Özürlüler İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına DairYönetmelik

Devlet Bakanlığından :

Özürlüler İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1 — 1/5/2001 tarihli ve 24389 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Özürlüler İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinin 10 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 10 — Başkanlık elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, gerçek ve tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 —

Aynı Yönetmeliğin 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 24 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır."

"e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, Başkanlığın Şube Müdürlüğüne kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klâsör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir.

"Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi özelliğini kazanan arşivlik malzeme "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir – Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 30 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30 — Uygulanan işlemlerde fiilen rolü bulunan, belli sürelerde saklanmaları kanun ve diğer mevzuatta belirtilenler ve özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın belirttiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir.

"Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesinin üçüncü fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 38 — Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, İdare Başkanının onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 39 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 39 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 40 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma olanağı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğe 43 üncü maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir.

"Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır."

"Faaliyet Raporu

Ek Madde 2 — Başkanlık, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de Yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan "Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" ile, müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin Ek:1 inde yer alan "Arşiv Yer Damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv Yer Damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir.

Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Özürlüler İdaresi Başkanı yürütür.

—— • ——