Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Çankırı Silah Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

MADDE 1 — 21/06/2001 tarihli ve 24439 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Makine ve Kimya Endüstrisi Kurumu Çankırı Silah Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 12 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 12 — Şirket elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmî şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi hususunda 31/01/2002 tarihli ve 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren esaslar uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 15 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan ünite ve alt birimleri için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu birimlere kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (EK: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu" na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası" "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 30 uncu maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki ikinci fıkra eklenmiştir. "Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu" (EK: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 32 nci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 32 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 33 üncü maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 39 uncu maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 40 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 41 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 41 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 42 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 42 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlardan ayıklanır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğe 45 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir v.b. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — Şirket, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin EK: 1’inde yer alan "ARŞİV YER DAMGASI (Evrakın arka yüzüne tatbik edilecek.) ibaresi," "ARŞİV YER DAMGASI (Evrakın ön yüzüne tatbik edilecek.)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Şirket Genel Müdürü yürütür.