Madde21Kapalı Teklif Usulü

Madde 21 – Kapalı teklif usulüne göre alım, satım ve ihale işleri aşağıdaki şekilde yapılır: a) Tahmini bedelin saptanmış olduğu durumlarda teklif edilen indirimi, saptanmamış olan durumlarda da teklif içeren mektuplar isteklilerce hazırlanıp imzalanır; bir zarfa konulup, üzerine "teklif" kelimesi, isteklinin adı, firması ve adresi yazılarak zarf kapatılır. Bu zarf, geçici teminat mektubu veya makbuzu ve istenen diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır ve üzerine hangi işe ait olduğu yazılır. Teklif mektubunda, şartnamenin tümüyle okunup kabul edildiğinin kayıt edilmesi ve önerilen fiyatın hem yazı, hem de rakamla açıkca yazılması, kazıntı ve silinti bulunmaması gerekir. b) Teklif mektupları, ihalenin yapılması için belirlenmiş ve ilan edilmiş olan gün ve saate kadar sıra numaralı makbuz karşığılında Alım, Satım ve İhale Komisyonu Başkanının görevlendireceği ilgiliye teslimedilir. Makbuz numaraları ve mektubun alındığı tarih ve saat zarfın üzerine işaret edilir. Süre bitince Komisyon Başkanı ve üyeler tarafından hemen sürenin bittiğini ve alınan zarf adedi ile makbuzların tarih ve sayısını gösteren bir tutanak düzenlenir. Postada meydana gelen gecikmeler dikkate alınmaz ve geç gelen mektubun geliş zamanı bir tutanakla saptanır. c) Belirlenen gün ve saatte zarflar açılmadan önce, daha önce düzenlenmiş olan tutanaklar okunur. Bundan sonra zarflar numara sırası ile açılarak ihaleye girmek için arınalan genel ve özel şartların yerine getirilip getirilmediği, geçici teminatın miktar, şekli ve diğer bakımlardan uygun olup olmadığı incelenir ve sonunda kimlerin ihaleye kabul edildiği hazır bulunanlara bildirilir. Belgeleri tamam olmayanların teklifleri dikkate alınmaz ve bu durum bir tutanağa bağlanarak, kabul edilmeyen isteklilerin teklif mektuplarını içeren zarflar açılmayarak kendilerine veya vekillerine geri verilir. d) Teklif mektuplarını içeren iç zarflar açılmadan önce eksiltme veya arttırmaya kabul edilenlerden başkası odadan çıkarılır. Bundan sonra teklif mektupları numara sırasıyla Komisyon Başkanı tarafından açılarak yüksek sesle okunur. Şartnameye uygun olmayan veya şartname dışında şartlar taşıyan tekliflere itibar edilmez. Tutanağın düzenlenmesinden sonra teklif sahipleri Komisyondan çıkarılırlar ve Komisyon çalışmaya başlar. Tekliflerin incelenmesi ve karşılaştırılması sonunda en uygun görülen teklif, bir kararla tesbit edilerek kesin ihale için Kurum Başkanı'nın onayına sunulur. Şartnameye aykırı olmayan bazı teknik konuların incelenmesi için kararın başka bir güne bırakılması gerektiğinde, bu durum eksiltme veya arttırmaya girenlere bildirilir ve aynı celsede komisyon kararı yazılarak Komisyon Başkanı ve üyeler tarafından imza edilir. Komisyon kararlarına tüm geçerli tekliflerin özeti kaydedildikten sonra bunlardan en uygun görüleni, tercih nedenleri ile yazılır. Birkaç teklif sahibi tarafından aynı fiyat teklif edildiği ve bunlarında uygun bedel olduğu anlaşıldığı takdirde, aynı teklifi veren istekliler çağırılarak pazarlık yapılır ve eksiltmede en düşük fiyatı, arttırmada en yüksek fiyatı verene ihale yapılır. Kapalı teklif usulü ile yapılacak eksiltme veya arttırmaya istekli çıkmaz veya isteklilerin teklifleri uygun bulunmaz ise iş tekrar kapalı teklif usulü veya pazarlık usulü ile ihaleye çıkarılabilir.