Başbakanlık Devlet Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 9/1/1990 tarihli ve 20397 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Başbakanlık Devlet Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 8 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 8 — Genel Müdürlük arşivlerindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tesbit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 11 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 21 inci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) ve (e) bentlerinin birinci paragrafları aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, daire başkanlığına kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek :1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", " Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkralar eklenmiştir. “Kurum merkez ve taşra arşivlerinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek : 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte engeç 1 (bir) yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." “Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir." MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şeklide değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 27 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 28 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar." MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 29 uncu maddesinin (b) bendinde yeralan "Teftiş ve Yüksek Denetleme Kurulu Raporlarının aslı" ifadesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. " – Soruşturma, Ön İnceleme, İnceleme, Cevaplı ve Genel Durum Raporları ile Yüksek Denetleme Kurulu Raporlarının aslı," MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.” “İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir." MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesinin üçüncü fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. " Madde 37 — Hazırlanan imha listeleri ayıklama ve imha komisyonunun kararı üzerine Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra Bölge Müdürünün onayını müteakip kesinlik kazanır." MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 38 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır." MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin 43 üncü maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi Ek Madde 2 — Genel Müdürlük elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Faaliyet Raporu Ek Madde 3 — Genel Müdürlük, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yeralan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir." MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek : 1’inde yer alan "Arşiv yer damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğünün bağlı olduğu Devlet Bakanı yürütür.