Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 15/1/1991 tarihli ve 20756 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 9 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 9 — Genel Müdürlük arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 22 nci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti uygulanması veya yeni kurulan federasyon, daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu federasyon ve daire başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:l), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 25 — Genel Müdürlük arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç l yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 27 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 28 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 32 nci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. ''Madde 35 — Genel Müdürlük arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra Gençlik ve Spor Genel Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise hazırlanan imha listeleri Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra İl Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 36 — İmha edilecek malzeme başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 41 inci maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — Genel Müdürlük, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1'inde yer alan "Arşiv Yer Damgası (Evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv Yer Damgası (Evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 12 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 13 — Bu Yönetmelik hükümlerini Gençlik ve Spor Genel Müdürü yürütür.