Madde19Çalışma düzeni, evrak işlemleri ve dosyalama

MADDE 19 – (1) Yetkilendirilmiş gümrük müşavirince yapılacak tespit işlemleri, tespit işlemi kapsamındaki inceleme ve araştırmalar sırasında toplanan bilgileri ve yapılan tespit işleminin detayını içerecek şekilde düzenli bir kayıt ve dosyalama sistemi içinde gerçekleştirilir. Bu kayıt ve dosyalar, ilgili mevzuatta aksine bir hüküm bulunmadıkça elektronik ortamda da tutulabilir. (2) Her bir tespit işlemi için ayrı bir tespit dosyası açılır. (3) Açılan tespit dosyalarına sözleşme yılı/yetki numarası/tespit kodu/sözleşme sıra numarasını içerecek şekilde her yıl itibariyle müteselsil numara verilir. (4) AN6 ve AN8 tespit işlemlerinde, aynı gün içerisinde gerçekleşen tüm giriş ve çıkış işlemleri için tek bir tespit dosyası açılır. (5) Tespit işlemi kapsamında düzenlenen tutanaklar, yazışmalar, günlük rapor, tespit sözleşmesinin tarafı olan gerçek/tüzel kişi tarafından ibraz edilen belgeler ve hazırlanan tespit raporu bahsi geçen tespit dosyasında muhafaza edilir. (6) Tespit dosyalarında yer alacak bilgi ve belgeler, rehberin tespit işlemlerine ilişkin bölümlerinde belirtilen hususları da içermek, yapılacak tespit ve denetim işlemlerinde yetkili personele azami kolaylığı sağlayacak tertip ve düzeni içermek şartıyla, yetkilendirilmiş gümrük müşaviri tarafından belirlenir. (7) Yetkilendirilmiş gümrük müşavirince düzenlenen her bir tespit raporuna, içinde yer aldığı tespit dosyasının sayısı verilir. (8) Yükümlüler, günlük rapor ve 11 inci maddedeki tespit işlemleriyle ilgili bütün bilgi ve belgeleri yetkilendirilmiş gümrük müşavirine sunmak ve tespit işlemlerini kolaylaştıracak tedbirleri almak zorundadır.