T.C.Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü (PTT) Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

MADDE 1 — 10/4/2000 tarihli ve 24016 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan T.C. Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü (PTT) Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 9 uncu maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. “Genel Müdürlük elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda BakanlarKurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.”

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. “b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan Daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." “Ayırma sonucunda, arşiv malzemesinin ilişkin olduğu birimin daha önceden belirlenmiş kodlarını kapsayan, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör numarası" "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur." MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 27 — Kurum Arşivi ile taşra arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılır ve hazırlanacak "Arşiv Malzemesi-Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5) varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç l yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir." MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 29 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 29 — Yürürlükteki işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 30 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış bile olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.” MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, sözkonusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır." "İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir." MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha Listesinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması Madde 36 — İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre oluştuğu birim yılı, niteliği, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarihi ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri ayıklama ve imha komisyonlarının Başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Kurum Arşivinde hazırlanan imha listeleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde hazırlanan imha listeleri ise kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, Birim Amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır." MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 37 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır." MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğe 42 nci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek Madde l — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi Ek Madde 2 — Genel Müdürlük elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Faaliyet Raporu Ek Madde 3 — Yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgiler "8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan" "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir." MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin Ek: 1'inde yer alan "ARŞİV YER DAMGASI (Evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "ARŞİV YER DAMGASI (Evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük MADDE 12 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 13 — Bu Yönetmelik hükümlerini Posta ve Telgraf Teşkilatı ( PTT ) Genel Müdürü yürütür.