Türk Patent Enstitüsü Arşiv Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

Sanayi ve Ticaret Bakanlığından :

Türk Patent Enstitüsü Arşiv Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılması Hakkında Yönetmelik

MADDE 1 — 23/2/2000 tarihli ve 23973 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türk Patent Enstitüsü Arşiv Yönetmeliğinin 10 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 10 — Enstitü arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır."

MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 24 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının (b) bendi ile (e) bendinin birinci paragrafı aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"b) Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır."

"e) Ayırma neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu alt birime kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikden yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (EK–1), evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Koduna” kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur."

MADDE 4 —

Aynı Yönetmeliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye ikinci fıkradan sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkra eklenmiştir.

"Enstitü arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (EK–5), varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir."

"Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."

MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 30 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

Madde 30 — Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar."

MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 35 inci maddesinin üçüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilerek, maddeye dördüncü fıkra eklenmiştir.

"Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve karalarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, sözkonusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır."

"İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir."

MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 37 nci maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmıştır.

MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 38 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Madde 38 — Enstitü arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Enstitü Başkanının onayını müteakip kesinlik kazanır."

MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 39 uncu maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 39 — İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır."

MADDE 10 —

Aynı Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

"Madde 40 — İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır."

MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğe 43 üncü maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki ek maddeler eklenmiştir.

"Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi

Ek Madde 1 — Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır."

"Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi

Ek Madde 2 — Yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde bulunan eski harfli Türkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir."

"Faaliyet Raporu

Ek Madde 3 — Enstitü yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, 8/8/2001 tarihli ve 24487 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşivleri Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yer alan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir."

MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin (EK–1)’inde yer alan "Arşiv yer damgası (evrakın arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)" şeklinde değiştirilmiştir.

Yürürlük

MADDE 13 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer

Yürütme

MADDE 14 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türk Patent Enstitüsü Başkanı yürütür.

—— • ——