İhracatı Geliştirme Etüd Merkezi Gelir Gider ve Muhasebe Usulleri ile Diğer Mali Konulara İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği

Devlet Bakanlığından :

İhracatı Geliştirme Etüd Merkezi Gelir Gider ve Muhasebe

Usulleri ile Diğer Mali Konulara İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

 Amaç

Madde 1 —

Bu Yönetmeliğin amacı, İhracatı Geliştirme Etüd Merkezinin gelir, gider, muhasebe usulleri ve diğer mali konularına ilişkin usul ve esaslarını düzenlemektir.

Bu düzenleme;

a) Muhasebe işlemlerinde terim birliğinin sağlanmasını, açık ve anlaşılabilir nitelikte olmasını,

b) Çok kullanıcılı bilgisayar ortamından yararlanılmasını,

c) Anında ve doğru bilgi edinilmesini, dolayısıyla karar almada kullanışlı veriler sağlanmasını,

d) Nakit akımlarının ve projeksiyonların sağlıklı hazırlanmasını, uygulanmasını ve izlenmesini,

e) Varlıklar ve kaynaklardaki değişimler ile İGEME’nin işleyiş ve çalışmaları konusunda seri bilgiler sağlanmasını,

f) Bütçe hazırlama ve yıllık çalışma programları için veritabanı oluşturulmasını,

g) Mali tabloların anlaşılabilir, güvenilir ve karşılaştırılabilir olmasını, zamanında düzenlenerek süratle kullanılabilmesini,

h) Diğer kurumlar ve ilgililer arasında tek düzenin oluşturulmasını

,

amaçlamaktadır.

Kapsam

Madde 2 —

4059 sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun ek 2 nci maddesi ile kurulan İhracatı Geliştirme Etüd Merkezinin gelir, gider ve hesap usulleri ile mali denetimi bu Yönetmelik hükümlerine tabidir.

Hukuki Dayanak

Madde 3 —

Bu Yönetmelik, 4059 sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun ek 2 nci maddesi uyarınca hazırlanmıştır. Tanımlar

Madde 4 —

Bu Yönetmelikte geçen;

a) İGEME: Dış Ticaret Müsteşarlığı İhracatı Geliştirme Etüd Merkezini,

b) Genel Sekreter: Dış Ticaret Müsteşarlığı Müsteşar Yardımcısı İhracatı Geliştirme Etüd Merkezi Genel Sekreterini,

c) Genel Sekreter Yardımcısı: İhracatı Geliştirme Etüd Merkezi Genel Sekreter Yardımcısını,

d) Genel Sekreterlik: İhracatı Geliştirme Etüd Merkezi Genel Sekreteri ve Genel Sekreter Yardımcısını,

e) Başkan: İdari ve Mali İşlerden Sorumlu Başkanı,

f) İMİD: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığını,

g) MM: Muhase

be Müdürlüğünü,

h) HİM: Hesap İşleri Müdürlüğünü,

ı) PİM: Personel İşleri Müdürlüğünü,

i) SİM: Satınalma ve İç Hizmetler Müdürlüğünü,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Gelirlerin Tespiti ve Toplanması

 Gelirlerin tespiti

Madde 5 —-

İGEME’nin gelirleri; 4059 sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun ek 2 nci maddesi gereği; İhracatçı Birliklerinin aylık gerçekleşen gelirlerinin en çok yüzde onu, Türkiye Ticaret, Sanayi, Deniz Ticaret Odaları ve Borsalar Birliğinin aylık gerçekleşen gelirlerinin en çok yüzde biri olmak üzere İGEME Yönetim Kurulunca belirlenen ve ilgili Bakan tarafından onaylanarak kesinleşen katkı paylarından müteakip ayın 15’ine kadar yapılan aylık tahsilatlar, hizmet karşılığı alacağı katkı payları, Dış Ticaret Müsteşarlığı bütçesine İGEME’ye yardım amacıyla konulan ödenek ile bağış ve yardımlardan oluşur.

İGEME’nin fuar, eğitim, reklam, yayın ve bugibi çeşitli hizmetleri karşılığı alacağı katkı payları Genel Sekreter Yardımcısı tarafından

tespit edilir.

Gelirlerin Toplanması

Madde 6 —

İGEME’nin 4059 sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun gereği İhracatçı Birlikleri ile Türkiye Ticaret, Sanayi, Deniz Ticaret Odaları ve Borsalar Birliğinden tahsil edeceği gelirlerinin tahsili usulü, İGEME Yönetim Kurulu ve Maliye Bakanlığı uygun görüşü ile çıkarılacak özel bir yönetmelik ile düzenlenir. Gelirlerin Harcanması

Madde 7 —

İGEME’nin gelirleri aşağıda yeralan konularda harcanabilir;

a) Perso

nel ücretleri ve personel ile ilgili diğer giderler,

b) İGEME Yönetim Kurulunca onaylanan yıllık çalışma programında yeralan işler,

c) İGEME’nin ihtiyacı olan bina, arsa, taşıt, büro makina ve malzemeleri ile diğer demirbaşların satınalımı ve bakımı,

d

) İGEME’nin su, elektrik, doğalgaz (yakıt), iletişim (telefon, fax, internet) ve bugibi sabit işletme giderleri,

e) İGEME’nin yerli ve yabancı kişi ve kurumlarla yapacağı sözleşme ve protokollerde yeralan işler ve projeler.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Gider Usulleri

Ödemede Mevzuata Uygunluğun Kontrolü

Madde 8 —-

Mal ve hizmet alımları karşılığı alınan veya düzenlenen fatura, dekont, talimat, resmi yazı, olur, sözleşme, vekaletname, senet ve diğer yasal belgelerin;

a) Kanun, kararname, tüzük ve yönetmeliklere uyg

unluğu,

b) Her türlü vergi, resim harç ve kesintilerin hatasız tahsili,

c) Tahakkuk belgelerindeki tutarların doğruluğu, mal ve hizmet alımlarında işlemlerin tamamlanarak belgelendiği,

HİM ve birim yetkili personelince araştırılır, eksikler tamamlatılır ve mevzuata uygunluğu sağlandıktan sonra Ödeme Fişi’ne bağlanarak hak sahiplerine ödemesi yapılır.

Muhasebe Sisteminde Kullanılan Belgeler

Madde 9 —

a) Kasa tahsil fişi: Kasaya alınan paralar için düzenlenir. İGEME’den alınan kitap, CD, bilgisayar çıktısı, fotokopi çekimi vb. karşılığı tahsil edilen katkı payları için "makbuz" düzenlenir ve günlük olarak İGEME veznesine "Tahsil fişi" karşılığında teslim edilir. Kasa tahsil fişi ve makbuz, biri asıl olmak üzere iki nüsha düzenlenir. Basımında birbirini izleyen sıra numarası bulunur. Ayrıca, her yıl itibariyle birden başlayarak sıra numarası verilir. Tahsil fişi ve makbuzlarda parayı yatıranın adı, soyadı ve unvanı ile yatırılma nedeni belirtilir.

b) Ödeme fişi: Kasadan ve bankalardan yapılacak ödemeler için ödemeye esas olmak üzere düzenlenir. Basımında birbirini izleyen sıra numarası bulunur. Ayrıca her yıl itibariyle birden başlayarak sıra numarası verilir. Ödeme fişi üzerinde, gereksinim gösteren birimlerin yöneticileri ile düzenleyen ve kontrol ede

n muhasebe görevlileri ve ödeme yetkisi bulunan yöneticilerin imzaları bulunur. Ödemenin kime/nereye yapılacağı ve gerekçesi açıkça yazılır. Her ödeme fişine, ödeme yetkilerine göre; ödemeye esas Yönetim Kurulu kararı, Genel Sekreterlik onayı, şartname, sözleşme, fatura aslı ve benzeri ödeme belgesi aslı ile mal veya hizmetin hangi birim tarafından talep edildiğini ve mal/hizmetin eksiksiz olarak talep sahibi birim tarafından teslim alındığını veya işin bitirilip ödemeye hak kazanıldığını gösteren talep/teslim formları eklenir. İGEME dışındaki kişilere yapılan ödemelerde kimlik ibrazı aranır. Asıl ilgili yerine vekiline ödeme yapıldığı takdirde noterden onaylı vekaletname örneği alınır.

Ödeme fişleri üzerinde, talep sahibi birim yöneticileri ile satınalım ve imza yetki limitleri çerçevesinde, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Başkan, İMİD Daire Başkanı, MM Şube Müdürü ve HİM Müdürünün imzalarının bulunması gerekir. İmza noksanı olan fişler işleme konulamaz. Ödeme işlemleri tamamlandıktan sonra kasa

ve/veya muhasebe kayıtlarına aktarılır. Ödeme fişi üzerinde talep sahibi birim yöneticilerinin imzaları, o işe ait istenen koşulların fiilen ve teknik olarak yerine getirildiği ve hakedişin uygun olduğu anlamına gelir. İhtiyaç sahibi birimin tesellümünü gösteren imzalı irsaliye, tutanak ve/veya yazı ile belgelendirilen hakedişler, sipariş mektuplarında ve/veya sözleşmelerde/şartnamelerde yazılı koşullar ve mevzuat bakımından incelenerek uygun bulunduğu takdirde ve ilgili tüm belgelerin asıl nüshaları ile birlikte İdari ve Mali İşlerden sorumlu Başkanlığa iletilir.

c) Mahsup fişleri: Kasa ile ilgili tahsilat ve tediyeleri ilgilendirmeyen işlemlerin ilgili hesaplara borç ve alacak olarak kaydedilmesini sağlamak için çift kolonlu olarak düzenlenir. Her yıl başında 1’den başlayarak sıra numarası verilir. Fişin üzerine işlemlerle ilgili gerekli açıklamalar yazılır ve MM tarafından imzalanarak koruma altına alınır.

Kasa tahsil ve ödeme fişleri ile mahsup fişlerine işlem sırasına göre her yıl birden başlayarak yevmiye numarası verilir. Fişin ilgili yerlerinde tarih, ana hesap ve yardımcı hesap kodları ile adları belirtilir. Fiş üzerinde yardımcı hesap ve yevmiye fişi genel açıklamaları ile ekli belgelerin sayısı ve içeriği yazılır. Hesap tutarları, fiş toplamları

rakamla ve yazıyla gösterilir.

Gerekli ödemeye esas belge ekleri ile birlikte ve bu Yönetmelikte belirtilen esaslara göre hazırlanan ve bilgisayar ortamında düzenlenen muhasebe fişleri MM yetkililerinden iki kişi tarafından imzalanır ve koruma altına alını

r.

d) Gider pusulası : Karşılığında belge alınması olanaksız olan ve olağan olmayan onarım işleri, taksi, taşıma vb ücretleri gibi harcamalar için, harcamayı yapan ilgili tarafından "Gider pusulası" düzenlenir ve işi yapana imzalatılır. Harcamalar Başkan tarafından uygun görülüp imzalandıktan sonra ödeme fişi düzenlenerek işleme konulur.

Defterler

Madde 10 —

İGEME’nin muhasebe fişlerinin kaydına esas olan defterler; zorunlu ve yardımcı defterlerdir. İGEME’nin mali işlemleri ile ilgili tüm kayıtlar bu defterlere yapılır.

a) Zorunlu defterler :Yevmiye defteri ve defter-i kebirdir.

1) Yevmiye defteri :Fişlere kaydedilen işlemlerin tarih sırasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Birbirini izleyen sıra numaralıdır.

2) Defter-i kebir

: Yevmiye defterine kaydedilmiş işlemleri düzenli olarak ilgili hesaplara dağıtan ve bu hesaplarda toplayan defterdir.

b) Kasa Defteri : Kasa ile ilgili işlemlerin günlük olarak izlendiği defterdir. Defterin bir tarafında önceki günden devreden kasa mevcudu ve gün içinde yapılan tahsilat, diğer tarafında da o gün içinde yapılan ödemeler ayrı ayrı ve açık biçimde yazılır. Devreden kasa mevcudu ile gün içinde tahsil edilen paralar toplanır, yine o gün içinde yapılan ödemeler toplamı düşüldükten sonra bakiye

kasa mevcudu bir sonraki güne devredilir. Günlük kasa sayımı neticesi ile defter kayıtları HİM ve veznedar tarafından düzenlenerek imzalanır, MM ve İMİD’in kontrolüne sunulur.

c) Yardımcı defterler : İkincil (tali) hesapların kaydedildiği ve muhasebe kayıtlarının zorunlu defterlere yazılmadan önce son kontrölünün MM tarafından yapıldığı muavin defterdir. Notere onaylattırılmadan kullanılır.

d) Çek takip defteri : İGEME’nin gider hesabına mahsuben ilgili banka şubesinden İGEME adına alınan çeklerin izlendiği defterdir. İGEME tarafından düzenlenen çekler HİM tarafından çek takip defterinde izlenir.

Defter Onayı

Madde 11 —

Zorunlu defterlerin bir önceki yılda notere onaylattırılması ve kayıtların izleyen yıl başından itibaren tutulması zorunludur. Kullanılan defterlere ertesi yıl da devam edilecek ise, ilgili dönemin Ocak ayı sonuna kadar noterden onaylatılmaları gerekir.

Kayıt Düzeni

Madde 12 —

Defter kayıtlarında karalama, silinti, kazıntı, okunamayacak şekilde çizme, yazı üzerine yazma, satır aralarına yazı ve rakam koyma, satır ve sayfa atlama yapılamaz. Zorunlu ve yardımcı defterlerin okunaklı, temiz ve düzenli tutulması gerekir.

Hesap Dönemi

Madde 13 —

Hesap dönemi, her yılın 1 Ocak-31 Aralık tarihleri arasını kapsayan mali dönemidir.

Bütçe

Madde 14 —

Bir yıl içerisinde mevzuata göre aktarılan meblağlar İGEME bütçesi kaynaklarını oluşturur. İGEME harcamaları ise; personel giderleri, demirbaş ve sabit varlık alımları, mal ve hizmet alımları, diğer cari harcamalardan oluşmaktadır. İGEME bütçesi, bir yıllık kaynak ve kullanım tahminleri ile gerçekleşmelerden oluşur, İMİD ve MM tarafından hazırlanır. Bütçe kalemleri arasında, Genel Sekreter veya Genel Sekreter Yardımcısının onayı ile aktarma yapılabilir. Ancak aktarmaların oranı toplam bütçenin %10’unu aştığı takdirde Yönetim Kurulunun onayı alınır.

Bütçe, Yönetim Kurulunun kabulünü takiben, ilgili Bakanın onayı ile yürürlüğe girer.

Mizan

Madde 15 —

Mizanlar aylık ve yıllık, ana ve detay (mizanlar) olarak çıkarılır. Mizanlarda hesap kodlarını, hesap adlarını, hesap toplamlarını ve borç/alacak bakiyelerini gösterecek şekilde düzenleme yapılır. Defter-i kebir toplamları ile mizan toplamlarının birbirini tutması gerekir. Hesap dönemi sonunda kapanış kayıtları yapılır ve "kesin mizan" çıkarılır. Mizan, aylık olarak, düzenli biçimde alınarak dosyalanır ve korunarak saklanır. Mizan toplamı ile yevmiye defteri toplamının birbirine eşit olması gerekir.

Mali Tablolar

Madde 16 —

Mali tablolar gelecekteki nakit akımlarını değerlendirmede yararlı ve hızlı bilgiler sağlamak, varlıklar, kaynaklar hakkındaki değişiklikler ve faaliyet sonuçları ile ilgili bilgi sağlamak için "gelir-gider tablosu", "bilanço" ve "nakit akım tablosu"nu içerir. Bu mali tablolar ayrıntılı, özet, karşılaştırmalı olarak çıkarılır. Ay sonlarında çıkarılan mali tablolar ara dönemleri içerdiğinden, istatistiki bilgi niteliğindedir. Hesap dönemi sonunda çıkarılan mizan dikkate alınarak dönemsonu mali tabloları düzenlenir.

Yıllık mali rapora dönem sonu ayrıntılı mali tabloları eklenir. Diğer birimler tarafından çıkarılan istatistiki tablolar, bu mali tablolara uygun olmak zorundadır.

a) Gelir-gider tablosu : İGEME’nin faaliyeti sonucu oluşan gelir ya da gider ayrıntı ve farklarını bu tablo gösterir.

b) Bilanço : Gelir ve gider karşılaştırmaları yapıldıktan sonra, İGEME’nin bütün varlık ve kaynaklarını göstermek amacıyla, dönemsonu kesin mizanları dikkate alınarak hazırlanan tablolardır.

c) Nakit akım tablosu : Bu tablo İGEME’nin nakit akımlarının izlenmesine yardımcı olur. İleriye yönelik mali izlencelerin hazırlanmasında dikkate alınır.

Muhasebe Sistemi ve Hesap Planı

Madde 17 —

İGEME’de esas olarak Tek Düzen Muhasebe Tebliği’nde belirtilen hesap planı kullanılmakla birlikte, İGEME faaliyetlerinin gerektirdiği hesap planı değişiklikleri Genel Sekreter Yardımcısının onayı ile yapılabilir. Hesap planında ana hesap kodları ve ikincil kırılmaya kadar olan ikincil (tali) hesap kodları, hesap adlarına ilişkin değişiklikler ve eklemeler yapılarak, Genel Sekreter Yardımcısının onayı ile yürürlüğe girer. Üçüncül kırılmadaki ikincil (tali) hesap kodlarında ve adlarında yapılacak değişiklikler ise, Başkanın onayı ile yürürlüğe girer. Mali İşlemler

Madde 18 —

İGEME’nin mali işlemleri iki ana grupta toplanır;

a) Genel yönetim işlemleri : Bütün tahsilat ve ödemeleri, iş avanslarını ve genel yönetim giderleri ile ilgili her türlü ödemeyi kapsar.

b) Personel işlemleri : Personele yapılan ücret ödemeleri ile yasal diğer ödentiler ve Personel Yönetmeliği çerçevesinde personele yapılması gereken ödemeleri ka

psar. İdari ve Mali İşlerden Sorumlu Başkanlık

Madde 19 —

İGEME’de mali işlemleri yürüten bir Başkanlık bulunmakta olup, temel olarak aşağıdaki görevleri yürütür;

a) 18 inci maddede yeralan görevleri yapar,

b) İGEME bütçesini hazırlayarak Yönetim Kurulu onayına sunar,

c) Muhasebe işlemlerinin yürütülmesini temin eder,

d) Mali ve görev alanına giren konularda diğer birimlerle koordinasyonu sağlayarak bütçe, mali rapor, bilanço, gelir-gider tablosu, nakit akım tabloları gibi tüm mali tabloları düzenleyip Genel Sekreter Yardımcısının onayından sonra ilgili merci ve makamlara sunar.

İmza Yetki Limitleri

Madde 20 —

İGEME’nin, madde 32’de yer alan mal ve hizmet satınalım faaliyetleri dışındaki belge ve ödeme emirlerini imzalamaya yetkili kişiler ve yetki limitleri aşağıda belirtilmiştir.

Yönetim Kurulu : İGEME cari yıl bütçesinin %10’u ve üzerindeki işler,

Genel Sekreter : İGEME cari yıl bütçesinin %5-10’u arasındaki işler,

Genel Sekreter Yardımcısı : İGEME cari yıl bütçesinin %5’ine kadar olan işler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Mali Denetim

Dış Denetim

Madde 21 —

4059 sayılı Hazine Müsteşarlığı ile Dış Ticaret Müsteşarlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun gereği; İGEME’nin gelir ve giderleri, Başbakanlık Yüksek Denetleme Kurulunun denetimine tabidir.

Yöne

tim Kurulu Adına Denetim

Madde 22 —

Hesapların ve bunlarla ilgili işlemlerin denetimi Yönetim Kurulunun kendi üyeleri arasından seçeceği iki kişilik bir Denetim Kurulu tarafından yapılır. Bu kurul, hesapları ve işlemleri her zaman incelemeye ve denetlemeye yetkili olup, her yıl hazırlayacağı denetim raporunu, mali yıl raporu ile aynı süreye rastlayacak biçimde Yönetim Kuruluna sunar.

Yıllık gelir gider tablosu ile Denetim Kurulu Raporu, Yönetim Kurulunca onaylanmasını takiben Dış Ticaret Müsteşarlığının bağlı olduğu Bakanın onayına sunulur. Bakanın onayı ile İGEME’nin ve Yönetim Kurulunun o yıla ait hesapları aklanmış olur. Başbakanlık Yüksek Denetleme Kurulunun denetimi bu hükmün dışındadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Diğer Hükümler

Kasada Saklanması Gereken Belgeler

Madde 23 —

Para, damga pulu, döviz, çek, sözleşme, imza sirküleri, yetki belgesi, teminat, tapu senedi gibi bütün değerli evrak İGEME kasasında saklanmak zorundadır. Bu belgelerden gerekli olanlar, tutanak ile teslim alınır. Vezne dışında değerli evrak alınamaz ve saklanamaz. Bu belgeler İGEME nazım hesaplarında iz bedelle izlenir.

Avans Ödemeleri

Madde 24 —

Her ne amaçla olursa olsun, avans ödemeleri için ilgili yöneticinin onayladığı geçici görev oluru, satınalma oluru, satınalma komisyonu kararı ve benzeri harcama onayının alınmış olması gerekir. Avans talep formu Başkan ve/veya İMİD Daire Başkanı tarafından imzalanmadan avans ödemesi yapılamaz.

Yurt içi ve dışında İGEME’nin faaliyetleri ile ilgili görevlendirilen personele harcırahı, mahsubu dönüşünde yapılmak üzere ödenir. İGEME’nin alacağı mal ve hizmetler karşılığında, bu mal ve hizmetlerin parsiyel teslimin mümkün olduğu hallerde teslim alınan bölümün, toplam bedele oranı kadar avans ödemesi yapılabilir.

Bu oranın hesaplanmasında mal veya hizmeti talep eden birim yöneticileri yetkili olup ödemeye esas olmak üzere avans tutarı Başkanlığa yazı ile bildirilir.

Avans Mahsubu

Madde 25 —

Görev nedeniyle alınan avansların kapatılması için mahsup fişi kullanılır.

Geçici görevlendirmelerde avansı alan tarafından doldurulan harcırah beyannamesine ilgili harcama belgeleri ve görev onayı eklenerek PİM’ne verilir. Tahakkukun ardısıra HİM tarafından ödeme fişi düzenlenerek avans kapatılır. Yurt dışı Ofis ve Bölge Müdürlüklerinin iş avansları, MM tarafın

dan muhasebe kayıtlarında izlenir ve kapatılır.

Harcırah avansı zorunlu haller dışında görev bitiş tarihini izleyen en geç 15 gün içinde kapatılır. Satınalma ile ilgili iş avansları aynı gün; İGEME, Yurt dışı Ofis ve Bölge Müdürlüklerinin iş avansları harcamalar tamamlanıp sarf belgeleri İGEME’ye ulaştığında, geçici görevlendirmelerde verilen iş avansları ise görev bitiş tarihini izleyen hafta içinde kapatılır. Süresi içinde avans kapatılmadığı takdirde, kapatılmayan avanslar ilgilinin ücret, ikramiye ve d

iğer alacaklarından mahsup edilir. Defter, Fiş ve Evrakın Saklanması

Madde 26 —

Fişlerin, mizanların, defterlerin ve ilgili belgelerin düzenli bir şekilde dosyalanarak saklanması zorunludur. Çalışma saatleri dışında açıkta defter veya belge bırakılamaz. Sözkonusu belgelerin düzenli olarak muhasebe dosyalarına yerleştirilmesi ve korunarak saklanmasından MM, ödeme belgelerinin eklerinin tamam olmasından ödeme fişini düzenleyen HİM sorumludur. Ayrıca, bilanço çıkarıldıktan sonra yasal ve yardımcı defterler ile mizanlar MM tarafından dönem sonunda ayrı ayrı ciltlenerek, fişlerle birlikte koruma altına alınır.

Belgeleri Saklama Süresi

Madde 27 —

İGEME’nin kullandığı defter ve belgeler önemine göre işlem görüldüğü tarihten başlayarak 5 yıl süresince saklanır ve 5 inci yıl sonunda İGEME’nin arşivine kaldırılır. Belgelerin İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığından Çıkarılması Yöntemi

Madde 28 —

Her türlü defter ve belge, İMİD izni dışında, servis dosyalarından ve arşivden çıkarılamaz. Yazılı talimat olmadan, İMİD personeli dışındaki personele ve kişilere arşivden ve aylık/yıllık dosyalardan muhasebe belgesi verilemez.

İlgililerin isteği üzerine belgelerin fotokopileri çıkarılır ve imza karşılığında ilgiliye teslim edilir. Denetim elemanları ve mahkemelerce belgelerin aslının talebi halinde bunların fotokopileri çıkartılarak asıllarının yerine konulur. Bu belgeler ve ekleri, ilgili makama bir tutanakla teslim edilir.

Kasa Anahtarları

Madde 29 —

HİM tarafından kasa her günün akşamı sayılır ve bir tutanağa bağlanır. Kasa sayımı yapılıp tutanağa bağlandıktan ve kasa defteri imza edildikten sonra kasa anahtarı veznedarda kalır. Kullanılan anahtarlar kaybolursa, yedeklerle kasa açılır. Bu işlem tutanakla tespit edilir. Yedekler de asıllarına sahip olanlarca korunur. Belge Akışı

Madde 30 —

İGEME’yi borçlandıran ya da alacaklandıran içerikte olup ilgili birimler tarafından düzenlenen veya bu birimlere gelen her türlü belge en geç 10 gün içerisinde iç yazışma ile İMİD’e asıl veya onaylı suret halinde gönderilir.

Demirb

aş ve Ambar Uygunluğu

Madde 31 —

Demirbaş alımlarında ödeme yapılmadan önce demirbaş ile ilgili personel tarafından sözkonusu demirbaş kayıtlara alınır ve zimmet işlemleri tamamlanır. Demirbaş kayıt defterinin yanısıra birim ve/veya personelin kulanımında bulunan zimmetli demirbaş ayrıca demirbaş sayım listeleri ile izlenir. İki nüsha düzenlenen bu listelerden biri zimmet sahibinde, diğer demirbaş sorumlusu personelde bulunur. Dönem sonlarında demirbaş mevcudu ve demirbaş kayıtları kendi içlerinde ve muhasebe kayıtları ile karşılaştırılır, uyumsuzluklar giderilir; farklılık varsa, gerekçeleri belirtilerek tutanak düzenlenir.

Herhangi bir nedenle İGEME’den ayrılan personel, ayrılmadan önce üzerindeki demirbaşı demirbaş sorumlularına teslim etmek ve üzerine zimmetli demirbaşı zimmet kaydından sildirmekte yükümlüdür.

İGEME’nin gereksinimleri için alınan sarf malzemeleri ile ilgili stok kontrol ve izleme ise, SİM tarafından yapılır.

Demirbaş malzemelerden kullanma imkanı kalmayan veya ekonomik ömrünü tamamlayan malzemelerin hibe veya satılma işlemleri Yönetim Kurulu kararı ile yapılır.

ALTINCI BÖLÜM

Satınalma

Yurtiçi Satınalım Faaliyetlerin Tanımı

Madde 32 —

İGEME’nin ticari nitelikte olmayan ve yatırımları haricinde kalan genel faaliyeti içinde tüketilen ve kullanılan;

a) Her türlü malzeme hizmet, kırtasiye, mefruşat, demirbaş eşya vs. gibi ihtiyaçların alımı,

b) Sözkonusu maddelerin saklanması ve dağıtımı ile,

c) Bunlara ilişkin her türlü tamirat, imalat ve hizmetlerin yaptırılması,

gibi faaliyetle

r aşağıdaki esaslar çerçevesinde olacaktır.

1) Birimler yukarıdaki işlerle ilgili ihtiyaçlarını İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bir talep formu ile bildirirler.

2) Satın alınacak madde veya yaptırılacak hizmetler için Teknik Şartnameler düzenlenmesine gerek olan hallerde bunlar ilgili birimlerce, İdari Şartnameler ise İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığınca düzenlenir.

3) İhtiyaçların depo mevcutlarından sağlanması veya İGEME’nin imkanları ile karşılanmasının mümkün olmaması halinde piyasadan temi

ni yoluna gidilir. Yurtiçi Satınalım Limitleri

Madde 33 —

Malzeme ve eşyanın piyasadan temini veya hizmetin piyasadan yaptırılması aşağıdaki limitlere ve koşullara göre gerçekleştirilir.

Yukarıda yer alan limitler, her yıl Maliye Bakanlığınca Resmi Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yeralan yeniden değerleme oranı ile yükseltilmek suretiyle uygulanır.

Ayrıca, Bakanlar Kurulu kararı ile belirlenen ve her yıl Resmi Gazete’de Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile duyurulan amortismana tabi tutulacak iktisadi kıymet değerini aşmayan alet , edevat, mefruşat ve diğer malzemeler demirbaş eşya tanımı dışındadır.

Yurtiçi Satınalım Usulleri

Madde 34 —

Yalnızca fuar/sergi nakliyelerine mahsus olmak üzere fuar/sergi nakliyesine ilişkin ihale duyuruları, hem gazete ilanı aracılığı ile hem de davet usulü ile yapılabilir.

Aşağıda yazılı işler için Genel Sekreterlik makamının müsadesi alınmak şartı ile gazetelerde ilan veya en az üç firmad

an teklif toplama yoluna gidilmeyebilir.

a) Yalnız tek firmanın elinde olan veya cins ve özellikleri bakımından tercihlerinde kesin zorunluluk bulunan belirli markalı maddeler,

b) Güzel sanatlara ilişkin ve belirli sanatkar ve işçilere emniyet edilebilecek matbaa el işleri,

c) Evvelden planlanmayan ani ve fevkalade bir durumun çıkması üzerine acele yapılmasında zorunluluk görülen işler,

d) İmali yalnızca bulana ait olan eşya,

e) Kullanılışlarının özelliklerine göre veya Kurum menfaati düşüncesiyle mahallinden seçilip alınması gereken mallar,

f) İlan veya teklif isteme neticesinde istekli çıkmaması veya yeterli sayıda teklif gelmemesi ve ikinci defa ilan veya teklif isteme yoluna gidilmesine zamanın yeterli olmaması,

g) Yalnız iki firmanın elinde bulunan işler.

Kamu Müesseselerinden Satınalım Usulü

Madde 35 —

Tutarları ne olursa olsun, Kamu İktisadi Teşebbüslerinden veya Katma Bütçeli yahut Döner Sermayeli İdarelerle sermayesinin yarısından fazlası Devlete ait şirketler veya Resmi Daire veya Müesseselerden satınalınacak malzemeler için komisyon kararı çıkarılmasına gerek olmayıp, bunlar Genel Sekreter ve/veya Genel Sekreter Yardımcısının (OLUR)’larına dayanılarak doğrudan doğruya satın alınır.

Diğer Satınalımlar

Madde 36 –

İGEME personelinin veya İGEME’ce görevlendirilecek diğer kişilerin yurtiçi ve yurtdışı uçak biletlerinin satınalımı yıllık olarak yapılacak bir ihalede en fazla yüzde indirimi yapacak olan bir seyahat acentası ile sözleşme yapılması suretiyle de yapılabilir.

Satınalım Komisyonu Teş

kili

Madde 37 —

Satınalma komisyonları;

a) Biri ilgili Başkan diğeri İdari ve Mali İşlerden sorumlu Başkan olmak üzere en az iki Başkan,

b) I.Hukuk Müşaviri,

c) Biri ilgili Daire Başkanı olmak üzere en az iki Daire Başkanı,

d) İlgili uzman, uzman yardımcısı veya memurdan

oluşur.

Komisyon başkanlığını İdari ve Mali İşlerden Sorumlu Başkan yapar. Zorunlu hallerde komisyona bu birim amirlerinin görevlendireceği yetkili personel de iştirak edebilir. Komisyonun sekreterya iş ve hizmetlerini İMİD yürütü

r.

Teklif mektupları satınalma komisyonunca incelenerek İGEME menfaatine en uygun olanı üzerinde karar alınır.

En uygun tabiri içerisinde fiyatla birlikte kalite, süre ve tecrübe ve sair hususlar da dikkate alınır.

Komisyon, gerek görülen hallerde tekli

fte bulunmuş olanlar arasında açık eksiltme yapabilir. Bu takdirde açık eksiltme için tespit edilmiş bulunan yer, gün ve saat yazılı olarak isteklilere duyurulur.

Açık eksiltmelerin neticeleri tutanakla tespit olunarak eksiltmeye iştirak edenlerle komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imza edilir.

Satınalma komisyonunca alınan kararlarda gerekli sebepler açık olarak belirtilir. Kararlar oybirliği veya çoğunlukla alınır. Oyların eşitliği halinde komisyon başkanının bulunduğu tarafa itibar olunur. Karara muhalif olanlar muhalefet sebeplerini yazarak imza ederler, kararlara çekimser kalınamaz.

Kararlar tarih ve sıra numarasını da içermek üzere ikişer nüsha olarak düzenlenir ve sonuçlandıktan sonra bir kopyası arşivde saklanarak, diğer kopyası ödeme için gerekli evrak ile birlikte kullanılır.

Satınalınan mallar ilgili Daire Başkanlığı tarafından şartnameye uygunluk açısından değerlendirilir.

Satınalınan Malın Takip ve Dağıtımı

Madde 38 —

Satınalınan malzemelerden depoya giren ve çıkan mallar İMİD/SİM tarafından takip edilir. Mallar birimlere teslim edilirken, birim ilgililerince malların teslim alındığına dair depo fişi imzalanır.

İhtiyaç fazlası olan veya kullanımına lüzum kalmayan ve fakat başka yerlerde kullanılabilecek durumda olan demirbaş eşya muhafaza edilmek ve gerektiğinde ihtiyaç yerlerinde kullanılmak üzere ilgili birimlerce malzeme deposuna iade olunur. Kullanma yeri olmayan demirbaş eşyadan satılması mümkün olanlar satılır, herhangi bir şekilde değerlendirilemiyecek olanlar da imha edilir.

Yur

tdışı Satınalım Limit ve Usulleri

Madde 39 —

Tüm yurtdışı fuar ve sergilere ilişkin stand inşaası (konstrüksiyon), taşıma, dekorasyon ve diğer yurtdışı harcama kalemlerinde işin yaptırılması hususunda Genel Sekreterlik yetkili olup yurtdışında fuar/ sergi esnasında yapılacak fuar/ sergi ile ilgili diğer harcamalar konusunda ise fuar müdürü yetkili bulunmaktadır.

Ayrıca İGEME’nin yurtdışı ofis harcamalarında Yurt Dışı Ofis Müdürlerinin harcama limit ve usulleri Yönetim Kurulunca belirlenir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük-Yürütme

Yürürlük

Madde 40 —

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 41 —

Bu Yönetmelik hükümlerini İGEME Yönetim Kurulu Başkanı yürütür.

—— • ——