Makina ve Kimya Endüstrisi Hurda Sanayi İşletmeleri ve Ticaret (HURDASAN) Anonim Şirketi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 11/8/1999 tarihli ve 23783 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Makina ve Kimya Endüstrisi Hurda Sanayi İşletmeleri ve Ticaret (HURDASAN) Anonim Şirketi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 8 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 8 — Şirketin elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 11 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 22 nci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, birime kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu" na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum arşivi ile taşra arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 28 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenle) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 29 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır." "İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 36 — Şirket arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra İşletme Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 37 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 38 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğe 41 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 2 — Şirket, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek: 1’inde yer alan "ARŞİV YER DAMGASI (Evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Makina ve Kimya Endüstrisi Hurda Sanayi İşletmeleri ve Ticaret (HURDASAN) Anonim Şirketi Genel Müdürü yürütür.