Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 14 / 5 / 1989 tarihli ve 20165 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 9 uncu maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Genel Müdürlük elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri ve arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 23 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (2) numaralı bendi ile (5) numaralı bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "2) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "5) Ayırma neticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:3), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Kurum arşivi ile taşra ve bölge arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:7), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 29 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 29 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 30 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 32 nci maddesinin ikinci fıkrasının başlangıcında yer alan "Taşra birim arşivlerinde" ibaresi "Taşra arşivlerinde" şeklinde değiştirilmiştir.

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye üçüncü fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki dördüncü fıkra eklenmiştir. "Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 37 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Genel Müdürün onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, Genel Müdürlüğün onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 38 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin 43 üncü maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır." "Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Genel Müdürlük arşivlerinde bulunan 19 uncu maddenin ikinci fıkrasında yer alan belgeler dışındaki eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir." "Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — Kurum yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğin ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek:3 ünde yer alan "Arşiv Yer Damgası (Evrakın Arka Yüzüne)" ibaresi, "Arşiv Yer Damgası (Evrakın Ön Yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir. Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Tapu ve Kadastro Genel Müdürü yürütür.