ''Dosya Numarası'' ve ''Evrak Sıra Numarası'' bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. ''Kutu Numarası'' bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. ''Dosya Numarası'' bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. ''Evrak Sıra Numarası'' bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak, 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. ''Arşiv Yer Damgası'', aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır . Kodlama, ''Kutu Numarası'', ''Dosya Numarası'' ve ''Evrak Sıra Numarası'' bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir ''Dosya Muhteviyatı Döküm Formu'' (Ek-2) konulur. g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine, yukarıda belirtilen kodlamanın ''Evrak Sıra Numarası'' hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-4), ''Dosya Numarası'' hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca ''İşlem Yılı'' yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın ''Dosya Sıra Numarası'' dahil, ''İşlem Yılı'' kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemi devam ettiği sürece, müteselsil olarak devam ettirilir. ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-5) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede; raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Merkez Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 29 — Müsteşarlığın elinde bulunan arşiv malzemesinin, Merkez Arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Madde 30 — Merkez Arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin, kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 31 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası, cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 32 — Merkez Arşivi ile taşra ve yurt dışı teşkilatları arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi ''Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler'' şeklinde ayırılarak, hazırlanacak ''Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu'' (Ek-6), varsa kayıt defterleri ile en geç 1 yıl içinde Genel Müdürlüğe devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Müsteşarlık elinde kalacağı, Müsteşarlığın görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Merkez Arşivinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümlerine tabidir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 33 — Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı form düzenlenir. Form üzerinde teslim edilen arşiv malzemesinin; a) ''Birimi'' bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) ''Türü'' bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga ve benzeri olduğu, c) ''İşlem Yılı'' bölümüne, arşiv malzemesinin oluştuğu yıl, d) ''Teşkilat Kodu'' bölümüne, her dikdörtgen içine, sırayla; kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki ''kutu'' ve ''dosya'' bölümüne de kutu ve dosya numarası, e) ''Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evrakın teslim dönemiyle ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) ''İşlem Tarihi'' bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) ''Sayı'' bölümüne, evraka verilen sayı, h) ''Gizlilik Derecesi'' bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak ''G'' kısaltması ile gösterilir), ı) ''Konusu'' bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) ''Adedi'' bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) ''Açıklama'' bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesiyle ilgili olarak yapılması gereken açıklamalar, k) ''Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. ALTINCI BÖLÜM Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 34 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, bu Yönetmeliğin 35 inci maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. İmha Edilecek Malzeme

Madde 35 — İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir: 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları, 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç), 4) Adli veya idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defteri ve havale fişleri, 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları), 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan ilgili ünite, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadıyla gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlarla ilgili mütalaaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri taleplerle ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler, 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 20) Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav yazılı kağıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 21) Görev talepleri ve cevapları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26) Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler, 27) Yukarıdaki genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda zamanla kendiliğinden oluşan evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına, Müsteşarlık bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları''nca karar verilir. Gerektiğinde, yukarıda sayılan malzemeler, bir örnek saklanmak suretiyle, tür ve yıllarını gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir. Merkez Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Madde 36 — Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Merkez Arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında Merkez Arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Merkez Arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 37 — a) Merkez Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu: Merkez Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumlu Daire Başkanının veya Merkez Arşiv Sorumlusunun başkanlığında, Merkez Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş kişilik bir ''Merkez Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Müsteşarlık bünyesindeki kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerinin sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılırlar. b) Taşra Teşkilatı Ayıklama ve İmha Komisyonu: Taşra teşkilatı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir ''Ayıklama ve İmha Komisyonu'' kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. c) Yurt Dışı Teşkilatı Ayıklama ve İmha Komisyonu: Yurt dışı teşkilatlarında yapılacak ayıklama ve imha işlemleri ise, ilgili misyonda görevli bir Müsteşarlık personeli ile misyon şefinin belirleyeceği iki kişiden oluşan toplam 3 kişilik bir komisyon marifetiyle yapılır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 38 — Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 42 nci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 39 — Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar, üye tam sayısı ile toplanır ve kararları oy çokluğu ile alırlar. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. YEDİNCİ BÖLÜM İmha İşlemleri Ayıklama ve Tasnif

Madde 40 — Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. İmha Listelerinin Düzenlenmesi

Madde 41 — İmha edilecek malzeme için, özelliklerine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere, iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 42 — a) Merkez Arşivinde: Hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, Müsteşarın onayını müteakip kesinlik kazanır. b) Taşra ve Yurt Dışı Teşkilatları Arşivlerinde: Hazırlanan imha listeleri, Merkez Arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha Şekilleri

Madde 43 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 44 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayırılır. İmha Tutanağı

Madde 45 — İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 46 — İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi Merkez Arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. Taşra ve yurt dışı teşkilatlarınca hazırlanan imha listelerinin onaylı bir örneği Daire Başkanlığına gönderilir. SEKİZİNCİ BÖLÜM Çeşitli Hükümler Sorumluluk ve Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel

Madde 47 — Müsteşarlık arşiv hizmet ve faaliyetleri Daire Başkanlığı tarafından yürütülür. Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak Merkez Arşivi ve birim arşivleri için yetkililer gereken tedbirleri alırlar. Müsteşarlığın arşiv faaliyet ve hizmetlerinin yürütülmesi, geliştirilmesi, modern arşiv sistemlerinin takibi ve uygulanması; üniversitelerin arşivcilik, kütüphanecilik veya dokümantasyon bölümlerinden mezun olanlar ile en az dört yıllık yüksek öğrenim mezunu, arşiv hizmetleri konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip personelce sağlanır. Bu amaçla, Daire Başkanlığı emrinde yeterli sayıda personel istihdam edilir. Faaliyet Raporu

Madde 48 — Daire Başkanlığı, yıl içindeki arşiv faaliyetleriyle ilgili bilgileri, 08/08/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu"nu düzenleyerek, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir. Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar

Madde 49 — Bu Yönetmelikte yer almayan hususlarda 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" hükümleri uygulanır. Yürürlük

Madde 50 — Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

Madde 51 — Bu Yönetmelik hükümlerini Hazine Müsteşarlığı’nın bağlı bulunduğu Devlet Bakanı yürütür. —— • ——