Türkiye Şeker Fabrikaları Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatı elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir. Kapsam

Madde 2 — Bu Yönetmelik, Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatını kapsar. Dayanak

Madde 3 — Bu Yönetmelik 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun ve 16/5/1988 tarihli 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45 inci maddesine göre hazırlanmıştır. Tanımlar

Madde 4 — Bu Yönetmelikte geçen; a) Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin icraatını, işletme esaslarını, hizmetlerini, ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi, b) Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını, Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğünün gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla yaptığı ikili ve çok taraflı milletlerarası andlaşmaları, tapu sınır kayıtları gibi belgeleri, c) Kurum arşivi: Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğünün, merkez teşkilâtı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi, d) Birim arşivi: Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğünün görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve Genel Müdürlüğün çeşitli birimlerinde, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Taşra Teşkilatında bulunan arşivler birim arşivi sayılır.), e) Genel Müdürlük: Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürlüğünü, ifade eder. İKİNCİ KISIM Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma Koruma Yükümlülüğü

Madde 5 — Genel Müdürlük, elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı etki ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür. Genel Müdürlük arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak; a) Yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve böceklerin vereceği zararlara karşı gerekli önlemlerin alınmasından, b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından, c) Arşivin her bölümünde uygun yerlere nem ölçer (higrometre) bulundurmak suretiyle, nemin %50-60 arasında tutulmasından, d) Fazla nemi önlemek için, nem emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, e) Yılda en az bir kez mikroorganizmalara karşı koruyucu önlem olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, g) Isının mümkün olduğu kadar (kağıt malzeme için) 12-15 derece arasında tutulmasından, sorumludurlar. Birim ve Kurum Arşivleri

Madde 6 — Genel Müdürlük, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri", daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi"ni kurar. Genel Müdürlük elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv Malzemesinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılmayacağı

Madde 7 — Arşiv malzemesi her ne biçim ve nedenle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Genel Müdürlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir. Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 8 — Kurum ve birim arşivlerinde bulunan ve yürürlükte olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi gizli kalır. Bu özelliğini kaybeden malzemenin gizliliği ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kaldırılabilir. Arşivden Yararlanma

Madde 9 — Arşiv malzemesinin aslı hiç bir şekilde, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak; Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması veya ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce atanacak bilir kişiler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 10 — Genel Müdürlük elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır. ÜÇÜNCÜ KISIM Birim Arşivi İşlemleri Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 11 — Her yıl Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırım yapılır. Ayırım işlemlerinden sonra, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre; a) Birimi, b) İşlem yılı (oluştuğu yıl), c) Konu ve işlem bakımında aidiyeti, d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum sicil numarasına ek olarak, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde buna göre yerleştirme yapılır. Ayrıca, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, Kurumda kullanılan dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde (alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi vb.) hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. İçerisinde tamamen ve kısmen gizlilik derecesi taşıyan evrak bulunan dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur. Gizlilik dereceli evrak, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur. Gizliliği kaldırılan malzemeye, "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir. Uygunluk Kontrolü

Madde 12 — Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde; a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına özel "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı nitelikte birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu amaçla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi personelince ortaklaşa yapılır. Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 13 — İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tesbitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Teslim işlemleri ise, birim arşivi personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır. Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 14 — Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 15 — Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir. Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır. Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 16 — Genel Müdürlük elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır. Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 17 — Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak koşuluyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir. Dosyayı alan kişi tarafından, Arşivden Malzeme Alma Fişi doldurulur. (Ek:7) Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 18 — Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri yapılamaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak taşra teşkilatında ayıklama ve imha işlemleri, 22 nci madde hükümleri uyarınca yapılır. Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Madde 19 — Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır. Kurum Arşivine Devretme

Madde 20 — Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile kurum arşivine devredilir. DÖRDÜNCÜ KISIM Kurum Arşivi İşlemleri Uygunluk Kontrolü

Madde 21 — Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 nci maddede gösterilen biçimde tamamlanır. Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 22 — Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, Bu Yönetmeliğin Beşinci ve Altıncı Kısım hükümlerine göre yapılır. Kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. Damgalama

Madde 23 — Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak koşuluyla "Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş.Kurum Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakın, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir. Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 24 — Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder: a) Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, idari yapı şemasına göre yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır. b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır. c) Ayırımı yapılan evrak ve belgelerden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve belgelerden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve belgelerle birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan oluşan evrakın, dağılmasına mani olmak, kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır. d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve belgeler, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır: 1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve belgenin, kronolojik sıralamasında da aynı yöntem uygulanır. 2) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evrak, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. 3) Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır. 4) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. 5) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir. e) Ayırma neticesinde, evrak ve belgelerin ait olduğu, daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası", (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. "Kutu Numarası" bölümünde evrak ve belgelerin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. "Dosya Numarası" bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. "Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz. f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek: 2) konacaktır. g) İstenen belgelere hızlı bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek: 3), "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin özelliği ve aidiyeti bakımından kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve belge için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve belgenin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır. h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir. ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, niteliği hakkında özeti çıkarılıp fişlenir. i) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir. j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek: 4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli koşulları taşıyan arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru arka arkaya gelecek şekilde düzenleme yapılması hususu gözetilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır. Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik türdeki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, bilgisayar disketi ve benzeri) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır. Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 25 — Genel Müdürlüğün elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır. Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Madde 26 — Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır. Kurum Arşivinden Yararlanma

Madde 27 — Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10 uncu veya 17 nci madde hükümleri saklıdır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Madde 28 — Kurum arşivi ile taşra arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir - Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir. Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 29 — Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Form üzerine, teslim edilen arşiv malzemesinin; a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı, b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, bilgisayar disketi, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga ve benzeri olduğu, c) "İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin oluştuğu yıl, d) "Teşkilat kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "Kutu" ve "Dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası, e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası, f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih, g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı, h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.), ı) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama, i) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet, j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar, k) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır. BEŞİNCİ KISIM Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. İmha Edilecek Malzeme

Madde 31 — İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir. a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit taslaklar, c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç), d) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, g) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, h) Bir örneği takip veya saklanmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, ı) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, i) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, j) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine maledilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği nedeniyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, m) Çalışma raporlarının fazla kopyaları, n) Yanlış havale ve sevk nedeniyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, o) Kanun, tüzük ve yönetmelik gereği, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, ö) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler, p) Bilgi için gönderilmiş yazılar, çeşitli işlerle ilgili, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, r) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, s) Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav yazılı kağıtları, sınav sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, ş) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar, t) Daireler arası ve vatandaşlarla olan çeşitli yazışmalar, u) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, ü) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, v) Yararlanılması, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, y) Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz olduklarına karar verilenler, z) Yukarıda, genel tanımlar içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden oluşan evrak ve belgeler ile benzerlerinden kanıt olma niteliği taşımayan, hukuksal ve bilimsel değeri bulunmayan, korunmasına gerek görülmeyenlerin, imhasına Genel Müdürlük bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonlar" ınca karar verilir. Ayıklama ve İmha İşlemleri

Madde 32 — Genel Müdürlük elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşumu

Madde 33 — Genel Müdürlükte, Haberleşme ve Arşiv Müdürünün Başkanlığında, kurum arşiv şefi, muhaberat şefi ile malzemeleri ayıklanacak Daire Başkanlığının veya birimin amiri tarafından görevlendirilecek yetkili iki temsilciden oluşan 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Taşra arşivlerinde Fabrika Müdür Yardımcısının (İdari) Başkanlığında, muhaberat şefi veya muhaberat memuru, arşiv şefi ve memuru ile malzemeleri ayıklanacak birimin amiri tarafından görevlendirilecek iki temsilciden oluşan beş kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 34 — Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının kesin kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 35 — Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. ALTINCI KISIM İmha İşlemleri Ayıklama ve Tasnif

Madde 36 — Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, niteliği, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. İmha Listesinin Düzenlenmesi

Madde 37 — İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, oluşturduğu birim, yılı, niteliği, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 38 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra, arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

Madde 39 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. İmha Şekilleri

Madde 40 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. İmha Tutanağı

Madde 41 — İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

Madde 42 — İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün denetimine hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. YEDİNCİ KISIM Çeşitli ve Son Hükümler Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Madde 43 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası Cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır. Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Madde 44 — Genel Müdürlük, elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeleri, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devreder. Faaliyet Raporu

Madde 45 — Genel Müdürlük, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek: 6) ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir. Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik

Madde 46 — Yönetim Kurulumuzun 26/12/1988 tarihli ve l9l9/40-7 sayılı kararı ile kabul edilen Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Madde 47 — Bu Yönetmelikte yer almayan konularda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır. Yürürlük

Madde 48 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

Madde 49 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Şeker Fabrikaları A.Ş. Genel Müdürü yürütür. —— • ——