Çevre Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

MADDE 1 — 09/08/1993 tarihli ve 21663 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Çevre Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 9 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 9 — Bakanlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda 01/03/2002 tarihli ve 24682 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 2002/3681 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı Hükümleri uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 22 nci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması ya da yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu Daire Başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında "Alt Birim Koduna" kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın Kutu veya Klasör Numarası "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 26 — Kurum arşivi ve taşra arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi, Devir Teslim ve Envanter Formu" (Ek: 5) varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme "Madde 28 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (Özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 29 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar"

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 33 — Ayıklama ve imha komisyonları her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar, üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilir."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 36 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra Bakanın onayını müteakip kesinlik kazanır. İl Müdürlüklerinde ise hazırlanan imha listeleri kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra İl Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 37 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğe 41 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Bakanlık elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — Bakanlık yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 08/08/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik" ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1 inde yer alan "Arşiv Yer Damgası (Evrakın Arka Yüzüne)" ibaresi "Arşiv Yer Damgası (Evrakın Ön Yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 11 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 12 — Bu Yönetmelik hükümlerini Çevre Bakanı yürütür. —— • ——