Özelleştirme İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde DeğişiklikYapılmasına Dair Yönetmelik

Devlet Bakanlığından :

Özelleştirme İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğinde

Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

MADDE 1—

26/2/1995 tarihli ve 22214 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Özelleştirme İdaresi Başkanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği’nin 9 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 9 —

İdarenin elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.”

MADDE2 —

Aynı Yönetmeliğin 12 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 —

Aynı Yönetmeliğin 22 nci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (c) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“b) İdare kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.”

“c) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu daire başkanlığına kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lâstikden yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, “Alt Birim Kodu”na kadar olan kı

sımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lâstik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klâsör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.”

MADDE 4 —

Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye birinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki ikinci fıkra eklenmiştir.

“İdare Merkez Arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu” (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.”

“Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.”

MADDE 5 —

Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. “İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 27 —

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 28 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklanma ve imha işlemine tabi tutulamazlar.”

MADDE 6 —

Aynı Yönetmeliğin 32 nci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir.

“Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.”

“İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.”

MADDE 7 —

Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 8 —

Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 35 —

İdare Merkez arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, İdare Başkanının onayını müteakip kesinlik kazanır.”

MADDE 9 —

Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 36 —

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.”

MADDE10 —

Aynı Yönetmeliğe 41 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. “ElektronikOrtamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 —

Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.”

“FaaliyetRaporu

Ek Madde 2 —

Başkanlık yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.”

MADDE11 —

Aynı Yönetmeliğin (EK: 1)’inde yer alan “Arşiv yer damgası (evrakın arka yüzüne)” ibaresi, “Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)” şeklinde değiştirilmiştir.

Yürürlük

MADDE 12 —

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 13 —

Bu Yönetmelik hükümlerini Özelleştirme İdaresi Başkanı yürütür.

—— • ——