Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Arşiv Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

—— • —— ve Köyişleri Bakanlığından : MADDE 1 — 11/5/1989 tarihli ve 20162 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Arşiv Yönetmeliğinin 8 inci maddesine aşağıdaki fıkra ilave edilmiştir. "Merkez Arşivinde bulunan araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır." MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 11 inci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır. MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 22 nci maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "b) Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır." "e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu birimin daire başkanlığına kadar, daha önce belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek:1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında "Alt Birim Kodu" na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu ve Klasör Numarası" "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur." MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 26 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 26 — Bakanlık Merkez arşivi ile taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara göre hareket edilir." MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme Madde 28 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme 29 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar." MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 33 üncü maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 33 — Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir." MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 36 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 36 — Merkez arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Bakan veya Müsteşarın onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, Merkez arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimlerin en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır." MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 37 —İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır." MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 38 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır." MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğe 41 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir. "Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi Ek