İzmir Ekonomi Üniversitesi Alım-Satım Yönetmeliği

Madde 1 — Bu Yönetmelik İzmir Ekonomi Üniversitesinin ekonomik ve sosyal gereklere, verimlilik ilkelerine uyarak, en uygun fiyat ve şartlarla, serbest rekabet yolu ile iç ve dış her türlü alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, finansal kiralama, taşıma hizmetlerinde, patent, lisans, know-how ve benzeri hallerle ilgili faaliyetlerde, proje, etüd ve müşavirlik hizmetlerinde akreditif, ekspertiz, gümrükleme, sigorta sözleşmesi akdetme işlerinde uyulan genel kuralları ve çalışacak komisyonların yetki ve sorumluluklarını saptar. Tanımlar

Madde 2 — Bu Yönetmelikte geçen; İzmir Ekonomi Üniversitesi: Adı geçen Üniversiteye bağlı akademik ve İdari bölümler ile diğer kuruluşları ve tüm teşkilatı, Alım-Satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını, Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini, Taşıma: Menkul şeylerin yerlerinin değiştirilmesi işlerini, Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılan araştırma, etüt, plan, proje kontrollük, müşavirlik ve benzeri her türlü hizmeti, Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya kiraya verilmesini, Yaklaşık Bedel: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedeli, yapım işlerinde keşif bedelini, Uygun Fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı, Yeterlik Belgesi: Genellikle yapım, taşıma ve hizmet ihaleleri ile gerektiğinde diğer ihalelerde isteklilerden talep edilen, ihale konusu işte yeterliliklerini gösteren resmi belgeler veya ilgili komisyona güven verici nitelikteki diğer belgelerin her birini, İhale: Bu Yönetmelikteki yazılı usul ve şartlarla, işin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri, Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisiyle, işin üzerine ihale edildiği gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişi, müteahhidi, Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren ve İzmir Ekonomi Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri, Sözleşme: Üniversite yönetimi ile yüklenici (Müteahhit) veya başka kişi/kişiler arasında yapılan yazılı anlaşmayı, Rayiç Bedel: İşlemin yapıldığı gündeki normal alım-satım değerini, ifade eder. Alım-Satım Yöntemleri

Madde 3 — Birinci maddede yazılı işler aşağıdaki usullerden birine göre yapılır: a) Piyasadan araştırma yapmak suretiyle doğrudan doğruya (Mümkün olabildiğince asgari üç firmadan teklif alınması suretiyle), b) Kapalı zarf, c) İlan suretiyle açık eksiltme, d) Davet suretiyle açık eksiltme, e) Açık artırma, f) Emanet usulü, g. Dış memleketlerde bulunan gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilerle görüşme ve yazışma yapılarak doğrudan doğruya işlem yapılması, h) Yarışma düzenlemek veya seçme yapma. Bu Yönetmeliğin diğer maddelerinde kayıtlı bulunan usullerin dışına çıkılarak yapılmasında fayda görülen veya acil bir durum ve zorunluluk arz eden işler için tatbik edilecek şekil ve şartlar, Rektörlük makamının bu hususta yapacağı teklifin Mütevelli Heyetin onayı ile tekemmül eder. Yukarıda belirtilen yöntemlerden hangisinin uygulanacağını işin nitelik ve özelliğine göre Başkanlık Divanı belirler. Kapsam Dışı İşler

Madde 4 — Bedeli ne olursa olsun elektrik, su, PTT ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış işler için ödemeler Mali İşler ve İnsan Kaynakları Müdürlüğünce ilgili birimin talebi sonrası yapılır. Uygulama

Madde 5 — a) Alım Satım İşleminin Başlaması Alım veya satım işini talep eden birimin talebi, Rektörün onayı ve İdarî İşler ve Destek Hizmetler Müdürlüğüne sevki ile alım-satım işlem prosedürünün ilk aşaması gerçekleşir. İİDHM’lüğü bu Yönetmelikte ve ileride yayımlanabilecek yönergelerde belirtilen ve belirtilecek gerekli evrakların hazırlanması ile izin için Başkanlık Divanına sevk eder. b) Yaklaşık Bedelin Saptanması Alım isteğinde bulunan birim yetkililerince bir ön inceleme ile o günkü piyasa koşulları ve birim fiyatları göz önünde tutularak yaklaşık bedel tespiti yapılır ve İdari İşler ve Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bildirilir. c) Şartname ve Sözleşmelerin Hazırlanması Şartnameler ve sözleşmeler, ihaleleri yapılacak iş ve hizmetlerin gerçekleşmesine ilişkin her türlü özellik ve ayrıntıları içeren teknik, idari ve hukuki belgelerdir. Şartnameler ihaleyi açacak veya alım yapacak birimin talebi ve İdari İşler ve Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kontrolü ve liderliğinde ortak olarak hazırlanır. Şartname ve sözleşmelerin hazırlanmasında Hukuk Müşavirliğinin ve Mali İşler ve İnsan Kaynakları Müdürlüğünün görüşlerinin ve onay paraflarının alınması şarttır. d) Şartnamede Bulunacak Bilgiler ve Gerekli Belgeler Satın alınacak malzeme veya cihaz, ihale edilecek inşaat ve tesisat ve ithalat işlerinin özelliğine göre, alım-satım öncesi hazırlanacak şartname ile, teklifi uygun görülen gerçek kişi, ortak girişim veya tüzel kişilerle yapılacak şartname, proje ve sözleşme taslakları, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından ilgili birim desteği ile hazırlanır. Hukuk Müşavirliğince ve Malî İşler ve İnsan Kaynakları Müdürlüğünce görüş bildirilir. Gerekli hallerde, teknik şartnameler ve projeler konu hakkında uzmanlaşmış yerli ve yabancı kişi veya kuruluşlara da hazırlattırılabilir. e) Katılımcı Olamayacak Kişiler Aşağıda kayıtlı kimseler, doğrudan veya dolaylı olarak alım-satım ihalelerine prensip olarak katılamazlar. 1) İ.E.Ü. Mütevelli Heyeti Başkanı ve Üyeleri, İ.E.Ü. Rektörlük Makamı, İ.E.Ü. üst düzey yöneticileri ile bu kişilerin ikinci dereceye kadar (ikinci derece dahil) kan ve sıhri hısımları, ortakları, 2) Alım satım işlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin ikinci dereceye kadar (ikinci derece dahil) kan ve sıhri hısımları, ortakları. 3) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler, sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, Hukuk Müşavirliğinin de görüşü alınarak 2 yıla kadar ihalelere alınamazlar. 4) İzmir Ticaret Odası Yönetim Kurulu Üyeleri ve İzmir Ticaret Odası Vakfı Yönetim Kurulu Üyeleri. f) Duyuru Gerektirmeyen Durumlar Aşağıda belirtilen alım-satım işlemlerinde Başkanlık Divanının kararı üzerine duyuru yapma zorunluluğu yoktur. 1) Yapılması acilen zorunlu olan ve bu nedenle duyuru yapmaya tahammülü olmayan işlerde, 2) Yapımı belli bir sanatçı veya işçi elinde bulunan güzel sanatlarla ilgili işlerin yaptırılması veya alınmasında, 3) Yapımı ve alımı tek kişi ya da firma elinde bulunan her türlü mal ve/veya hizmetlerin karşılanmasında. g) Teminat Teminat; alım satım yöntemlerinden ihalenin seçilmesi durumunda ihaleye katılımlarda, isteklilerden, ihalenin kesinleşmesinden sonra yükleniciden yaklaşık bedel üzerinden belirtilen oranlarda veya maktuen alınan işin önemsenmesini ve güvenirliliğini sağlayacak maddi değerdir. Her ne sebeple olursa olsun İ.E.Ü.’nce alınan teminatlar üzerine istekliler veya yükleniciler tarafından ihtiyati tedbir konulamaz, haciz yapılamaz. Alım ve ihalelerde alınabilecek teminatlar; tedavülde olan Türk Parası, teminat vermeye yetkili limiti müsait bankalardan alınacak banka teminat mektupları, Rektörlük tarafından ihalenin özelliğine göre kabul edilebilecek dövizler. Kabul edilebilir teminatlar; geçici, kesin ve avans olmak üzere üç çeşittir. Alınabilecek tüm banka teminat mektupları limit içi olmak zorundadır. 1) Geçici Teminat: İhaleye gireceklerden, işin yaklaşık bedeli belli olan işlerde %5 ila %10 oranında; yaklaşık bedeli belli olmayan işlerde ise İ.E.Ü.’nin takdir edeceği maktu bir miktar, geçici teminat olarak alınır. Geçici teminatlar en az üç aylık olacaktır. 2) Kesin Teminat: İhale bedeli üzerinden şartnameye uygun kesin teminat alınır ve bu teminat tutarı hiçbir şekil ve şartta geçici teminat miktarının altında olamaz. Kesin teminat süresiz olmak zorundadır. 3) Avans Teminatı: Verilecek avans tutarında banka teminat mektubu alınır. Avans teminat mektupları süresiz olmak zorundadır. Geçici ve kesin teminatlar verildikten sonra, yüklenici talebi halinde, onay merciinin onayı alınmak kaydıyla, bu Yönetmelikte kabul edilen aynı değerdeki diğer teminat türlerinden biri ile değiştirilebilir. İhalenin yapılmasından sonra, geçici ihale kararı yetkili merci tarafından karara bağlanıncaya kadar, ihaleye katılanların geçici teminatları iade edilmez. Yetkili mercinin onayından sonra en fazla üç isteklinin geçici teminatları, derece sırasına göre, içlerinden birisi ile sözleşme yapılıncaya kadar tutulur. Diğerleri talep halinde iade edilir. Sözleşme imzalandıktan ve gerekli kesin teminat alındıktan sonra tüm geçici teminatlar iade edilir. Taahhüdün sözleşme şartlarına uygun şekilde yerine getirildiğinin anlaşılmasından ve yüklenicinin bu işten dolayı İ.E.Ü.’ne hiçbir yükümlülüğünün kalmadığının tespitinden sonra teminatlar iade edilir. Yapım işlerinde ise geçici kabul tutanağının onaylanması, varsa geçici kabulde görülen kusurların giderilmesi ve bu kusurlar bedelinin kesin teminatın yarısından fazla olmaması şartı ile yarısı; kesin kabul işlemleri tamamlandıktan sonra da kalanı yükleniciye geri verilebilir. h) Avans Her nevi inşaat, tesisat ve tamirat, malzeme alımları ve benzeri işlemler için cari sirkülerde belirtilen yetkiler çerçevesinde yetkili birimlerin onay ve kararı ile, taahhüdün yerine getirilmemesi halinde protesto çekmeğe ve hüküm istihsaline hacet kalınmaksızın, varsa istihkaklarından mahsup edilmek, istihkakları yoksa, sair surette tahsil edilmek kaydıyla ve süresiz limit içi banka teminat mektubu mukabilinde, yapılacak iş veya taahhüt bedelinin herhangi bir oranında ihale veya alım satım şartnamesinde belirtilen avans verilebilir. i) Komisyonlar Alım-satım işinin büyüklüğüne ve özelliğine göre alım-satım işleri komisyonlar vasıtasıyla yapılabilir. Mütevelli Heyet, Başkanlık Divanı veya Rektörlük onayı alınmak suretiyle sürekli veya geçici alım-satım komisyonları kurulabilir. Komisyon başkan ve üyelerinin resmi görevli, izinli veya raporlu olmaları nedeniyle komisyon toplantısına katılamayacağı durumlarda, bir üst makamın onayı alındıktan sonra, yerlerine vekilleri katılırlar. Bu gerekçelerin dışında, tespit edilmiş üyeler ve başkan, komisyon çalışmalarına kesinlikle katılmak zorunda olup katılmayan üye hakkında Komisyon Başkanı, Komisyon Başkanının katılmaması halinde bir üst makam tarafından disiplin hükümleri uygulanır. Yapılacak alım-satım işleminin büyüklüğü ve komisyonların gerekli gördüğü durumlarda İzmir Ticaret Odası Oda Mülkleri Komisyonundan veya en az üç uzman kişiden oluşturulacak alt komitelerden görüş alınabilir. Alım ve satım işleminin ihale yöntemi ile yapılması durumunda; komisyon, yurt içi ihalelerle, bedeli ne olursa olsun her çeşit ihaleyi yapar. Komisyon kararları, yetkili makamın onayı ile kesinlik kazanır. Komisyon, aşağıda kayıtlı Başkan ve üyelerinden oluşur. Başkan: Rektör (veya görevlendireceği herhangi bir kişi) Üye: Genel Sekreter. Üye: Malî İşler ve İnsan Kaynakları Müdürü. Üye: İhtiyaç duyan talep eden birim amiri. Üye: İdarî İşler ve Destek Hizmetleri Müdürü. Oy hakkı olmayan üyeler; Üye: Hukuk Müşaviri Raportör: İdarî İşler ve Destek Hizmetlerinin görevlendirileceği bir kişi. Tercüman: Gerekli hallerde Teknik Personel: Gerekli hallerde Rektörün çağrısı ile katılırlar. j) Alım-satım İşlemlerinin Bölünmezliği Yaptırılacak işler, satın almalar veya satışlar daha küçük parçalara bölünmek suretiyle yetki limitlerinin altına düşürülmeyeceği gibi, işlemler aynı komisyon üyeleri tarafından tekemmül ettirilir. k) Sözleşme Alım satım işleminin gerekliliği, büyüklüğü ve Rektörlük Makamının uygun gördüğü işlemlerde yazılı sözleşme yapılır. Müteahhitler, ihalenin ilgili mercilerce kabul edildiğinin veya onaylandığının kendilerine tebliği tarihinden itibaren 15 gün içinde şartnameye uygun olarak kesin teminatlarını İ.E.Ü. veznesine vermeye; şartnamede yazılı damga vergisi, resim, harç ve masrafları kendine ait olmak üzere imzalayacakları sözleşmeyi veya taahhütnameyi İ.E.Ü.’ne tevdi etmeye mecburdurlar. 15 günlük müddetin son günü Pazar veya resmi tatile tesadüf ettiği takdirde, müddet müteakip iş günü bitimine kadar uzamış sayılır. Sözleşmeye ilgili şartnameler eklenir. Sözleşmeye bağlanan iş İ.E.Ü.’nin yazılı muvafakati olmadıkça, başkasına devredilemez. Aksi takdirde sözleşme İ.E.Ü. tarafından feshedilir. Devre muvafakat edilmesi halinde, devralacaklarda ilk ihale şartları aranır. Yürürlük

Madde 6 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

Madde 7 — Bu Yönetmelik hükümlerini Mütevelli Heyet Başkanı yürütür. Sayfa Başı