Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Çankırı Silah Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

Milli Savunma Bakanlığından :

Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Çankırı Silah Sanayi ve

Ticaret Anonim Şirketi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Esaslar

Amaç

Madde 1 —

Bu Yönetmeliğin amacı, MKEK ÇANSAŞ Çankırı Silah Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının teminini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 —

Bu Yönetmelik, MKEK ÇANSAŞ Çankırı Silah Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü arşiv hizmetlerinde uygulanır.

Dayanak

Madde 3 —

Bu Yönetmelik, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" gereğince ve 16/5/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 2 ve 45 inci maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 —

Bu Yönetmelikte geçen;

Teşekkül; Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğünü,

Şirket; MKEK. ÇANSAŞ Çankırı Silah Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketini,

Yönetim Kurulu; Şirket Yönetim Kurulunu,

Genel Müdür; Şirket Genel Müdürünü,

Birim; Belirli hizmet ve fonksiyonları bünyesinde toplayıp, yürüten birimleri,

Arşiv Malzemesi; Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış ve Şirket birimlerinin işlemleri sonucunda meydana gelen ve Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gere

ken belgeler ile ulusal ve uluslararası nitelikteki hakları belgelemeye, korumaya, tarihi, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve belirlemeye yarayan, ait olduğu dönemin ahlak, örf ve adetlerine ve diğer çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

Arşivlik Malzeme; Yukarıdaki bentte geçen her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi özelliğini kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, şirketin, kamu kurum ve kuruluşları ile, gerçek ve tüzel kişilerl

e, yabancı devletle ve uluslararası kuruluşlarla akdettiği ikili ve/veya çok taraflı anlaşmalar, tapular, ruhsatlar, izin belgeleri ve benzeri malzemeyi,

Birim Arşivi; Şirket birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

Kurum Arşivi; Şirket Genel Müdürlüğünde bulunan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivine göre daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

ifade eder.

Sorumluluk, Kontrol ve Rapor Verme Esasları

Madde 5 —

Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasından, Şirketin tüm birim ve kısım müdürlükleri, sorumludur.

Yönetmelik hükümlerinin gereğince uygulanıp uygulanmadığı Teşekkül Teftiş Kurulu Başkanlığınca denetlenir, gerektiğinde Teşekkül Genel Müdürüne sunulmak üzere rapor düzenlenir.

Uygulamadan sorumlu birim amirleri de bu Yönetmeliğin geliştirilmesine ilişkin olarak, Şirket Genel Müdürüne rapor verebili

rler. Değişiklik Esasları

Madde 6 —

Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından konuya ilişkin mevzuatta yapılacak değişikliklere paralel olarak, bu Yönetmelikte yapılacak değişiklik teklifleri İdari İşler Müdürlüğü tarafından hazırlanır, Teşekkül Genel Müdürlüğünün uygun görüşü de alınarak, Şirket Yönetim Kurulunun tasvibine sunulur. Değişiklik metninin, usulünce Resmî Gazete’de yayımlatılması ile tadilat işlemi tamamlanır.

Dağıtım ve Kullanma Esasları

Madde 7 —

Bu Yönetmelik gizli olmayıp, Şirket birimlerine dağıtılır. Birer nüshası Teşekkül Teftiş Kurulu Başkanlığı ile Personel ve Organizasyon Dairesi Başkanlığına gönderilir.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum

Arşivlerinde Saklanması Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Madde 8 —

Şirket, elinde bulundurduğu ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim etmediği arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenleri içinde tasnif edip, saklamakla yükümlüdür.

Şirket arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin % 50 - % 60 arasında tutulmasından ve fazla rutubeti önlemek için rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin bulundurulmasından,

d) Yılda bir kez mikroorganizmalara karşı arşivin dezenfekte edilmesinden,

e) Işık ve havalandırmanın arşiv için elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

f) Isının mümkün olduğu kadar sabit, özellikle kağıt malzeme için 12-15 santigrat derecede tutulmasından,

sorumludur.

Birim ve Kurum Arşivi

Madde 9 —

Şirket, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri", daha uzun süre saklayacağı arşiv malzemesi için "Kurum Arşivi" kurar.

Şirket birimlerinin elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Madde 10 —

Şirket birimlerinin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, ilgili birim amirinin önerisi üzerine Şirket Genel Müdürlük Makamının onayı ile yapılır.

Arşivden Yararlanma

Madde 11 —

Kurum arşivinin yetki ve sorumluluklarına geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Ancak, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnek verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşivden Yararlanma Usul ve Esasları

Madde 12 —

Şirketin elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerin verilmesi usul ve esaslarının tespiti, 18/9/1989 tarihli ve 20286 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 23/6/1989 tarihli ve 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararına göre yapılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi işlemleri

Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 13 —

Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özellikle

rine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı,

c) Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçükten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.

Ancak sicil dosyaları, sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca verilen hizmet itibarıyla özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde, alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri hazırlanır ve arşive yerleştirilir.

İçerisinde kısmen veya tamamen gizlilik derecesi taşıyan evrakın bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işlem görür.

Gizlilik dereceli evrak

, biriminde gizliliği kaldırmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan evrak "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Uygunluk Kontrolü

Madde 14 —

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir.

Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibarıyla aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan ev

rakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk k

ontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Arşivlik Malzemenin Birim Arşivine Devri

Madde 15 —

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayında arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar verme yetkisi birim amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme birim arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır

.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Madde 16 —

Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 17 —

Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakiben Kurum arşivine aynı düzende devredilir.

Arşivlik Malzemenin Birim Arşivinde Saklama Süresi

Madde 18 —

Şirketin elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1 - 5 yıldır.

Birim Arşivinden Yararlanma

Madde 19 —

Birimlerce gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla birim arşivinden dosya alınabilir.

Birim arşivinden alınan dosya inceleme

sonunda geri verilir.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Madde 20 —

Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri, Kurum arşivinde yapılır.

Kurum Arşivine Devredilecek Arşivlik Malzemenin Ayrılması

Madde 21 —

Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Kurum Arşivine Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılır.

Arşivlik Malzemenin Kurum Arşivine Devredilmesi

Madde 22 —

Birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri ile birlikte Kurum arşivine devredilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Kurum Arşivi İşlemleri

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Uygunluk Kontrolü

Madde 23 —

Kurum arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 13 üncü maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Arşivlik Malzemenin Kurum Arşivinde Ayıklanması ve İmhası

Madde 24 —

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin beşinci ve altıncı bölümleri hükümlerine göre yapılır.

Kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, 26 ncı maddede açıklandığı üzere dosya, kutu ve klasör gruplarının hazırlanması, Kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemlerine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Kurum Arşivine Devredilen Malzemenin Damgalanması

Madde 25 —

Ayıklama ve imha işlemini müteakip, Kurum arşivine devredilen malzeme siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak suretiyle "Şirket Kurum Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunların dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Arşivlik Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 26 —

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, bütünlüklerini bozmadan asli düzenleri ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birimler hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri şu sıraya göre yapılır:

a) Önce her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi, Şirketin genel idari şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Şirket organizasyon şeması dikkate alınarak, şirket teşkilatı ile buna bağlı birimlerin kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Kodlama, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile varılacak mutabakat neticesinde düzenlenecek olan "Kodlama Planı ve Esasları"na göre yapılır.

Kodlama esasları:

Şirket kodu: Şirket Genel Müdürlüğü için belirlenen kod.

Birim kodu:

Şirket Genel Müdürlüğü birimleri için belirlenen kod.

Hizmet türü kodu: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır.

Kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında aşağıdaki esaslara uyulacaktır.

1) Mü

mkün olduğu kadar fazla rakam, harf veya rakam/harf kullanılmasından kaçınılır.

2) Yeni kurulan birimler için kod ihdas edilirken, eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

3) Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayırımı yapılan evrak, konu ve işlem itibarıyla aidiyeti aynı olanlar ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır.

Evrakın ekleri kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın önyüzü sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Üzerinde sadece ayı belli olup, günü bilinmeyen evrak o ayın en sonuna, sadece yılı belli olan evrak ait olduğu yılın

en sonuna konulur.

e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu Şirketin birimlerine kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden plastikten yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (EK-1), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri kurşun kalemle doldurulur.

"Kutu Numarası" bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası" bölümüne, ise her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1’den başlamak üzere sıra numarası alır, "Arşiv Yer Damgası" aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Kodlamada "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sab

it, tükenmez ve mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" konacaktır. (EK-2)

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların veya klasörlerin sırtlarında bulunan etiketler (EK-3) üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca "işlem yılı" yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerini de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir.

Ayrıca hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibarıyla kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakına almış olduğu müteselsil numaranı

n başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

ı) Bu tasnif sisteminde ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak stan

dart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK-4) veya klasörlere konmuş olarak gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Yerleştirmede raflarda çift taraflı ranzalarda dahil soldan sağa, gözlerde ise, yukarıdan aşağıya doğru bir sıra halinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi arşiv deposuna girildiğinde sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin, film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı vb., tasnifi değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Arşivlik Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Madde 27 —

Şirketin elinde bulunan arşiv malzemesinin, Kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Malzemelerin Envanterinin Çıkarılması ve Katalogların Hazırlanması

Madde 28 —

Kurum arşivinde bulunan arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanımını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Kurum Arşivinden Yararlanma

Madde 29 —

Kurum arşivinden yararlanmada bu Yönetmeliğin 11, 12 ve 19 uncu maddeleri hükümleri çerçevesinde işlem yapılır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Arşiv Malzemesinin Ayrılması ve Teslimi

Madde 30 —

Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Olanlar" şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri [veya "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim Envanter Formu" (EK-5) ve varsa, kayıt defteri ile] devredilir. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak şirket elinde kalacağı, şirketin görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Şirketin Kurum arşivinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 9 uncu maddesi hükmüne tabidir.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Devir-Teslim Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 31 —

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde her biri için ayrı bir form düzenlenir.

Form üzerindeki

teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program ve benzeri olduğu,

c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırası ile Kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları,yanındaki "Kutu" ve "Dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) "İşlem Tarihi" bölümüne evrakın aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne evrakın gizli olup olmadığı (Gizli evrak "G" kısaltılması ile gösterilir),

ı) "Konusu" bölümüne, kısaca evrakın içeriği,

i) "Adedi" bölümüne,dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için sayfa sayısı, diğer tür belgeler için toplam adet,

j) "Açıklama" bölümüne, yıpranma eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) "Evrakın Sıra Numarası" bölümüne,evrakın dosya içindeki sıra numarası,

yazılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha Edilecek Malzemenin Tespit Ö

lçüsü

Madde 32 —

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar 33 üncü maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Madde 33 —

İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir.

a) Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları.

b) Her çeşit müsveddeler.

c) Resmi ve özel her çeşit zarflar.

d) Adli ve idari yargı organları ile Posta işletmesi Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ihbar mahiyetindeki, alındı,tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar ile Posta İşletmesi Genel Müdürlüğüne zimmet karşılığında verilen, koli, telgraf, ad

i ve taahhütlü mektup zarf ve benzeri evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri.

e) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları.

f) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalan; anket soru kağıtları, istatistik formları ve benzeri.

g) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere ilgili üniteye verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları.

h) Ünite ve kuruluşlar arası yapılan yazışmalardan, ilgili ünite ve dairede bulunan asıllarının dışındakilerin tamamı.

ı) Bir ünite veya kurum tarafından yazılan ve diğer ünite veya kurumlara bilgi maksadı ile gönderilen genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ünite veya kurumlarda bulunan raporlarla ilgili mütalaaların diğer ünitelerde bulunan fazla kopyaları.

i) Diğer kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten,sirküler, broşür ve kitap benzeri basılı evrak ve malzemenin kütüphaneye mal edilenlerin dışında kalanları.

j) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları.

k) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları.

l) Çalışma raporlarının fazla kopyaları.

m) Yanlış havale ile yapılan her türlü yazışmalar.

n) Kanun,tüzük ve yönetmelik icabı belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar.

o) İsim, imza ve adresleri bulunmayan dilekçe,ihbar ve şikayetler.

ö) Personel devam formları, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları ve hasta sevk formları.

p) İmtihan duyuruları,başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları ve sonuç yazıları.

r) Görev talepleri ve cevap yazıları.

s) Daireler arası ve vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar.

ş) Vatandaştan gelen istek, teklif ve teşekkür yazıları.

t) Davetiyeler bayram tebrikleri.

u) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri.

ü) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler.

v) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

y) Yukarıda genel tarifleri yapılanlar dışında kalıpta, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan muhafazasına lüzum görülmeyenler.

Yukarıda sayılan malzemelerin imhasına Şirket bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları" tarafından karar verilir.

Kurum Arşivinde Muhafazasına Gerek Olmayan Malzemenin Ayıklama ve İmhası

Madde 34 —

Şirketin elinde bulunan kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle zamanında Kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi, ilgili birim arşivinde, ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Kurum arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Madde 35 —

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Kurum arşiv işlemleri ile görevli Genel Müdür Yardımcısının onayı ile arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, Kurum arşivinden görevlendirilecek iki personel ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu ünitenin verildiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Madde 36 —

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 40 ıncı maddesi hükmü saklıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Madde 37 —

Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, başkanın bulunduğu tarafın oyu dikkate alınır.

ALTINCI BÖLÜM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Madde 38 —

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Dü

zenlenmesi

Madde 39 —

Komisyon, 38 inci maddede belirtildiği gibi ayrılan malzemenin 2 nüsha imha listesini hazırlar. Liste başkan ve üyeler tarafından imzalanır.

İmhası reddedilen malzeme ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilir.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Madde 40 —

Hazırlanan imha listeleri Genel Müdür veya vekilinin onayı ile kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

Madde 41 —

İmha işlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır:

a) Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere SEKA veya mahalli kuruluşlarına teslim edilir.

b) Gizli mahiyette olanlar özel makinelerle okunmayacak şekilde kıyılır.

c) SEKA'ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan malzeme Kurumun satış ve ihale esas ve usullerine göre özel şahıslara, sorumluluk ihaleyi yapan birimlere ait olmak kaydı ile ihale edilebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Yabancı Maddelerden Ayıklanması

Madde 42 —

İmha edilecek malzemeden SEKA'ya verilecek olanlar iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır.

İmha Tutanağı

Madde 43 —

İmha işlemi düzenlenecek 2 nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak komisyon başkanı ve üyelerince imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetlenmesi

Madde 44 —

İkişer nüsha olarak hazırlanan, imha liste ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi Kurum arşivinde muhafaza edilir.

İmha listeleri denetime hazır şekilde 10 yıl saklanı

r.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile İşbirliği

Madde 45 —

Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden görüş talep edilir.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük, Yürütme

Yürürlük

Madde 46 —

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 47 —

Bu Yönetmelik hükümlerini Şirket Genel Müdürü yürütür.