Denizcilik Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 28/12/1995 tarihli ve 22507 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Denizcilik Müsteşarlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 7 nci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Kurum arşivinde bulunan araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması; yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 —Aynı Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 21 inci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, daire başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış Arşiv Yer Damgası (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanmak suretiyle basılır. Arşiv Yer Damgasında, Alt Birim Koduna kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden bunların belirlenmiş kodları lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın Kutu veya Klasör Numarası, Dosya Numarası ve Evrak Sıra Numarası bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 24 üncü maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum arşivi ile taşra bölge arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 26 — Cari İşlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 27 nci madde de sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 29 uncu maddesinin ikinci fıkrasının başlangıcında yer alan Birim arşivlerinde ibaresi Taşra ve bölge arşivlerinde şeklinde değiştirilmiştir.

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 31inci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır." "İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 34 — Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Denizcilik Müsteşarının onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra ve bölge arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra ilgili birimin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 35 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin 40 ıncı maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir gibi arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Müsteşarlık elinde bulunan veya bilahare elde edilecek eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — Müsteşarlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1’inde yer alan "Arşiv Yer Damgası (Evrakın Arka Yüzüne)" ibaresi, "Arşiv Yer Damgası (Evrakın Ön Yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini, Denizcilik Müsteşarlığının bağlı olduğu Devlet Bakanı yürütür.