Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 24/2/1989 tarihli ve 20090 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye ve Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 16 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 16 — Enstitü, elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 19 uncu maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 29 uncu maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat şemasına göre, TODAİE’nün, Genel Sekreterlik ve birimlerinin ve alt birimlerinin kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Birimlerin kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan birim ve altbirimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 31 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Ayırma sonucunda, arşiv malzemesinin ait olduğu birime kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını gösteren, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum Arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşiv malzemesi, "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5) ile (varsa kayıt defterleri ile birlikte) en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 39 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 39 — Sürdürülen işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 40 ıncı maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış olsalar dahi malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 44 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyon, üye tamsayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 46 ncı maddesinin üçüncü fıkrası yürürlükten kaldırılarak, maddenin dördüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Kurum Arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Enstitü Genel Müdürünün onaylaması ile kesinlik kazanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 47 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 47 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak kağıt hammadesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 48 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 48 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğe 53 üncü maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası Cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir v.b. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 2 — Enstitü yıl içinde yapılan arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri "8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile takip eden takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1’inde yer alan "Arşiv Yer Damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv Yer Damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Genel Müdürü yürütür.