Ekonomik, Kültürel, Eğitim ve Teknik İşbirliği Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin Adının ve Bazı Maddelerinin Değiştirilmesine Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 25/6/2000 tarihli ve 24090 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan "Ekonomik, Kültürel, Eğitim ve Teknik İşbirliği Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin" adı "Türk İşbirliği ve Kalkınma İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği" olarak, Yönetmelikte geçen "Ekonomik, Kültürel, Eğitim ve Teknik İşbirliği Başkanlığı" ibareleri "Türk İşbirliği ve Kalkınma İdaresi Başkanlığı" olarak değiştirilmiştir.

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 4 üncü maddesinin (c) bendi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "c) Birim Arşivi: "Türk İşbirliği ve Kalkınma İdaresi Başkanlığının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve hizmet birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Yurtdışı koordinatörlüklerinde bulunan arşivler de birim arşivi sayılır),"

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 10 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 10 — Başkanlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 31/1/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek ve Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar uygulanır.

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 15 inci maddesine aşağıdaki ikinci fıkra eklenmiştir. "Yurtdışı koordinatörlük arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 18 inci maddesine aşağıdaki ikinci fıkra eklenmiştir. "Ancak Yurtdışı koordinatörlüklerinde ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin 22 nci maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 24 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (b) ve (e) bentlerinin birinci paragrafları aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat şemasına göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birime kadar; Yurtdışı teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tesbiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası", (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. "

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiş ve maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum Arşivi ile yurtdışı Koordinatörlüklerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 30 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesine aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Yurtdışı Koordinatörlüklerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya üniteni n amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiş ve maddeye aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesinin üçüncü fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 13 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 38 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Başkanın onayını müteakip kesinlik kazanır. Yurtdışı Koordinatörlüklerinde ise, hazırlanan imha listeleri, Başkanlığın onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 14 — Aynı Yönetmeliğin 39 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 39 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görünüp okunması mümkün olmayacak şeklide özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 15 — Aynı Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 40 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır."

MADDE 16 — Aynı Yönetmeliğe 43 üncü maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır. " "Faaliyet Raporu

Ek Madde 2 — Başkanlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir."

MADDE 17 — Aynı Yönetmeliğin 48 inci ve 49 uncu madde numaraları, "44" ve "45" olarak değiştirilmiştir.

MADDE 18 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1’inde yer alan "Arşiv yer damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 19 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 20 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türk İşbirliği ve Kalkınma İdaresi Başkanı yürütür. —— • ——