Yakın ve Orta Doğu Çalışma Eğitim Merkezi Başkanlığı Arşiv Yönetmeliği

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı, Yakın ve Orta Doğu Çalışma Eğitim Merkezinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, her hangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasının ve gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmesine ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, Yakın ve Orta Doğu Çalışma Eğitim Merkezi Başkanlığını kapsar. Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin" 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir. Tanımlar

Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen; a) Eğitim Merkezi : Yakın ve Orta Doğu Çalışma Eğitim Merkezini, b) Genel Müdürlük : Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü, c) Kurum Arşivi : Arşiv Malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süre saklandığı merkezin arşivini, d) Birim Arşivi : Eğitim Merkezinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu teşkilatın birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerini, e) Arşiv Malzemesi: Eğitim Merkezinin çalışma alanını, Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Eğitim Merkezinin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletler arası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, f) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Eğitim Merkezinin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar gibi belgeleri, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü

Madde 5 — Eğitim Merkezi, elinde bulundurduğu ve Genel Müdürlüğe teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. Eğitim Merkezi, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve hertürlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından, b) Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludur. Birim ve Kurum Arşivleri

Madde 6 — Eğitim Merkezi belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri" daha uzun bir süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi"ni kurar. Eğitim Merkezi elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; Arşiv Malzemesi ise, Kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 7 — Eğitim Merkezi Birimlerinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Eğitim Merkezince kararlaştırılır. Arşivden Yararlanma

Madde 8 — Eğitim Merkezi elinde bulunan Arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep, suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak, devlete gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 9 — Eğitim Merkezi elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden Yerli ve Yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Esaslar uygulanır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Birim Arşivi İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 10 — Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre, a) Birimi, b) İşlem Yılı (Malzemenin teşekkül ettiği yıl), c) Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır ) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Eğitim Merkezi sicil numarasına ilaveten emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanmalı ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılmalıdır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizlilik Kaldırıldı"damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Birim Arşivinde Uygunluk Kontrolü

Madde 11 — Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarındaki atlama, tekerrür veya eksikliklere, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilmesine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanmasına, d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılmasına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenmesine, f) Zarflanması gerekenlerin zarflanmasına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılmasına,İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenmesine, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenmesine, i) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olmamasına, bakılır. Eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 12 — İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Teslim işlemleri ise; birim arşivi personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 13 — Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 14 — Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 15 — Arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 16 — Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir ve alınan dosya inceleme sonunda iade edilir. Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 17 — Birim Arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 18 — Birim Arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır. Kurum Arşivine Devretme

Madde 19 — Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir. Kurum Arşivinde Uygunluk Kontrolü

Madde 20 — Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksikleri varsa 10 uncu maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 21 — Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 22 nci madde de açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama

Madde 22 — Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Yakın ve Orta Doğu Çalışma Eğitim Merkezi Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tüm arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 23 — Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder; a) Önce her birime ait evrak tek, tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Ayırım işlemi, Eğitim Merkezi Başkanlığı teşkilat şemasına göre yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. c) Ayırımı yapılan evrak ve vesaik den, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek, aidiyetlerini sağlamak ve dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde "gün, ay ve yıl"sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır. 1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. 2) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evrak sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. 3) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar ait oldukları yılın en sonuna konulur. 4) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde tahmini tarihlemesi yapılan evrak da, ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakı arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, Daire Başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu’na" kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. "Kutu Numarası" bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. "Dosya Numarası" bölümünde, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. "Evrak Sıra Numarası" bölümünde ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrak eklerine de basılır. Kodlamada " Kutu Numarası", " Dosya Numarası" ve " Evrak Sıra Numarası" bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek:2) konacaktır. g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3) "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir. Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibarıyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaraların başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. h) Kutulara verilecek sıra numaraları, seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise, yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır. ı) Bu tasnif sisteminde ayırım ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün işlemler daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klasörlere) konmuş olarak , gerekli şartlara haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme İşlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı, ve benzeri) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 24 — Eğitim Merkezinin elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivinde bekletilme ve saklama süreleri, birim arşivlerindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Madde 25 — Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 26 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Kurum Arşivinden Yararlanma

Madde 27 — Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 8, 9 ve 16 ncı madde hükümleri saklıdır. Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 28 — Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel Müdürlüğe Devredilecekler" şekilde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Eğitim Merkezinin elinde kalacağı, Eğitim Merkezinin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Eğitim Merkezinin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümlerine tabidir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 29 — Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki teslim edilen arşiv malzemesinin; a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga ve benzeri olduğu, c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl, d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla Kurum, Birim, Alt Birim ve Hizmet Kodları, yanındaki "Kutu" ve "Dosya" bölümüne de Kutu ve Dosya Numarası, e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka ve teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı, h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli Evrak "G" kısaltması ile gösterilir.), ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30 — Cari İşlemlerde fiilen rolü bulunan saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 31 inci madde de yer almış dahi olsalar, malzeme belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. İmha Edilecek Malzeme

Madde 31 — İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları, 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, 3) Resmi veya özel her çeşit zarflar, (Tarihi değeri olanlar hariç) 4) Adli ve İdari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları.), 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerin fazla kopyaları, 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire kurumu ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar, şikayetler, 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyânında kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, 20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, 27) Yukarıda genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına Eğitim Merkezi bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir. Yukarıda sayılan malzemeler gerektiğinde bir örnek belge saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir. Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Madde 32 — Eğitim Merkezi elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum Arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 33 — Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun Başkanlığında, Kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetler de bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Eğitim Merkezi bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri sorumlusu da, bu komisyona tabii üye olarak katılır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 34 — Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 35 — Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, sözkonusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. BEŞİNCİ BÖLÜM İmha İşlemleri Ayıklama ve Tasnif

Madde 36 — Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. İmha Listesinin Düzenlenmesi

Madde 37 — İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının Başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 38 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Eğitim Merkezi Başkanının onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha Şekli

Madde 39 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 40 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. İmha Tutanağı

Madde 41 — İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının Başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 42 — İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. ALTINCI BÖLÜM Çeşitli Hükümler Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 43 — Bu Yönetmelikte bulunmayan hükümler için 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" hükümleri uygulanır. Faaliyet Raporu

Madde 44 — Eğitim Merkezi; yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek: 6) ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir. YEDİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük

Madde 45 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

Madde 46 — Bu Yönetmelik hükümlerini Eğitim Merkezi Başkanı yürütür.