Maliye ve Gümrük Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Adında ve Bazı Maddelerinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

MADDE 1 — 1/6/1989 tarihli ve 20182 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Maliye ve Gümrük Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin adı "Maliye Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik", Yönetmeliğin muhtelif maddelerinde yer alan "Maliye ve Gümrük Bakanlığı" ve "Maliye ve Gümrük Bakanı" ifadeleri de "Maliye Bakanlığı" ve "Maliye Bakanı" olarak değiştirilmiştir.

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 7 nci maddesinin başlığı "Arşivden Yararlanma ve Yararlanma Usûl ve Esasları" şeklinde, maddenin birinci fıkrası da aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Kurum arşivinde bulunan arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri ve arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 9 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Uygunluk Kontrolü ve Uygunluk Kontrolü Komisyonları

Madde 9 — Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve merkez birim arşivine devredilmesi gereken malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Uygunluk kontrolü, Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından yapılır. Uygunluk Kontrolü Komisyonları, bakanlığımız merkez birimleri ve il merkez teşkilatları ile bunların üniteleri bazında olmak üzere iki ayrı şekilde teşekkül ettirilir. Sözü edilen komisyonların teşkilinde bakanlık merkez birimleri bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube müdürlüklerinin yanı sıra, birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzerleri bakanlık merkez birimlerinin; il teşkilatına dahil defterdarlık özel büroları, vergi dairesi başkanlıkları özel büroları, milli emlak dairesi başkanlıkları özel büroları, takdir komisyonu başkanlıkları, muhakemat müdürlüğü, muhasebe müdürlüğü, gelir müdürlüğü, milli emlak müdürlüğü, personel müdürlüğü, il merkezinde ve ilçelerde bulunan tüm malmüdürlükleri ve vergi dairesi müdürlükleri ile diğer saymanlıklar ve benzerleri de defterdarlıkların birer ünitesi kabul edilir. Ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları ilgili ünite amirinin başkanlığında, aynı ünitenin arşiv sorumlusu veya bu işle görevlendirilen kişi ve merkez birim arşiv hizmetlerini yürüten (birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzerlerinde buraların en büyük amirinin; il teşkilatına dahil olanlarda defterdarın uygun gördüğü) üniteden veya alt üniteden bir kişi olmak üzere toplam üç kişiden teşekkül eder ve bu komisyonun sekreteryalığını ilgili ünite veya alt ünite yürütür. Bakanlığımız merkez birimleri ve il merkez teşkilatı bazında kurulacak olan Uygunluk Kontrolü Komisyonları ise, hiyerarşik düzene göre merkezde birim amirinin, taşrada defterdarın bulunduğu kademenin en fazla iki alt kademesindeki arşiv sorumlusunun başkanlığında, evrak işlerinden sorumlu ünite amiri, arşiv hizmetlerini yürüten ünite amiri ve varsa kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerini yürüten ünite amiri ile merkezde birim amiri, taşrada defterdar tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda ünitelerce yürütülen hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi bir kişi olmak üzere toplam beş veya en az üç kişiden oluşur. Bu komisyonun sekreteryalığını da arşiv hizmetlerini yürütmekten sorumlu ünite yapar. Herhangi bir komisyonda görevli üye, diğer komisyonlarda da üye olarak görevlendirilebilir. Yukarıda sözü edilen komisyonlar görevin işbirliği içinde yürütülmesi esasına göre faaliyet gösterirler ve malzemenin ünite arşivinden merkez birim arşivine, merkez birim arşivinden kurum arşivine ve kurum arşivinden de Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devrine veya imhasına kadar olan tüm aşamalarda işbirliği içinde görev yaparlar. Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından yapılan kontrolde; a) Arşive devredilen evrak, belge ve benzerlerinin işlem yılı ve aidiyetleri itibariyle dosyalanıp dosyalanmadığına; dosyalar üzerinde "Dosya Etiketi (Ek:6)" ve dosyalar içerisinde "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu (Ek:2)" bulunup bulunmadığına ve ayrıca bu malzeme ile bunlar dışındaki malzemenin aidiyetine göre kutulanmış veya ambalajlanmış ve etiketlenmiş şekliyle kaydına mahsus kayıt defterleri veya föyleri gözden geçirilerek, bunların içerdiği bilgi, malzeme ve sıra numaralarında eksiklik, atlama, tekerrür ve benzeri hatalar olup olmadığına, b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine, c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına, d) Klasör veya dosyalar üzerindeki etiketlere malzemenin ait olduğu kurum, birim, alt birim ve ünite adlarının; malzemenin işlem yılının; cins, içerik ve miktarı ile devirden önceki numarasının yazılıp yazılmadığına, e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine, f) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına, g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerindeki etiketlerin (d) bendinde açıklandığı şekilde doldurulup doldurulmadığına, h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin sayfalarının yırtık, kopuk ve eksik olup olmadığına ve kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, ı) Ünite bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından İmhalık Malzeme Kayıt Formları (Ek:7), Arşivlik Malzeme Kayıt Formları (Ek:8) ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formlarının (Ek: 9); Bakanlığımız merkez birimleri ve il merkez teşkilatı bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından da yukarıdaki formlara ilave olarak, merkezde birim amirinin, taşrada defterdarın tasdikine sunulacak olan Genel Uygunluk Bildirimi Formunun (Ek:10) hazırlanıp hazırlanmadığına, bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. Uygunluk kontrolü yapılmış malzemelere ilişkin formların birer nüshaları malzemelerin devir ve teslim işlemlerinden en az üç ay önce bakanlık merkez teşkilatının ünitesi olarak kabul edilen yerler tarafından doğrudan doğruya bağlı veya ilgili oldukları bakanlık merkez birim başkanlıklarına; il teşkilatı üniteleri tarafından defterdarlığa; defterdarlıklar tarafından bakanlık ilgili merkez birim başkanlıklarına ve bakanlık merkez birim başkanlıkları tarafından da kurum arşivine gönderilir."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmış ve son fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmhalık, arşivlik ve arşiv malzemesi merkez birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış ve onaylanmış olan Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, İmhalık Malzeme Kayıt Formları, Arşivlik Malzeme Kayıt Formları ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formları ile birlikte teslim edilir. Birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzeri teşkilatların ve il teşkilatına dahil ünitelerin imhalık malzemeleri bulundukları mahalde imha edileceğinden bunlar merkez birim arşivine devredilmez."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 11 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 11 — Merkez birim arşivinde bulunan ve saklama süresini tamamlayan malzeme "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır. Ayrıma tabi tutulan bu tür malzeme ilgili merkez birimi Uygunluk Kontrolü Komisyonu tarafından hazırlanıp onaylanmış imhalık malzeme, arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi genel uygunluk bildirimleri ve bunların eki olan üniteler bazındaki Uygunluk Kontrolü Komisyonları tarafından hazırlanıp onaylanmış Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, İmhalık Malzeme Kayıt Formları, Arşivlik Malzeme Kayıt Formları ve Arşiv Malzemesi Kayıt Formları ile birlikte kurum arşivine devredilir."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Bakanlık merkez birimleri ile birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzeri teşkilatlar ve il teşkilatına dahil üniteler arşivlerinde bekleme süresini dolduran ve 8 ve 11 inci maddelere göre işlem yapılan malzemeden muhafazasına lüzum kalmayanları ayıklayarak, düzenleyecekleri Dosya Muhteviyatı Döküm Formları ve İmhalık Malzeme Kayıt Formları ile birlikte kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonlarına verirler. Bu tür malzemenin bakanlık merkez birimlerince kurum arşivine; bakanlık merkez teşkilatına bağlı birimler bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube müdürlükleri dışındaki diğer üniteler ile il teşkilatına dahil üniteler tarafından mahalli arşivlere yerleştirilmesi ayrı olarak yapılır."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 13 üncü maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 13 — Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli yapılır."

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 14 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (c) bendinin ilk paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu alt birime kadar, daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1) evrakın ön yüz alt orta bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, birim koduna kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve " Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 15 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum arşivinde, birimlerin arşivlerinde, birim başkanlıklarının bünyesindeki merkez denetim birimi başkanlıkları ve şube müdürlükleri dışındaki bakanlık merkez teşkilatına bağlı diğer üniteler arşivleri ile il teşkilatına dahil üniteler arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formları (Ek:5) ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Elektronik ortamda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 18 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 18 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzum görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 19 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış olsa dahi, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin 21 inci maddesinin 2 no’lu bendinin (c) alt bendi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "c) Birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzeri teşkilatlarda kurulacak komisyonlar; Birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları ve ayrıca yurtdışı teşkilatları ile benzerlerinde; bunların en üst amirlerinin veya (varsa) yardımcılarının başkanlığında, buraların arşiv sorumlusu veya bu işle görevlendirilen kişi ve ilgili ünite veya alt ünite amiri ile kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi 2 kişiden ibaret 5’er kişilik komisyonlar oluşturulur. Yeterli personel olmaması halinde bu komisyonlar en az 3’er kişiden teşekkül ettirilir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısıyla toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.” “İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.”

MADDE 13 — Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesinin son fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 14 — Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 26 — Kurum arşivinde hazırlanan "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu İmha Listesi" (Ek:11), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, bakanlık merkez teşkilatında Bakanlık Makamının onayını müteakip kesinlik kazanır. Birimlerin il grubu başkanlıkları, maliye başkanlıkları özel büroları, bütçe dairesi başkanlıkları, bölge müdürlükleri özel büroları, merkez saymanlık müdürlükleri, tasfiye işletme müdürlükleri, bakanlık merkez teşkilatına bağlı katma bütçeli kuruluş saymanlıkları, döner sermayeli kuruluş saymanlıkları, ayrıca yurtdışı teşkilatları ve benzeri üniteler ile il teşkilatına dahil üniteler arşivlerinde hazırlanan İmhalık Malzeme Kayıt Formları ve bunlara ilişkin Dosya Muhteviyatı Döküm Formları ise bunların bağlı olduğu merkez teşkilatı birim başkanlığı birim arşiv sorumlusunun ve müteakiben kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, il teşkilatına dahil olanlarda vali veya kaymakamın; diğerlerinde bunların merkez teşkilatında bağlı veya ilgili oldukları birim başkanlıklarının en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 15 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 27 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni şeylerden veya karbon kağıtlarından ayıklanır. Tekrar kullanılma imkanı olan dosya ve klasörler ayrılır. İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 16 — Aynı Yönetmeliğin 29 uncu maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzeme için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Bakanlık teşkilatı arşivlerinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabii tutulmaksızın, mevcut düzeni içinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayı içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir."

MADDE 17 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1’ inde yer alan "Arşiv yer damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, " Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne )" şeklinde, Yönetmelikteki Ek:2, Ek:3 ve Ek:5 ekteki şekilde değiştirilmiştir.

MADDE 18 — Aynı Yönetmeliğe Ek:6/A, Ek:6/B, Ek:7, Ek:8, Ek:9, Ek:10 ve Ek:11 ilave edilmiştir. Yürürlük

MADDE 19 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 20 — Bu Yönetmelik hükümlerini Maliye Bakanı yürütür.